Cum să acceptați o scrisoare de demisie (cu imagini)

Unul dintre aspectele mai provocatoare ale gestionării angajaților se ocupă de plecarea unui angajat.Având o politică de separare structurată în funcție de timp vă va ajuta să știți cum să acceptați o scrisoare de demisie.Folosind unele abilități de gestionare a afacerilor de bază, puteți învăța să gestionați în mod corespunzător decizia unui angajat de a demisiona de la compania dvs. într-un mod amiabil.

Pași

Partea 1 din 3:

Având în vedere afacerea (detalii administrative)

1. Dezvoltați un sistem logic pentru manipularea scrisorilor de demisie. Veți par a fi neprofesional dacă nu aveți un mod clar și concis de a face față angajaților de ieșire.

Poate fi benefică să aveți pachete de informații de separare generice pentru a da demisia angajaților. Dacă vin la dvs. cu demisia lor, probabil vor dori să vorbească cu dvs. despre a face pașii cerute pentru a face ca tranziția din compania dvs. să meargă cât mai bine posibil. Să le ofere consultanță profesională și să mențină o schiță structurată pentru articole, cum ar fi pachetele de compensare, cerințele de notificare, furnizarea unei adrese de expediere pentru salariul final și datele finale ale ocupării forței de muncă.

Imaginea intitulată acceptă o scrisoare de demisie Pasul 2

2. Determinați când vor fi făcute contrarofters. Fiecare demisie este diferită și implică scenarii factuale variabile. În calitate de angajator, trebuie să determinați când contrarofesiunile sunt acceptabile și când veți lăsa angajatul să meargă. Unii angajatori au o politică de a nu încerca niciodată să păstreze un angajat care aparent nu vrea să fie acolo. Cu toate acestea, o politică care permite o anumită negociere poate fi avantajoasă, în special atunci când angajatul este valoros pentru echipa dvs.

De exemplu, dacă persoana care trimite o scrisoare de demisie este un ofițer de rang înalt sau executiv în afacerea dvs., este posibil să doriți să înțelegeți preocupările sale și să le corectați, astfel încât angajatul să rămână.

Imaginea intitulată acceptă o scrisoare de demisie Pasul 3

3. Elaborarea unei scrisori de răspuns.Incluse în sistemul standard de acceptare a demisiei ar trebui să fie o scrisoare de răspuns.Scrisoarea ar trebui să precizeze că regreți pierderea angajatului, dar respectați și înțelegeți decizia lor.Să le informeze despre data la care ați primit scrisoarea și data zilei de lucru finale.Fi cordial și doriți angajatul dvs. de ieșire cel mai bun.

O scrisoare de răspuns eșantion ar putea citi:
"Dragă [Numele angajatului],
Am primit cu regret avizul dvs. de demisie cu privire la [Data notificării de demisie a fost depusă].Demisia dvs. a fost aprobată și ziua dvs. de lucru finală va fi [data zilei finale de lucru].A fost o plăcere să colaborez cu dvs. și în numele întregii companii, vreau să vă doresc o avere bună în toate eforturile viitoare.Vă rugăm să direcționați orice întrebări la acest birou.Vă mulțumim pentru mulți ani de serviciu.
Cu sinceritate, [numele tău]."

Imaginea intitulată acceptă o scrisoare de demisie Pasul 4

4. Protejați informațiile confidențiale de afaceri.Dacă compania dvs. a dat un acces individual la cardurile de credit ale companiei, conturile bancare, automobilelor sau laptop-urilor sau alte echipamente electronice, asigurați-vă că acestea sunt returnate.După plecarea, eliminați accesul angajatului la birou prin intermediul cardurilor de securitate și schimbați informațiile de conectare a sistemului.Protejarea companiei dvs. și a proprietății sale ar trebui să fie în partea de sus a listei dvs. de priorități atunci când se analizează modul de acceptare a unei scrisori de demisie.

Dacă angajații trebuie să semneze un acord de neconcurență ca parte a procesului de angajare, revizuiți acest document cu angajat în momentul în care acceptați demisia lor.Acest lucru va asigura că acestea sunt pe deplin conștiente de limitările lor în eliberarea informațiilor companiei și contactați clienții sau asociații companiei.

