Cum să contabilizați cheltuielile preplătite: 7 pași (cu imagini)

La desfășurarea unei afaceri, este foarte comună pentru mai multe cheltuieli - chirie și asigurare, de exemplu - să fie plătite în avans. Aceste cheltuieli plătite în prealabil sunt cunoscute sub numele de cheltuieli preplătite. Știind cum să contabilizeze cheltuielile preplătite implică în primul rând o înțelegere a unor principii-cheie contabile, urmată de înregistrarea câtorva intrări simple de jurnal.

Pași

Metoda 1 din 2:

Înțelegerea cheltuielilor pre-plătite

1. Familiarizați-vă cu contabilitate bazată pe angajamente. Pentru a înțelege contabilitatea cheltuielilor pre-plătite, este important să înțelegem principiul de bază al contabilității bazate pe angajamente. Destul de simplu, în contabilitate bazată pe angajamente, veniturile sunt raportate în contul de profit și pierdere, nu Când se primește banii.

De exemplu, dacă furnizați un serviciu în valoare de 1.000 de dolari în iunie și nu primiți banii pentru serviciu până în august, venitul va fi raportat în contul de profit și veniturile din veniturile din iunie. În luna august, declarația de profit și pierdere nu ar arăta venituri (presupunând că nu au existat alte venituri din partea afacerii). Acest lucru se datorează faptului că ați câștigat veniturile din iunie.
Aceasta diferă de contabilitatea bazată pe numerar, prin care veniturile sunt înregistrate atunci când se acordă numerar în sine, nu atunci când veniturile sunt câștigate.

Imagine intitulată Contul cheltuielilor preplătite Pasul 2

2. Aflați definiția cheltuielilor pre-plătite. O cheltuială pre-plătită este pur și simplu o cheltuială viitoare plătită în avans. În mod obișnuit, aceasta implică o cheltuială pe parcursul unei perioade contabile, urmată de consumul de orice pre-plata a fost pentru, pentru mai multe perioade. Exemplele comune de cheltuieli preplătite includ primele de asigurare, chirie și orice contracte de afaceri care necesită plata în avans.

De exemplu, cu asigurare, vă puteți plăti Premium cu șase luni în avans (care este comună). Apoi, pe o perioadă de șase luni, această primă va fi "folosit".

Imagine intitulată Contul cheltuielilor preplătite Pasul 3

3. Familiarizați-vă cu legătura dintre contabilitatea acumulatorului și cheltuielile pre-plătite. Contabilitatea de angajamente necesită ca veniturile să fie recunoscute în perioada pentru care sunt câștigate (nu atunci când se primește numerar), iar același principiu se aplică cheltuielilor. Cheltuielile, în același mod, nu sunt recunoscute atunci când numerarul este plătit (sau când cheltuielile preplătite sunt plătite) și sunt mai degrabă recunoscute în timp, deoarece este folosit lucru care a fost preplătit.

De exemplu, dacă plătiți chirie șase luni în avans, cheltuielile preplătite nu vor fi înregistrate în luna când trimiteți verificarea proprietarului. Mai degrabă, cheltuielile vor fi înregistrate în perioada de șase luni, deoarece cheltuielile sunt "folosit". În acest caz, în fiecare lună pentru perioada de șase luni, o al șaselea dintre suma totală a chiriei va apărea în contul de profit și pierdere.

Ceva cunoscut ca principiul de potrivire este ceea ce guvernează tratamentul cheltuielilor preplătite. Acest principiu dictează că cheltuielile ar trebui înregistrate atunci când au fost utilizate bunurile sau serviciile asociate, nu atunci când sunt plătite, astfel încât cheltuielile chibrituri Veniturile pe care cheltuielile le-au ajutat să câștige.

Metoda 2 din 2:

Contabilitate pentru cheltuieli preplătite

1. Înțelegeți procesul de contabilitate de bază pentru cheltuielile preplătite. Procesul de bază al contabilității cheltuielilor preplătite implică plasarea cheltuielilor preplătite pe bilanț ca un activ atunci când cheltuielile sunt plătite și apoi o taxă treptată ca pe o cheltuială pe parcursul perioadei.

