Cum să depuneți o plângere
Plângerile pot apărea la locul de muncă, la școală, acasă sau în public în public. Într-un birou guvernamental sau o mare corporație, plângerile pot fi depuse în ceea ce privește practicile discriminatorii, medii de lucru nesignitoare sau practicile ilegale. La domiciliu, plângerile pot fi legate de vecinii zgomotoși, de condițiile neimpozitate sau de proprietarii neglijenți. Plângerile legate de școală variază de la agresiunea studenților la profesori abuzivi în medii nesigure. În funcție de situație, puteți depune o plângere prin telefon, în persoană sau în scris.
Pași
Partea 1 din 7:
Pregătirea pentru a depune o plângere1. Identificați problema (emisiunile) de bază. Concentrați-vă asupra evenimentelor reale care au avut loc. Este important să separăm faptele din sentimente, în special în situații acuzate emoțional.
- Dacă situația este deosebit de complexă, este posibil să fie util să vă scrieți gândurile și sentimentele într-un jurnal. Obținerea unui sentiment mai bun al sentimentelor dvs. vă poate ajuta să le separați de faptele plângerii dvs.
- Dacă aveți probleme în a vă imagina dacă ar trebui să vă plângeți, luați în considerare consultarea unei terțe părți imparțiale. Dacă faceți acest lucru, asigurați-vă că este cineva în care aveți încredere, care nu va împărtăși detalii despre situația dvs. fără aprobarea dvs.

2. Întrebați-vă dacă merită timpul. Depunerea unei plângeri poate fi un proces lung și stresant. Este important să vă întrebați dacă depunerea unei plângeri merită timpul dvs. - mai ales dacă aveți multe alte lucruri de făcut.

3. Determinați procedura de depunere a plângerii corespunzătoare. Fiecare setare va necesita o procedură diferită, pe care ar trebui să o găsiți online (pe site-ul companiei sau al școlii dvs.), în manualul dvs. de salariat sau de studenți sau prin contactarea unui administrator.

4. Știți ce soluție doriți. Știind ce fel de rezoluție doriți și apoi articulați în mod clar este esențială pentru depunerea unei plângeri eficiente, indiferent dacă este împotriva unei societăți sau a unei persoane. Soluțiile vor diferi în funcție de contextul plângerii dvs.:

5. Strângeți documentele justificative. Păstrați-le într-un fișier (sau un dosar de pe computer, dacă sunt documente electronice) și continuați să le actualizați după cum progresează cazul. Cu cât aveți mai multe dovezi pe care le aveți, cu atât va fi mai eficientă plângerea dvs.

6. Ține evidența tuturor. Tipurile de înregistrări pe care le păstrați vor depinde de contextul plângerii.

7. Păstrați un jurnal (opțional). Adesea, în cazurile de abatere la locul de muncă sau la școală, mediatorii vor acorda mai multă importanță plângerii dvs. dacă ați păstrat un jurnal. Dacă credeți că ați putea avea o problemă cu un șef, profesor sau alt superior, este foarte util să păstrați un jurnal al interacțiunilor dvs.
Partea 2 din 7:
Formularea plângerii1. Fii specific. Indiferent dacă vă plângeți de un produs sau de comportamentul unei persoane, plângerea dvs. va fi mai eficientă dacă sunteți specific cu privire la ceea ce sa întâmplat.
- În cazul unei plângeri despre serviciul unei companii, ați putea scrie despre modul în care produsul a apărut în mod specific - furnizați detaliile comunicării dvs. cu compania până acum (inclusiv orice documente / dovezi posibile) - și apoi spuneți modul în care vă aflați nemulțumiți serviciul pe care l-ați primit până acum.
- În cazul unei plângeri împotriva unui șef sau a unui profesor pentru hărțuirea dvs., ați descrie când a început problema, exact ceea ce a spus sau a spus șeful / profesorul și cât timp a continuat (eu.E. da o cronologie a hărțuirii). De asemenea, ați include descrieri de orice ați făcut pentru a încerca să evitați atenția nedorită a acelei persoane și, dacă este cazul, dați dovezi pentru modul în care comportamentul lor a afectat munca dvs.

2. Indicați clar rezoluția dorită. Când depuneți o plângere, oamenii de la celălalt capăt vor fi mai probabil să vă ajute dacă declarați în mod clar rezoluția dorită. Acest lucru poate ajuta, de asemenea, procesul de plângere se mișcă mult mai repede.

3. Fii respectuos.Reclamațiile pot deveni emoționale, mai ales dacă nu atingeți rezoluția dorită. Este important să rămâi respectuos în orice moment - de la momentul în care trimiteți plângerea la momentul în care primiți decizia.

4. Puneți întrebări care solicită mai mult decât răspunsurile "da" sau "nu". În loc să spună "pot obține o rambursare?"Sau" va fi disciplinat?"S-ar putea să întrebați:" Ce se poate face pentru a ajuta această situație?"

5. Polonez plângerea ta. Indiferent dacă depuneți o plângere verbală sau una scrisă, scrieți-o și dați-i o editare înainte de ao trimite. Dacă este o plângere verbală, puteți scrie un script și puteți citi-l cu voce tare înainte de a decide într-o versiune finală.
Partea 3 din 7:
Depunerea unei reclamații verbale 1. Practicați-vă plângerea verbală cu voce tare. Frusturarea extremă sau emoțiile pot clipea gândirea dvs. - de aceea este important să știți cu adevărat ce vreți să spuneți înainte de a apela într-o plângere verbală.
- Puteți găsi util pentru a scrie un script sau, cel puțin să scrieți punctele principale, astfel încât să le puteți verifica în timp ce mergeți.

2. Concentrați-vă asupra faptelor. Când faceți puncte / scrierea unui scenariu pentru plângerea dvs. verbală, concentrați-vă asupra faptelor. Când vă simțiți emoțional, respirați adânc și priviți în jos la scriptul / notele dvs., apoi reveniți la fapte.

3. Raportați în detaliu faptele situației. Poate fi tentant să lucrați peste detalii când vorbiți lucrurile cu voce tare, spre deosebire de a le scrie jos. Este important să fii la fel de clar și detaliat atunci când faci o plângere verbală.

4. Întreabă întrebări. Dacă persoana căreia îi vorbești spune ceva ce nu înțelegeți, opriți-le politicos și cereți-i să clarifice.

5. Întrebați despre pașii următori. Înainte de a termina să vorbești cu persoana, asigurați-vă că știți ce pașii următori sunt. Posibile pași următori:
Partea 4 din 7:
Completarea unui formular de reclamație1. Determinați ce formă aveți nevoie. Se poate solicita un formular standard de reclamație la depunerea plângerilor în setările academice, corporative și guvernamentale.
- Uneori forma va diferi în funcție de natura plângerii dvs. Dacă aveți întrebări despre formularul de care aveți nevoie, verificați dublu cu un administrator.
- Dacă trebuie să întrebați despre ce formă aveți nevoie, nu trebuie să fiți prea specific despre natura plângerii dvs. - de exemplu, "Aș dori să depun o plângere împotriva unui profesor care mă hărțuiește sexual."

2. Furnizați informații complete. Formularele de reclamații vor solicita numele dvs., data incidentului, numele infractorului și actele și evenimentele pe care le găsiți deteriorate sau ofensive. Asigurați-vă că răspundeți la toate aceste solicitări cât mai clar și în mod specific posibil.

3. Semnați și data formularului de reclamație. Formele de reclamație necesită, în general, o semnătură și nu pot fi procesate fără unul.

4. Faceți o copie a formularului de reclamație. Păstrați copia într-un loc sigur, astfel încât să puteți examina faptele la o dată ulterioară, dacă este necesar. Dacă nu aveți acces la un fotocopier, puteți face o copie a formularului luând o fotografie de înaltă rezoluție cu camera sau telefonul dvs.
Partea 5 din 7:
Scrierea unei scrisori de plângere1. Scrieți o scrisoare de reclamație în locul unui formular. În anumite medii, nu poate exista o procedură oficială de depunere a plângerii. În acest caz, scrierea unei scrisori de plângere este importantă pentru documentarea evenimentelor.
- Puteți chiar să doriți să faceți acest lucru în combinație cu o plângere verbală, astfel încât să existe o înregistrare scrisă pe care plângerea dvs. a fost depusă.

2. Furnizați informațiile corespunzătoare în partea de sus a scrisorii. Aceasta include data la care scrieți scrisoarea, precum și numele, poziția profesională (dacă este cazul) și adresa persoanei cărora le scrieți.

3. Prezinta-te. Dacă destinatarul scrisorii de plângere nu vă cunoaște, oferiți suficiente informații relevante și identificabile personale pe care le obțineți de cine sunteți. Aceste informații includ numele, poziția, adresa, numărul de telefon și relația dvs. cu infractorii (i).

4. Descrieți evenimentele sau actele care au fost transpirate. Recunoașteți conversațiile relevante, datele, tranzacțiile și orice acțiuni pe care le-ați luat deja. Furnizați toate informațiile necesare, cum ar fi cât de mulți bani ați pierdut sau cine și câte persoane au fost implicate.