Imaginea intitulată acceptă o scrisoare de demisie Pasul 5

5. Înfășurați lucrurile.Dacă angajatul de demisie este în mijlocul unui proiect sau o afacere, ia-i să-l termine.Dacă este imposibil ca aceștia să-și finalizeze volumul de muncă curent înainte de a pleca, ia-i să elaboreze un raport care descrie ceea ce sa făcut și ceea ce a fost lăsat anulată.Lăsați-i să știe ce se așteaptă de la ei înainte de a părăsi compania.

Instruiți angajatul să furnizeze o listă de adrese de e-mail importante, numere de telefon și fișiere de calculator pentru înlocuirea acestora.

Solicitați angajatului să furnizeze o adresă de expediere pentru declarațiile lor fiscale și salariul final.

Imaginea intitulată acceptă o scrisoare de demisie Pasul 6

6. Stabiliți o dată de încheiere.De obicei, orientările privind resursele umane mandatează că angajatul oferă o notificare de cel puțin două săptămâni înainte de demisie.La sfârșitul celor două săptămâni, angajatul este liber să plece.Pe baza a ceea ce știți despre volumul curent de muncă al angajatului, puteți sau nu să solicitați să prelungiți acest termen limită.Datele finale pot varia în funcție de poziția angajatului în cadrul companiei - persoanele cu mai multe responsabilități vor trebui, de obicei, să aștepte mai mult înainte de a părăsi oficial compania decât angajații juniori rang-și-fișier.

Diferitele state au legi diferite privind notificarea. De exemplu, în Kansas, un angajat nu are nevoie să ofere nici o notificare atunci când el sau ea se oprește. Cu toate acestea, unele state pot necesita o notificare prealabilă. Asigurați-vă că verificați legile locale pentru a vă asigura că data finalizată stabilită este validă.

Imaginea intitulată acceptă o scrisoare de demisie Pasul 7

7. Lucrați la angajarea unui înlocuitor.Calea spre înlocuirea angajatului care pleacă cu un alt angajat ar trebui să înceapă imediat.Căutați lista firmei dvs. pentru un candidat acceptabil.Cereți angajatului de ieșire pentru sugestii cu privire la cine consideră că ar fi o potrivire bună pentru această funcție.Dacă nu există angajați calificați în cadrul companiei dvs., deschideți procesul de angajare la candidații externi.Localizarea și instruirea înlocuirii angajatului de ieșire într-o manieră rapidă și în timp utilă se va asigura că întreruperea fluxului de lucru este minimizată.

Dacă puteți angaja înlocuirea angajatului de plecare înainte de a pleca, permiteți-i să se antreneze sub angajatul de ieșire.Aceasta va garanta o tranziție lină.

Imaginea intitulată acceptă o scrisoare de demisie Pasul 8

8. Efectuați un interviu de ieșire.Un interviu de ieșire oferă angajatului de plecare o șansă de a vorbi despre experiența lor cu dvs. și de a exprima ceea ce s-au simțit lucrate în departamentul lor specific sau în afaceri în general.Încurajați-vă angajatul de plecare să fie cinstit în evaluarea companiei, colegilor și gestionării în timpul interviului de ieșire.Ascultați cu atenție și folosiți cunoștințele lor ca o oportunitate de a învăța cum puteți identifica cel mai bine înlocuirea lor și ajustați așteptările pentru persoana care presupune poziția.

Nu uitați să aflați mai multe despre motivul pentru care angajatul dorește să plece când conduceți interviul de ieșire.De obicei, va fi un motiv oferit în scrisoarea de demisie, dar este o idee bună să vă desfaceți mai adânc în ceea ce se poate face pentru a face salariatul.

Partea 2 din 3:

Făcând o contradicător

1. Decideți dacă doriți să acceptați demisia angajatului.Negocierea cu un angajat care să rămână este de obicei o idee bună dacă vă puteți permite, mai ales dacă au mulți ani cu compania, o mulțime de cunoștințe instituționale și contacte valoroase care îl pot urmări în noua lor poziție.

Imaginea intitulată acceptă o scrisoare de demisie Pasul 10

2. Aflați cât mai mult posibil despre motivele angajatului pentru părăsirea companiei.Utilizați această explicație pentru a decide dacă angajatul poate fi negociat cu.Dacă angajatul dvs. pleacă, deoarece își urăsc slujba, nu încercați să le păstrați în jur.Cu toate acestea, dacă pleacă să urmărească o treabă mai bună - cu mai multă libertate, o plătire mai bună sau mai mult prestigiu - s-ar putea să vă gândiți să le vorbiți din ea făcând un contradicător.

Imaginea intitulată acceptă o scrisoare de demisie Pasul 11

3. Nu întârzia inevitabilul.Adesea, un contradictor de a păstra un angajat nu le va păstra la firma dvs. pe termen lung.Pot exista motive dincolo de cele pe care le-au admis la care le fac să vrea să-și părăsească firma.Acest lucru nu înseamnă că angajatul tău minte, dar ei pot crede de fapt că poziția lor actuală merită păstrată numai pentru bani.În mod obișnuit, angajații nu pleacă numai datorită dimensiunii salariului lor. Păstrarea lor este o soluție temporară evitată cel mai bine.

Imaginea intitulată acceptă o scrisoare de demisie Pasul 12

4. Luați în considerare mesajul pe care îl trimiteți.Dacă alți angajați obțin vântul cu privire la faptul că ați făcut o contrafăpare a angajatului dvs. de demisie pentru a le face să rămână, ceilalți vă pot vedea ca fiind disperați să păstrați oamenii de la nava de sărituri.În plus, ei pot simți că ar trebui să se uite și la alte oportunități de lucru și să amenințe să plece pentru a obține o creștere sau promovare.

Imaginea intitulată acceptă o scrisoare de demisie Pasul 13

5. Nu presează angajatul să rămână.Dacă mintea lor este făcută, nu veți câștiga nimic prin sprijinirea pe ei să rămână.Nu dispar sau nu ridică îndoieli cu privire la calitatea firmei angajatul dvs. de ieșire se alătură.Dacă angajatul este mai puțin sigur de decizia sa de a demisiona, făcându-i să se simtă prost, vinovați sau egoist prin renunțare nu este doar neprofesională și manipulativă, dar nu este în interesul tău cel mai bun.Acest comportament nedrept este necondiționat de un lider.

Presiunea angajatului pentru a rămâne rău pentru ambele și pentru tine.Fără a rezolva motivele fundamentale pentru nemulțumirea angajatului, creați o rețetă pentru o dezamăgire ulterioară atunci când decid să plece.

Imaginea intitulată acceptă o scrisoare de demisie Pasul 14

6. Fi cinstit.Nu promiteți o nouă responsabilitate a angajaților sau o schimbare în cultura de birouri dacă nu o puteți livra pe ea.O astfel de mendacitate nu va introduce inutil angajatul dvs. de ieșire și lăsați-i cu un gust prost în gura lor, când în cele din urmă își dau seama că nimic se va schimba.

Chiar dacă sunteți bine intenționat, pas înapoi și întrebați ce este posibil și ceea ce nu este posibil la locul de muncă.De exemplu, dacă angajatul dvs. dorește ca un loc de muncă deja umplut de altcineva și ar fi redundant să creeze o poziție identică, să fii cinstit și să lași angajatul să știe că nu le poți da ce vor.

Partea 3 din 3:

Spunând la revedere și arătând apreciere

1. Mențineți-vă calmul.Gestionați demisia profesională.Acest lucru este deosebit de important atunci când sunteți înmânat scrisoarea de demisie în persoană și primiți prima notificare a părăsirii angajatului.Nu reacționați emoțional.Dacă răspundeți negativ, angajatul poate deveni ofensat și lăsat la dvs. sau la colegii lor.

Un angajat acru poate face câteva săptămâni rămân la companie un coșmar.
Răspunzând cu tristețe, șoc sau durere, în timp ce poate fi de înțeles, ar putea face situația și mai stresantă și dificilă pentru salariatul de demisie.
Nu adăugați la stresul și disconfortul angajatului, cerându-le să rămână (dacă nu oferiți și un salariu îmbunătățit și beneficii).

Imaginea intitulată acceptă o scrisoare de demisie Pasul 16

2. Oferiți angajatului o scrisoare de recomandare.Acestea ar trebui să descrie cu exactitate ceea ce au fost responsabilitățile angajatului.Lucrați cu ei dacă doresc specificul în scrisoarea lor despre lucrarea pe care au făcut-o pentru firma dvs., dar fiți cinstiți și sinceri.Păstrați scrisorile de recomandare pe scurt și la punct.Dacă compania care primește scrisoarea are întrebări, vă vor contacta.

Scrisorile de recomandare vor varia, dar un formular standard constă dintr-o salutare ("Dragă așa și-așa") - o descriere a modului în care știți persoana demisivă în care descrieți experiența dvs. care lucrează cu el și o litanie de calități care faceți angajatul atractiv pentru dvs. și, probabil, unui alt angajator.Declarați că angajatul va continua să exceleze în profesia aleasă.Furnizați informațiile dvs. de contact la poalele scrisorii și sugerați că dacă potențialul angajator este interesat, sunteți disponibil să vorbiți mai multe despre angajat în cauză.

Furnizați exemple concrete pentru a susține fiecare declarație de laudă pe care o faceți.De exemplu, ați putea scrie ", a arătat John Persistiv creativitate în rezolvarea problemelor de proiectare."Apoi, ar trebui să citezi trei sau patru cazuri în care John a rezolvat creativ problemele de design menționate mai sus.

Imaginea intitulată acceptă o scrisoare de demisie Pasul 17

3. Lăsați banda să știe.Trimiteți o notă sau un e-mail la colegii de demisiune a angajatului care anunță demisia.Lăsați-i să știe cu regret că angajatul în cauză pleacă, iar în numele companiei pe care le-le dorești bine în viitorul lor eforturi.

Un e-mail de anunțare ar putea citi ceva de genul: "Este cu regret profund că trebuie să vă informez că [numele angajatului] se va deplasa la o altă poziție.Ultima zi va fi [ultima zi a angajatului].Vă rugăm să vă alăturați-mi să-i dorească bine în toate eforturile viitoare."

Imaginea intitulată acceptă o scrisoare de demisie Pasul 18

4. Sărbători decizia angajatului.Chiar dacă sunteți dezamăgit să vedeți un bun muncitor (și poate chiar un prieten bun) concediu, este important ca ei să-și cunoască munca și contribuțiile au fost evaluate.Aruncați o petrecere de lucru la sfârșitul ultimei zile pentru a le spune.Dacă nu doriți să luați timp de birou departe de toată lumea, aranjați ca toată lumea să se întâlnească pentru băuturi după sfârșitul ultimei zile lucrătoare a angajatului.Dacă credeți că o trimitere mai intimă este potrivită, aveți un mic prânz în ultima zi în ultima zi a angajatului.

Imaginea intitulată acceptă o scrisoare de demisie Pasul 19

5. Lăsați ușa deschisă.Să extindă ocazia de a se întoarce angajatului dacă își găsesc noul angajator nu funcționează.Lăsați-i să știe că vor avea întotdeauna o casă la afacerea dvs.

Cultivarea relațiilor bune cu angajații de ieșire este o afacere bună.Când angajații de ieșire simt că munca lor a fost apreciată și au fost evaluați, vor acționa ca ambasadori de bunăvoință pentru firma dvs. și vor recomanda compania dvs. alți potențiali angajați și întreprinderi partenere sau agenții.Conexiunile pe care le câștigă angajații dvs. în următoarea sa poziție ar putea beneficia și de dvs. și pot trimite clienți sau alți angajați potențiali în calea dvs.

sfaturi

Modul în care răspundeți la o demisie de angajați influențează în mod direct modul în care restul angajaților dvs. vă văd și tratați angajatul de ieșire.Dacă răspundeți cu ranfor, frustrare, resentimente și dezamăgire, angajații dvs. pot trata angajatul de ieșire rău.Indiferent dacă sunteți dezamăgit sau emoționat, părăsesc, acceptă decizia angajatului de a demisiona cu o atitudine pozitivă.

Necesită întotdeauna angajații să prezinte un anunț scris de demisie.Demisii verbale ("am renunțat!") Poate duce mai târziu la pretențiile de concediere nedreptă de către angajați.