Acest lucru înseamnă că, dacă prepliți în ansamblu de 12.000 de dolari în valoare de 1 an pe 1 ianuarie, acesta ar fi plasat mai întâi pe bilanț ca un bun. Apoi, pe parcursul anului, ar fi taxat treptat ca o cheltuială, reducând echilibrul activului pe măsură ce trece timpul.
La sfârșitul lunii ianuarie, de exemplu, contul de active ar reduce cu 1.000 de dolari (reflectând 1/12 din plata anuală utilizată), iar contul de cheltuieli din contul de profit și pierdere ar crește cu 1.000 $.
De ce cheltuielile preplătite inițial plasate pe bilanț ca un bun? Acest lucru se datorează faptului că compania are acum dreptul de a primi bunul sau serviciul, în acest caz, chirie. Deoarece cheltuielile preplătite au valoare (12.000 de dolari), este considerat un activ.

Imagine intitulată Contul cheltuielilor preplătite Pasul 5

2. Înregistrați intrarea în revista pentru efectuarea plății de cheltuieli pre-plătite. Primul pas începe atunci când plătiți banii pentru cheltuielile preplătite. Trebuie să existe o intrare în Jurnalul General pentru a reflecta această activitate.De exemplu, luați în considerare o firmă care plătește 12.000 de dolari pentru o acoperire de asigurare pe 1 ianuarie.

Pentru a face acest lucru, deschideți orice software de contabilitate pe care îl utilizați și selectați (sau creați) contul de asigurare preplătit. Puteți apoi debifați acest cont pentru 12.000 de dolari și creditați contul de numerar pentru 12.000 de dolari

Deoarece asigurarea preplătită este un cont de active, intrările de mai sus ar adăuga în esență 12.000 de dolari activelor și ar scădea 12.000 de dolari de la numerar.

Balanța activelor nu este afectată ca tranzacție inițială dacă dintr-un cont de activ la altul.

Imagine intitulată Contul cheltuielilor preplătite Pasul 6

3. Înregistrați jurnalul de intrare pentru cheltuielile preplătite. La sfârșitul fiecărei perioade contabile, porțiunea activului preplătit care a fost utilizată ar trebui să fie plătită în contul de profit și pierdere. În exemplul de mai sus, presupuneți că societatea eliberează situațiile financiare trimestrial.

La 31 martie, sfârșitul primului trimestru, un al patrulea din asigurarea preplătită trebuie să fie cheltuieli. Pentru a înregistra intrarea jurnalului, cheltuielile de debit de asigurare pentru asigurarea preplătită de 3.000 de dolari pentru 3.000 $.

Intrarea de mai sus reduce soldul contului de asigurare preplătită și reduce acest echilibru în contul de profit și pierdere ca cheltuială. Acest lucru se datorează faptului că 3 luni de acoperire de asigurare a fost furnizat acum de către asigurător și poate fi recunoscut ca o cheltuială.

Imagine intitulată Contul cheltuielilor preplătite Pasul 7

4. Cheltuieli pe activul preplătit până la sfârșitul vieții sale. Asigurați intrarea jurnalului de mai sus la sfârșitul fiecărei perioade contabile până la soldul contului de asigurare preplătită este 0. În cazul în care firma utilizează anul ca perioadă de contabilitate, va fi necesară doar 1 jurnal de intrare pentru înregistrarea cheltuielilor, care ar trebui înregistrate la 31 decembrie.

De exemplu, dacă perioada contabilă este trimestrială, pentru plata prealabilă de 12.000 $, fiecare trimestru ar considera 3.000 de dolari din contul de asigurări preplătite, la contul de cheltuieli de asigurare. După trimestrul 1, contul de asigurare preplătite ar avea o valoare de 9.000 de dolari, iar până la sfârșitul celui de-al patrulea trimestru, contul de asigurare preplătite ar avea un echilibru de 0.

Aceasta încheie procesul de contabilizare a cheltuielilor preplătite, deoarece cheltuielile au fost utilizate treptat pe parcursul anului.