5. Cereți o acțiune adecvată care trebuie luată. Explicați așteptările dvs., indiferent dacă vă așteptați la o rambursare, o scuză sau un alt remediu.

6. Solicitați o confirmare că scrisoarea a fost primită. Cereți destinatarului să indice că scrisoarea dvs. a fost primită și pentru a clarifica termenul pentru rezolvarea problemei. Lăsați-i să știe cum vă contactează - de exemplu, prin telefon, e-mail, post sau toate cele trei.

7. Păstrați-o cât mai scurtă posibil. Încercați să păstrați scrisoarea cât mai scurtă posibil. Lipiți de fapte și evitați să obțineți prea emoțională. Dacă descrieți o situație în care ați fost hărțuiți sau abuzați, este important să rețineți că ați simțit inconfortabil sau în pericol / nesigur, dar încercați să menționați acest lucru în mai obiectiv, spre deosebire de limba emoțională.
Partea 6 din 7:
Lucrul prin plângere1. Urmăriți plângerea dvs. Dacă nu ați auzit înapoi în cadrul timpului așteptat, contactați destinatarul de plângere pentru a întreba despre întârziere.
- Cu excepția cazului în care compania / persoana nu ți-a spus altfel, un moment adecvat pentru a aștepta ar putea fi de două săptămâni.
- Dacă nu ați auzit nimic în decurs de două săptămâni, este în rațiune să le contactați și să întrebați politicos dacă au primit plângerea dvs. Dacă comunicați prin e-mail, puteți atașa o altă copie a plângerii dvs. la mesajul dvs. în cazul în care nu l-au primit prima dată.

2. Fi pregătit pentru a escalada. Familiarizați-vă cu nivelurile pe care plângerea dvs. va trece prin. Dacă vă luptați să vă rezolvați problema, este posibil să trebuiască să căutați ajutor legal.

3. Cunoaște-ți drepturile. Unele companii și școli vor încerca să apere persoana care a fost cauza plângerii dvs. Ei vor face acest lucru pentru că ar putea fi destul de scumpe pentru a trage acea persoană, chiar dacă acea persoană a fost în mod clar cel care a greșit.

4. Rămâneți respectuos. Plângerea dvs. nu poate merge așa cum doriți, dar este important să rămâneți respectuos tuturor celor implicați.

5. Continuați să păstrați înregistrări ale tuturor comunicărilor. Pe măsură ce lucrați prin plângere, asigurați-vă că păstrați înregistrări ale tuturor e-mailurilor, apelurile telefonice și / sau orice alte comunicări.
Partea 7 din 7:
În avans după plângere1. Fi pregătit pentru ca lucrurile să se schimbe. Sunt șanse, partidul ofensator nu va fi mulțumit de plângerea dvs. S-ar putea chiar să se lupte înapoi și acest lucru ar putea fi stresant pentru dvs. Trebuie să fii pregătit pentru faptul că plângerea dvs. ar putea face lucrurile mai greu pentru tine.
- Dacă faceți o plângere împotriva unei persoane de la locul de muncă sau la școală, vi se poate cere să vă așezați cu persoana ofensatoare și să faceți lucruri de lucru, astfel încât să puteți continua să lucrați împreună în viitor. Dacă se escaladează la acest nivel, în funcție de maturitatea persoanei ofensatoare, ar putea să dețină resentimente față de dvs. și lucrurile s-ar putea să se înrăutățească.
- Dacă lucrurile devin prea dificile, s-ar putea să vă gândiți să vă mutați la o altă școală sau o slujbă sau să cereți să fiți transferați într-un alt departament sau o clasă, astfel încât să nu mai aveți nevoie să vedeți persoana respectivă.

2
Lăsați-l să plece. În mod ideal, plângerea dvs. va conduce la o rezoluție satisfăcătoare. Din păcate, multe plângeri nu. Dacă dvs. nu, va trebui să știți când este timpul să renunțați.

3. Aflați din experiență. Dacă nu mai poate fi făcut altceva, încercați să învățați o lecție din experiența dvs. și apoi să lucrați la avansarea înainte. Dacă nu sunteți sigur de ceea ce puteți învăța din experiență, luați în considerare întrebarea.

4. Consultați un consilier. Văzând un consilier vă poate ajuta să lucrați prin orice sentimente care ar fi putut fi ridicate în timpul procesului de reclamație, mai ales dacă este una de natură mai personală.
Video
Prin utilizarea acestui serviciu, unele informații pot fi împărtășite cu YouTube.
Partajați pe rețeaua socială: