Cum să fii secretar al organizației

2. Faceți cunoștință cu secretarul de ieșire, dacă este posibil. Luați-l sau ei să vă dea minutele anterioare ale întâlnirilor, corespondențe, rapoarte, ordine administrative etc.. Cu orice noroc, acestea vor fi deja bine organizate și gata să le luați peste - dacă nu, citiți următorul pas.

3. Obțineți un cabinet de depozitare sau o servietă. Acestea ar trebui să fie furnizate de organizația dvs., dar dacă nu sunt, cumpărarea utilizată este un prim pas bun și o modalitate excelentă de a reduce cheltuielile inutile din partea dvs. sau din partea organizației dvs. Există numeroase sisteme de depunere care pot fi utilizate pentru documente administrative, cum ar fi procesul-verbal de întâlnire, cu legile și astfel să le citească pe acestea și să determine care este cel mai ușor de urmat și cel mai ieftin de implementat și să rămână la acel sistem. Dacă ați primit fișierele într-o mizerie dezorganizată, nu doriți să le lăsați în acest fel pentru următorul secretar când este finalizată mandatul dvs.

4. Aflați că bunele abilități organizaționale fac un bun secretar. Dacă biroul organizației dvs. nu este bine organizat, acesta este ceva care ar trebui abordat imediat. Utilizați biroul pentru a stoca toate documentele relevante și încercați să utilizați același sistem de depozit pe care l-ați utilizat în cabinetul dvs. de depozitare.

5. Du-te de la mic la mare atunci când organizați fișiere și documente.Începeți prin depunerea tuturor documentelor relevante într-un dulap de depozitare sau a servietă, apoi organizați întregul birou și organizație folosind același sistem, dar pe o scară mai mare. Care va face biroul foarte ușor de utilizat și va permite o mulțime de pace a minții dvs. și succesorului dvs.

6. Să dezvolte contacte bune și să le folosească cu înțelepciune. Un comportament prietenos, profesionist, este foarte important pentru secretarul unei organizații. Veți învăța foarte repede că majoritatea secretarilor se bazează pe o rețea complexă de prieteni și contacte pentru a efectua o afacere de zi cu zi.

Aceste orientări urmează lui Robert "Regulile de comandă", unul dintre cele mai cunoscute manuale de secretariat până în prezent. Este recomandabil să căutați aceste resurse valoroase - o mare parte din acesta este publicat gratuit pe web.

Aveți întotdeauna un plan B atunci când organizați un eveniment, deoarece niciodată nu știți ce se va întâmpla. Acest lucru este deosebit de important dacă alimentați un eveniment sau așteptați difuzoare și / sau divertisment pentru a apărea. Nu este nimic mai rău decât să participați la un eveniment și să aveți un șurub colosal. Dacă catering nu va arăta, ar fi bine să vă asigurați că ați contactat pizzeria locală înainte de timp și le-ați dat o cap. (Notă: Pizzeria locală ar trebui, probabil, printre lista dvs. de contacte).

Păstrați membrii informați despre activități, evenimente și planuri și asigurați-vă că publicul este conștient de evenimente viitoare.

Amintiți-vă când încercați să organizați întâlniri și evenimente pe care organizarea altor persoane pot fi dificile în cele mai bune.

Prin luarea de minute bune de întâlnire și oferindu-le în timp util (o întâlnire de o oră ar trebui să aibă un maxim de 1-2 pagini de maximum și acestea ar trebui să fie prezentate grupului de feedback în termen de 5 zile lucrătoare) asigură că membrii organizației sunt "aceeași pagină" și capabilă să ia o acțiune mai eficientă mai devreme.

Se comportă întotdeauna într-o manieră perfectă, profesională.

Planifica. Este rolul secretarului de a coordona evenimentele companiei / organizației. Pur și simplu nu puteți rula un eveniment pe un program de ultimul minut. Dacă aveți nevoie să planificați ceva în ultimul minut, făcând evenimentul mai puțin formal poate ușura presiunea oaspeților dvs. și pentru dvs.

Una dintre cele mai importante funcții pe care un secretar le comunică cu membrii săi și cu publicul larg.

Un secretar asigură că toată lumea știe când se desfășoară o anumită întâlnire. De asemenea, ei se asigură că toată lumea se află la întâlnire. De asemenea, indică date importante pentru organizație sau afaceri.

Păstrați fișiere, documente, poștă și bani într-un loc sigur!