Cum să fii un secretar eficient și organizat

Fiind un bun secretar pentru a fi pregătiți, eficient și bine organizat. Prin îmbunătățirea și perfecționarea abilităților de comunicare și de organizare, puteți deveni un secretar de experți și o parte indispensabilă a unei echipe, făcându-vă angajarea mai multă angajare, sigură și plăcută.

Pași

Metoda 1 din 3:
Fiind pregatit
  1. Imaginea denumită un secretar eficient și organizat Pasul 1
1. Să fii la timp. Dați-vă mult timp să călătoriți la birou și să ajungeți la întâlniri sau la alte întâlniri. Fiți devreme pentru a vă oferi timp să vă pregătiți sau să prindeți e-mailuri sau alte sarcini.
  • Încercați să urmăriți timpul să vă duceți să lucrați în fiecare zi pentru a vedea ce este adevărata medie și pentru a vă ajusta momentul în consecință. Adăugați un timp tampon de 15 sau 20 de minute la orice moment dat și chiar testați cât timp este nevoie pentru a ajunge undeva în avans să mergeți acolo pentru prima dată.
  • Image denumită un secretar eficient și organizat Pasul 2
    2. Fii clar mental. Obțineți o mulțime de odihnă, astfel încât mintea dvs. să rămână ascuțită și gândește eficient. Au o ceașcă de cafea sau ceai dimineața dacă vă place sau ori de câte ori aveți nevoie de un impuls. Să ia pauze și să pauze pentru a vă reorganiza periodic biroul.
  • Ridicați-vă de pe birou sau faceți o pauză de la ceea ce faceți timp de 17 minute după fiecare 52 de minute, deoarece studiile arată acest lucru pentru cea mai bună productivitate. Faceți câteva exerciții simple, discutați cu colegii sau faceți o plimbare în jurul biroului în acest timp.
  • Imaginea denumită un secretar eficient și organizat Pasul 3
    3. Cunoașteți programul. Familiarizați-vă cu programul șefului dvs., singur sau alți angajați de care aveți nevoie pentru a urmări la începutul fiecărei zile. Îndepărtați periodic programul, astfel încât să puteți economisi timp când faceți întâlniri și evitați dublu-rezervare sau alte erori.
  • Păstrați programele și calendarele deschise și disponibile pentru a vă trage pe computer sau telefon la un moment dat, astfel încât să le puteți consulta și să adăugați întâlniri imediat.
  • Image denumită un secretar eficient și organizat Pasul 4
    4. Veniți la întâlniri cu toate materialele. Arătați la orice programare gata cu materiale și note clare din întâlnirile anterioare și un dispozitiv sau un notebook pentru a reduce minutele și alte note din cadrul întâlnirii curente. Adresați-vă șefului despre orice referire la rolul dvs. în întâlnire, inclusiv materiale speciale, cum ar fi formularele sau materialele pe care le puteți fi gata să economisiți timp pentru pregătirea sau imprimarea mai târziu.
  • Încercați să trimiteți o agendă pentru viitoarea întâlnire, la câteva minute de la ultima întâlnire sau de orice alte materiale relevante pentru toți participanții în dimineața zilei sau cu o noapte înainte.
  • Imaginea denumită un secretar eficient și organizat Pasul 5
    5. Luați în considerare învățământul de învățare. Aflați despre diferite tipuri de stenogramă și modalități de a vă accelera scrisul dacă luați o mulțime de note cu mâna. Luați un curs de scurtă durată pentru a afla caracterele și pentru a vă îmbunătăți viteza.
  • Dacă nu luați adesea note de mână sau nu doriți să învățați stenograma, faceți un test de scriere. Setați un cronometru pentru un minut și încercați să introduceți un e-mail tipic pe telefon, tabletă, tastatură laptop și tastatură detașată. Apoi numărați numărul de cuvinte pe care le-ați introdus pe fiecare dispozitiv. Stick la dispozitiv cu cel mai mare număr de cuvinte atunci când trebuie să luați note rapide.
    • Metoda 2 din 3:
    Obținerea organizată
    1. Image denumită un secretar eficient și organizat Pasul 6
    1. Să se angajeze în liste și planificatori. Păstrați un planificator, calendar și o listă de sarcini și actualizați-le în mod consecvent. Păstrați-le în locuri ușor de văzut și au ajuns la locuri sau au mai multe care pot fi sincronizate împreună.
    • Dacă lucrați bine cu stilou și hârtie, păstrați un mic planificator sau un calendar care se poate potrivi în buzunar sau în geantă, astfel încât să aveți întotdeauna cu dvs. Păstrați un stilou atașat dacă este posibil, astfel încât să nu aveți niciodată să pescuiți pentru unul. Au un tampon de note desemnat pentru listele de sarcini la biroul dvs. și traversați lucrurile pe măsură ce mergeți.
    • Dacă lucrați mai bine cu organizația digitală, utilizați sistemul de calendar și memento al telefonului pentru a face întâlniri și a primi notificări despre acestea. Încercați aplicații cum ar fi Wunderlist sau TODOIST pentru a vă gestiona sarcinile.
  • Image denumită un secretar eficient și organizat Pasul 7
    2. Sincronizați-vă informațiile. Asigurați-vă că aveți întotdeauna note și alte materiale cu dvs. prin sincronizarea calendarelor, listelor și a fișierelor de-a lungul tuturor dispozitivelor dvs., pe care aproape fiecare aplicație modernă are capacitatea de a face.
  • Împărtășiți sarcini, documente și note cu alți secretari, șeful dvs. sau alți angajați cu software de management de proiect, cum ar fi Basecamp sau Trello.
  • Distribuiți documente și foi de calcul cu Google Docs și utilizați programe cum ar fi Dropbox sau Hightail pentru a trimite fișiere.
  • Image denumită un secretar eficient și organizat Pasul 8
    3. Codul de culoare totul. Configurați un sistem de codare a culorilor pentru a ajuta la clasificarea tuturor materialelor dvs. dintr-o privire. Atribuiți o culoare fiecărui proiect, zi, angajat sau în orice fel doriți să vă delimitați munca. Utilizați highlightri și file colorate sau etichete pentru a marca fișierele, tăvile și notebook-urile pentru a localiza cu ușurință informațiile corecte.
  • Multe aplicații web și mobile pentru e-mail, calendare și liste vă permit, de asemenea, să atribuiți o culoare fiecărui element.
  • Image denumită un secretar eficient și organizat Pasul 9
    4. Curățați-vă căsuța de e-mail. Păstrați mesajele primite de e-mail cu ușurință și importantă informații ușor de accesați prin depunerea unui e-mail într-un dosar imediat, semnalizați-l sau marcând-o ca fiind necitită dacă trebuie să vă întoarceți la acesta sau să arhivați sau să o ștergeți dacă sunteți sigur că nu mai aveți nevoie aceasta.
  • Încercați să faceți dosare pentru fiecare an, trimestru sau lună sau etichetați-le prin proiect, angajat sau tip. Încercați să răspundeți, să ștergeți sau să înregistrați imediat informațiile despre e-mailuri. Setați programele pentru dvs., cum ar fi toate e-mailurile depuse în folderele corespunzătoare până la sfârșitul zilei și curățați-vă și tratați cu totul lăsat în căsuța de e-mail până la sfârșitul săptămânii.
  • Image denumită un secretar eficient și organizat Pasul 10
    5. Fii consistent. Păstrați materiale de același tip într-un anumit loc și desemnați notebook-uri și foldere la proiecte specifice. Au un anumit notepad pentru memorii de telefon, de exemplu, care rămâne întotdeauna prin telefon, astfel încât niciodată nu ajungeți să luați numele și numărul cuiva pe un șervețel. Păstrați notele de întâlnire într-un loc separat din alte note, astfel încât informațiile nu se amestecă și greu de găsit mai târziu.
  • Image denumită un secretar eficient și organizat Pasul 11
    6. Salvați hârtie și timp. Evitați imprimarea pentru a economisi hârtie și a opta pentru formularele online sau alte documente, astfel încât să puteți economisi timp și resurse. Completați formularele electronice dacă este posibil. Scanați și salvați copii ale fișierelor de hârtie, astfel încât acestea să fie întotdeauna disponibile și să nu fie deteriorate sau pierdute. Circula fișiere digitale, mementouri, memorii și agende în loc de versiuni de hârtie ori de câte ori este posibil.
  • Image denumită un secretar eficient și organizat Pasul 12
    7. Stocuri pe consumabile. Nu pierdeți niciodată materiale importante pe care le utilizați pentru a fi organizate, cum ar fi note, pixuri, plicuri și ștampile prin cumpărarea sau lăsarea unui manager de birou / cumpărător să știe când vă aflați în ultima casetă sau recipientul de ceva mai degrabă decât odată ce au dispărut. Comanda consumabilelor în vrac de la o companie cum ar fi Quill pentru a economisi bani și a evita să fugă atât de repede.
  • Păstrați consumabilele organizate la birou sau spațiul de lucru. Utilizați containere, tăvi, foldere de fișiere și alte recipiente care sunt toate etichetate sau colorate pentru sortarea ușoară.
    • Metoda 3 din 3:
    Comunicarea eficientă
    1. Image denumită un secretar eficient și organizat Pasul 13
    1. Stick la scripturi. Economisiți timp și energie, venind cu un limbaj simplu pentru a reutiliza pentru corespondență pe care o repetați frecvent. Au mai multe scripturi disponibile pentru diferite situații cum ar fi e-mailurile, comunicatele de presă sau apelurile telefonice, pe care le puteți copia, lipi și ușor de editat pentru a se potrivi cu scenariul specific.
  • Imaginea denumită un secretar eficient și organizat Pasul 14
    2. Să fie o notă meticuloasă. JOT jos note pe telefon, laptop sau notepad pentru fiecare întâlnire, mesajul telefonic sau altă conversație importantă. Plasați sau mutați aceste note în dosare fizice sau electronice etichetate specifice, astfel încât să vă puteți referi mai târziu și să aveți înregistrări de comunicare verbală pe care ați putea uita în cursul unei zile aglomerate.
  • Image denumită un secretar eficient și organizat Pasul 15
    3. Fii eficient și prietenos la telefon. Practicați-vă salutul și alte informații importante sau comune pe care trebuie să le spuneți prin telefon. Au lista de extensii de telefon pentru biroul dvs. chiar în fața dvs. și lucrați la comiterea acestora în memorie, astfel încât să puteți transfera rapid apelurile.
  • Să cunoască caracteristicile speciale ale telefonului dvs. de birou, cum ar fi trimiterea pe cineva direct la mesageria vocală a unui angajat sau adăugând oameni într-un apel de conferință, astfel încât să puteți economisi timp și să evitați dificultățile tehnice.
  • Image denumită un secretar eficient și organizat Pasul 16
    4. Verificați gramatica. Asigurați-vă că fiecare formă de comunicare scrisă pe care o trimiteți este verificată și fără erori de gramatică și de punctuație. Petreceți câteva minute suplimentare pentru a citi e-mailurile, agendele și alte corespondențe pentru a verifica dacă totul este corect și pentru a salva timpul ulterior și jena de a trebui să emită corecții sau să răspundă e-mailuri de la destinatari confuzi.
  • Porniți verificarea ortografiei în aplicațiile pe care le utilizați pentru documente, foi de calcul și e-mailuri. Porniți această funcție din browser, precum și pentru a prinde orice eroare în timp ce tastați pe o pagină web, mai ales atunci când postați pe site-ul companiei, conturile sociale media sau alte platforme oficiale.
  • Image denumită un secretar eficient și organizat Pasul 17
    5. Păstrați e-mailurile și mesajele vocale scurte și dulci. Precizați scopul dvs. de a apela sau trimite prin e-mail cât mai puține cuvinte posibil. Întrebați întrebările directe și repetați numele, compania, numărul de telefon și e-mailul când este necesar. Oferiți un timp prin care vă așteptați sau sperați să vă auziți de la ei, astfel încât să puteți ocupa de comunicare eficient.
  • Imaginea denumită un secretar eficient și organizat Pasul 18
    6. Confirmați întâlnirile și orele. Asigurați-vă că sunteți pe aceeași pagină și oferiți mementouri prin apelarea sau trimiterea prin e-mail cu o zi înainte sau zi de a confirma întâlnirile și alte angajamente importante. Reveniți la atingere cu oamenii pe care nu ați auzit de la trimiterea de e-mailuri politicoase și succinta sau a mesajelor telefonice pentru a le reaminti că așteptați un răspuns.
    • Partajați pe rețeaua socială:
    Similar