Cum să faceți contabilitate pentru o afacere mică (cu imagini)

Contabilizarea este actul de înregistrare a tranzacțiilor zilnice de afaceri. Va trebui să înregistrați banii care ies, precum și banii intră în. Deoarece documentația este esențială, va trebui să vă organizați. Țineți în chitanțe, facturi și verificări anulate. Acordați o atenție deosebită numerarului dvs. mic și nu uitați să vă reconciliați conturile cel puțin o dată pe lună.

Pași

Partea 1 din 4:

Configurarea conturilor dvs. plătibile

1. Salvați dovada cheltuielilor de afaceri. Conturile plătibile este suma de bani pe care o datorezi alte persoane pentru cheltuieli de afaceri. Dacă cumpărați inventar sau consumabile, atunci va trebui să colectați dovada cheltuielilor. De asemenea, veți avea nevoie de aceste informații mai târziu la timpul de impozitare. Salvați următoarele:

bancnote
încasările
declaratii bancare
Declarații de card de credit
dovada plății
Orice alte dovezi documentare

Imagine intitulată face contabilitate pentru o mică afacere Pas 02

2. Configurați o foaie de calcul sau o registru. Veți avea nevoie să creați o foaie de calcul electronică sau o registru pe o bucată de hârtie. Dacă nu doriți să faceți acest lucru, există un software de evidență a contabilității pe care îl puteți cumpăra care vor face evidența evidentă.

Gândiți-vă la trecerea la un sistem automat atunci când primiți mai mult de două facturi pe zi sau cheltuielile dvs. cresc rapid.

Imaginea intitulată face contabilitate pentru o mică afacere Pas 03

3. Creați coloane pentru informații necesare. Veți include următoarele informații despre foaia de calcul sau cu registrul dvs., deci creați o coloană pentru fiecare:

Numele furnizorului

numar de cont

Tipul de cheltuieli (e.G., consumabile de birou, servicii profesionale etc.)

Data primirii facturii

sumă pe care o datorezi

Imagine intitulată face contabilitate pentru o mică etapă de afaceri 04

4. Postați informațiile zilnic. Este important să nu ignorați conturile plătibile și să uitați să le includeți pe foaia de calcul. Obțineți obiceiul de a posta informațiile zilnic.

Dacă aveți câteva cheltuieli, atunci ați putea dori să postați doar săptămânal sau lunar, dar este cheia că vă amintiți să dezvoltați o rutină.

Imagine intitulată face contabilitate pentru o mică afacere Pasul 05

5. Plătiți facturile în timp util. Nu uitați să plătiți frecvent facturile - pe o bază săptămânală este ideală. Nu așteptați până la data scadenței. În schimb, dați-vă câteva zile înainte de termenul limită.

Plata facturilor devreme este o modalitate bună de a menține relații eficiente cu vânzătorii dvs.

Cu toate acestea, dacă ați fost angajat de o afacere pentru a lucra ca contabil, atunci plătiți la timp este o necesitate pentru menținerea locului de muncă.

Partea 2 din 4:

Configurarea conturilor dvs. de încasat

1. Creați un șablon de factură. Doriți ca factura dvs. să fie clară, astfel încât clienții să plătească cât mai repede posibil. Includeți următoarele informații despre factura dvs.:

Informațiile dvs. de contact de afaceri
Logo-ul dvs. de afaceri (dacă este cazul)
Termenii de plată clare, cum ar fi "Plata se datorează în 30 de zile de la data facturării"
Detaliu despre specificul serviciului dvs
ore lucrate
Numele de verificare ar trebui să fie efectuat (mai important dacă operează sub un nume de afaceri fictiv)

Imagine intitulată face contabilitate pentru o mică afacere Pasul 07

2. Salvați dovada plății și a altor documente. Așa cum vă documentați cheltuielile, documentați și contabilitatea dvs. de încasat. Țineți-vă pe următoarele, și Creați copii electronice daca este posibil:

Facturi

verificări anulare

altă dovadă a plății

Imagine intitulată face contabilitate pentru o mică afacere Pasul 08

3. Creați o foaie de calcul sau o registru. Aveți nevoie de ceva pentru a introduce informațiile de încasat conturile dvs. Alegeți o foaie de calcul sau o carte de registru. De asemenea, luați în considerare utilizarea software-ului. Puteți utiliza același software pentru conturi de încasat pe care îl utilizați pentru conturile plătibile.

Dacă primiți 5-10 facturi pe săptămână, ar trebui să luați în considerare automatizarea sistemului.

Imaginea intitulată face contabilitate pentru o mică afacere Pasul 09

4. Introduceți coloanele pentru informații despre conturi. Configurați coloanele pentru următoarele informații despre foaia de calcul sau la registru:

Numele clientului

data facturii

număr de factură

suma datorată

Data scadentă

suma trecut

Data plății a fost primită

Imaginea intitulată face contabilitate pentru o mică afacere Pasul 10

5. Postați informațiile despre registrele dvs. în mod regulat. Obțineți obiceiul de a rămâne pe partea de sus a sumelor pe care clienții dvs. le datorează dvs. Ar trebui să postați conturi de încasat în mod regulat, ceea ce va depinde de mărimea afacerii dvs. Cheia este de a obține un obicei consistent, astfel încât să nu uitați.

Dacă primiți mai multe facturi pe zi, apoi postarea zilnic este o idee bună.

Cu toate acestea, dacă aveți doar câteva facturi mari pe lună, atunci ați putea dori să postați lunar sau săptămânal.

Cu toate acestea, dacă postați conturile plătibile zilnic, ar trebui să obțineți obiceiul de a revizui conturile de încasat în același timp.

Imagine intitulată face contabilitate pentru o mică afacere Pasul 11

6. Urmăriți plățile întârziate. Un contabil trebuie, de asemenea, să urmărească clienții care nu au plătit în timp util.<> Va trebui să trimiteți scrisori adecvate spunând clientului că factura lor este datorată.

Dacă găsiți clienți nu plătiți afacerea, ați putea dori să discutați cu proprietarul despre oferirea clienților mai multe opțiuni pentru efectuarea plății. De exemplu, afacerea ar putea accepta carduri de credit.

Partea 3 din 4:

Documentarea numerarului mic

1. Stabiliți echilibrul de start. Puteți pierde rapid urmărirea locului în care a plecat numerarul dvs. mic dacă nu păstrați înregistrări exacte. În consecință, începeți cu un echilibru inițial. Faceți-o suficient de mică ca angajații dvs. să nu se simtă tentați să fure de la ea, dar suficient de mari ca să acopere cheltuieli rezonabile.

Cele mai mici întreprinderi pot obține cu $ 50-200 în numerar mic.

Imagine intitulată face contabilitate pentru o mică afacere Pasul 13

2. Necesită chitanțe. Păstrați înregistrări atente despre ceea ce este cheltuit în numerar mic. Solicitați angajații dvs. să furnizeze chitanțe ale tuturor achizițiilor făcute cu ajutorul numerarului mic. Au un dosar în care stocați chitanțe și obțineți obiceiul de a organiza chitanțe săptămânal.

Imaginea intitulată face contabilitate pentru o mică afacere Pasul 14

3. Creați un jurnal. De asemenea, trebuie să păstrați un jurnal împreună cu chitanțele dvs. Aveți nevoie de jurnal, deoarece nu fiecare achiziție va avea o chitanță. În jurnal, înregistrați suma luată de la numerarul mic și ceea ce a fost cheltuit. Introduceți imediat informațiile.

De exemplu, dacă ați luat 20 de dolari pentru a cumpăra stilouri noi pentru birou, trebuie să introduceți informațiile de îndată ce eliminați banii din caseta de numerar mic. Dacă aveți bani rămași, atunci înregistrați-vă că returnați banii la caseta de numerar mic.

Imagine intitulată face contabilitate pentru o mică afacere Pasul 15

4. Completați prin scrierea unui cec pentru dvs. Aceasta este o modalitate bună de a documenta transferurile de numerar. Puteți păstra o copie a verificării anulate care arată în ce cont ați transferat bani de la. Nu luați doar bani din propriul portofel și aruncați-l în caseta de numerar.

Imagine intitulată face contabilitate pentru o mică afacere Pasul 16

5. Introduceți cu exactitate informații despre numerar pe bilanț. Luați în considerare numerarul de numerar să fie un avantaj al situațiilor dvs. financiare. Nu neglija să o înregistrezi cu precizie. Deși sumele pot părea mici, pot adăuga rapid pentru o afacere mică.

Partea 4 din 4:

Reconcilierea conturilor dvs

1. Păstrați registrele pentru toate conturile financiare. Este posibil să aveți mai multe conturi bancare de afaceri. De exemplu, întreprinderile mici au de obicei un cont de verificare pentru a plăti facturi și un cont de economii pentru a economisi bani pentru a plăti impozitul pe cont propriu. De asemenea, trebuie să creați un registru sau o foaie de calcul pentru fiecare dintre conturile dvs. majore.

Păstrarea acestui registru vă va permite să monitorizați starea actuală a afacerii dvs. Nu va trebui să așteptați declarația bancară lunară pentru a vedea dacă afacerea dvs. este insolvabilă sau înfloritoare.

Imagine intitulată face contabilitate pentru o mică afacere Pasul 18

2. Reconciliați cărțile. Trebuie să vă asigurați că înregistrarea dvs. lunară a cheltuielilor este aceeași care apare pe înregistrările dvs. bancare. Aceasta înseamnă analizarea declarației dvs. bancare și a conturilor dvs. pentru a vă asigura că aceleași tranzacții apar pe fiecare.

Reconcilierea este o modalitate bună de a prinde greșeli - a ta sau a băncii. Dacă banca face o greșeală, le puteți contacta. Împărtășiți orice documentație (chitanțe, verificări anulate).

De asemenea, puteți prinde o activitate frauduloasă cu reconciliere. De exemplu, un angajat ar fi putut retrage bani din contul de verificare fără a vă spune.

Efectuați reconcilierea lunar. Dacă așteptați prea mult, va fi mai greu de reconciliat. De asemenea, nu veți prinde tranzacții frauduloase în timp util.

Imagine intitulată face contabilitate pentru o mică afacere Pasul 19

3. Faceți cunoștință cu contabilul. Este posibil să trebuiască să vă întâlniți cu contabilul companiei o dată pe lună pentru a trece peste cărți. Contabilul poate identifica orice înregistrări care sunt neclare sau inexacte și puteți vorbi despre ele.

sfaturi

La un moment dat, este posibil să fie nevoie să angajați un contabil sau să externalizați funcția de contabilitate la altcineva. Ar trebui să întrebați alți proprietari de afaceri pe care îi folosesc pentru un contabil și dacă ar recomanda persoana. Există câțiva furnizori de contabilitate online pe care ar trebui să o studiezi.

Când veniturile dvs. se ridică de peste 1 milion de dolari, atunci este posibil să trebuiască să angajați un contabil în cadrul companiei dvs.

U.S. Administrarea Business Small (SBA) oferă o introducere online gratuită în cursul contabilității:https: // Sba.Gov / Instrumente / SBA-Learning-Center / Training / Introducere-contabilitate.

Partajați pe rețeaua socială: