Cum să fii un manager de birou (cu imagini)

Ca manager de birou, veți fi responsabil pentru toate activitățile, proiectele și angajații din cadrul biroului dvs. Acest lucru vă cere să aveți abilități organizaționale, de conducere și de rezolvare a problemelor și este o mare responsabilitate care nu ar trebui luată ușor. Din fericire, cu educația, experiența și cunoștințele potrivite, puteți deveni un manager de birouri și prosperați în poziție.

Pași

Partea 1 din 4:

Efectuarea de sarcini zilnice

1. Păstrați un birou curat. În calitate de manager de birouri, curățenia și siguranța biroului și angajații dvs. sunt responsabilitatea dvs. Aceasta înseamnă obținerea unei companii de întreținere externe pentru a curăța periodic biroul sau pentru a lucra cu un echipaj intern de curățare pentru a menține lucrurile curate.

Imagine intitulată Cumpărați o afacere de franciză Pasul 19

2. Răspundeți la apelurile telefonice și răspundeți la e-mailuri și mesaje vocale. Una dintre responsabilitățile dvs. principale de administrator de birouri va fi să răspundă și să răspundă la clienți și la apelurile telefonice client. Aceasta înseamnă luarea de mesaje și livrarea mesajelor persoanelor corespunzătoare din biroul dvs. De asemenea, va însemna să răspundeți la întrebări și să rezolvați problemele pentru restul personalului dvs. de birou intern.

Imagine intitulată Cumpărați o afacere de franciză Pasul 26

3. Recrutați și noi angajați noi. În calitate de manager de birou, ar putea fi responsabilitatea dvs. de a intervieva și de a recruta noi angajați. Dacă trebuie să faceți acest lucru ca parte a responsabilităților dvs., este important să construiți un proces și să obțineți toate documentele necesare semnate și completate de angajați noi. Ar putea fi, de asemenea, datoria dvs. ca manager de birou pentru a instrui noi angajări și pentru a le aclimatiza la birou.

Imagine intitulată Contul de compensare bazată pe stoc Pasul 12

4. Mențineți un buget de birou. Puteți fi însărcinat cu crearea și menținerea unui buget de birou. Acest lucru poate varia de la simple consumabile de birou, cum ar fi cerneală, hârtie și stilouri la cheltuieli mai complexe, cum ar fi salarizare, utilități, echipamente și bani pentru upgrade-uri de design de birou. Gândiți-vă la toate cheltuielile potențiale pe tot parcursul anului și să veniți cu o estimare realistă a cât de mult va costa totul.

Puteți cere să vedeți bugetele din anul precedent pentru a înțelege ceea ce trebuie să fie al tău.

Imagine intitulată Contul pentru iertarea datoriilor Pasul 4

5. Gestionați reclamațiile și comentariile clienților. Dacă există o plângere serioasă a clienților, este posibil să fie rezolvată. Când obțineți feedback de la clienți, este important, de asemenea, să îl comunicați celorlalte departamente din biroul dvs., astfel încât să poată ajusta operațiunile lor în consecință. Dacă vedeți o plângere de reocare, știți că este o problemă comună care ar putea avea nevoie de o acțiune mai mare, ca o schimbare în modul în care faceți lucrurile.

Imagine intitulată Lucrarea pentru un seful perfecționist Pasul 6

6. Creați proceduri de urgență și respectați regulamentele. O altă modalitate de a asigura siguranța birourilor este asigurarea că totul este de până la cod și că nu există pericole sănătoase sau de siguranță în biroul dvs. Dacă nu există proceduri de urgență în caz de urgență ca focul sau inundațiile, ar trebui să lucrați cu managementul pentru a le dezvolta. De asemenea, puteți fi însărcinat cu formarea angajaților cu privire la modul de evacuare a clădirii și să rămână în siguranță în caz de urgență.

Partea 2 din 4:

Construirea de abilități utile

1. Dezvoltați comunicarea stelară. Pentru a fi un bun manager de birou, va trebui să dezvoltați o comunicare scrisă și concisă scrisă și verbală în biroul dvs. În calitate de lider, oamenii se vor uita la tine pentru a stabili standardele pentru comunicare. Asigurați-vă că toate comenzile dvs. sunt clare și încercați să fiți cât mai detaliat posibil atunci când oferiți instrucțiuni oamenilor.

O bună comunicare înseamnă, de asemenea, să fie clar și concis în e-mailuri. Evitați stenograma și fiți detaliată în e-mailurile dvs.
Necomunicarea între angajați poate crea haos și a rănit productivitatea birourilor dvs. Pasul în care angajații au dezacorduri și rezolvă problema.

Imagine intitulată oferă referințe Pasul 22

2. Să fie capabil să se adapteze și multitask. Fiind agil și orientat spre scop vă va ajuta ca manager de birou. Adesea, veți fi implicați în mai multe departamente și puteți contribui la mai mult de un proiect simultan. Rulați cu pumnii și fiți gata să rezolvați problemele cu privire la orice problemă pe care echipa dvs. ar putea să o întâlnească. În calitate de manager de birou, va trebui să conduceți echipa la scopul final și înseamnă că se ocupă de orice probleme neașteptate care ar putea apărea.

Nu vă îmbătrâniți și frustrați pentru că va stabili starea de spirit pentru restul biroului.

Manipulați un lucru la un moment dat și să depanați problemele așa cum vin.

Imaginea intitulată deveni un profesor în India Pasul 14

3. Rămâneți organizat. Este important ca toate proiectele să vă implicați separate și organizate, deoarece probabil că veți participa la mai multe proiecte simultan. Ca manager, oamenii se vor baza pe tine la arhiva corectă și să o gestioneze într-un mod transparent celorlalte persoane care lucrează la proiect. Păstrați înregistrări bune, înregistrați tot ce puteți, păstrați listele despre ceea ce trebuie să faceți și asigurați-vă că personalul dvs. are acces la informațiile de care au nevoie.

Fiecare proiect ar trebui să aibă un dosar dedicat și, uneori, să conțină subfoldere, astfel încât să puteți accesa rapid și ușor informații.

Imagine intitulată Construiți o echipă bună pentru succesul afacerii Pasul 17

4. Păstrați o atitudine calmă și pozitivă. Un bun manager de birou este calm sub presiune și este în mod constant o sursă de motivație pentru angajații lor din birou. Cu cât stilul dvs. de conducere mai volatil, cu atât este mai haotic biroul va fi. Păstrați un comportament profesionist când vine vorba de angajații și clienții dvs. și să fiți acolo pentru angajați care au nevoie de ajutor sau motivație.

Partea 3 din 4:

Obținerea educației și experienței corecte

1. Absolvent liceul sau obțineți-vă GED. De obicei, pozițiile managerului de birouri necesită un nivel minim de liceu sau un GED. Dacă doriți să fiți un manager de birou, asigurați-vă că ați absolvit mai întâi liceul sau faceți un curs pentru a vă obține GED.

Imaginea intitulată deveni un asistent dentar certificat Pasul 2

2. Atinge un grad mai mare. Dacă doriți să îmbunătățiți șansele de a vă lua în considerare, o diplomă asociată sau de licență în administrarea afacerilor vă va face să ieșiți în evidență. Dacă doriți să fiți un manager de birouri într-o industrie foarte specializată sau tehnică, o diplomă de licență sau de masterat în acea industrie vă va îmbunătăți foarte mult șansele de a obține locul de muncă.

Imaginea intitulată deveni un transcriptor general Pasul 1

3. Obțineți experiență de lucru într-un birou. Mulți manageri de birou încep ca asistenți administrativi sau de birouri. Pentru a vă îmbunătăți șansele de a ateriza un loc de muncă manager de birou, încercați să obțineți experiența de comandă a consumabilelor, asistarea unui alt administrator de birou, faceți servicii pentru clienți, efectuarea întreținerii facilităților sau gestionarea unei echipe. Aceste abilități vor transfera un rol manager de birouri.

Partea 4 din 4:

Obținerea locului de muncă

1. Discutați cu departamentul dvs. HR pentru a fi promovat la Office Manager.Dacă lucrați deja într-un birou și există un post vacant pentru o poziție de manager de birou, ar trebui să programați o întâlnire cu HR și să vedeți dacă puteți solicita loc de muncă. Unele companii ar prefera să angajeze manageri de birou intern și aceasta poate fi ocazia de care aveți nevoie pentru a obține piciorul în ușă.

Imaginea intitulată deveni un transcriptor general Pasul 5

2. Căutați online pentru deschiderile de locuri de muncă. Uită-te la plăcile populare de locuri de muncă și să caute poziții de birou de birou. Încercați să găsiți poziții în industrii pe care le aveți deja experiență pentru a maximiza șansele de a ateriza locul de muncă.

Imaginea intitulată deveni un notar public în Wisconsin Pasul 8

3. Trimiteți cererea și reluarea dvs. CV-ul dvs. ar trebui să evidențieze orice abilități profesionale pe care le aveți și orice abilități tehnice, organizatorice sau administrative pe care le posedați. Experiență menținerea echipamentelor de birou, cum ar fi sistemele de baze de date, computerele, imprimantele și telefoanele vor veni la îndemână.

Abilitățile analitice, de finanțare, de organizare și de management sunt, de asemenea, benefice pentru un manager de birouri.

Gândiți-vă de momentele în care a trebuit să organizați și să gestionați oamenii în proiecte școlare dacă nu aveți experiență profesională.

Imaginea intitulată Deveniți un inginer de automobile Pasul 15

4. Continua Interviuri. Când interviu, probabil că veți fi întrebat despre rezolvarea conflictelor, organizaționale și abilități financiare. Fiți gata să răspundeți la întrebările aplicabile care ar putea fi aruncate în felul dvs. și asigurați-vă că vă accentuați cunoștințele și abilitățile administrative.

Dacă intervievați pentru un manager de birou într-un domeniu foarte tehnic, cum ar fi medicina sau ingineria, fiți gata să răspundeți la orice întrebări tehnice care pot fi aruncate în calea dvs.

Video.

Prin utilizarea acestui serviciu, unele informații pot fi împărtășite cu YouTube.

Partajați pe rețeaua socială: