Cum să fii un recepționer bun: 12 pași (cu imagini)

Fiecare birou care se prezintă publicului în orice mod necesită o față pentru a întâlni publicul.Deși o comunicare excelentă la telefon și prin e-mail sunt importante pentru personalul de recepție, este comunicarea față-în-față care distinge un recepționer de la un reprezentant al serviciului pentru clienți.De multe ori, atunci când o persoană (vânzător, solicitant, membru comunitar) intră în locul dvs. de muncă, primul lucru pe care îl va vedea este recepționerul și primele impresii sunt întotdeauna importante.

Pași

Partea 1 din 2:

Având abilitățile corecte

1. Au notch-ul de top aptitudini organizatorice. Recepționii sunt oamenii care reprezintă fața companiei - aceștia sunt cei pe care clienții vorbesc mai întâi cu ei, iar oamenii și colegii merg la informații și planificarea evenimentelor. În afară de a lua apeluri și de a conduce vizitatorii, adesea se ocupă de clienți, să organizeze evenimente, să înființeze întâlniri etc. Cu toate aceste responsabilități, recepționerii trebuie să fie organizați cu adevărat în timp ce se ocupă de mai multe cereri simultan. O persoană nu va dura mult timp ca un recepționer dacă nu poate jongla mai mult decât un lucru la un moment dat și să se ocupe de ei într-un mod ordonat.

O modalitate excelentă de a rămâne organizată este să investești într-un sistem de depozitare care funcționează cel mai bine pentru dvs. Este important să știți ce documente și informații seful dvs., pot avea nevoie de colegii dvs. și clienții dvs. Păstrați toate aceste informații în dosare separate - fie pe desktop-ul computerului sau în copie hard. Organizați-vă sistemul de depozitare într-un mod care funcționează cel mai bine pentru dvs. - dacă acest lucru necesită note lipicioase neonice atașate la tot, deci fie.
Fiind organizat, de asemenea, înseamnă a fi auto-motivați - nu aveți nevoie de altcineva care să vă spună cum să faceți ceva sau să vă păstrați pe drumul cel bun. Dacă sunteți organizat, veți ști ce sarcini trebuie să finalizați în fiecare zi și ce sarcini sunt priorități.
Au numere de telefon la îndemână. (loturi și loturi) i.E. Colabiere, angajatori, contractori, furnizori, numere de contact de urgență etc. Veți avea nevoie de ele la un moment dat sau altul. Păstrați numerele de telefon organizate pe un program de calculator Rolodex sau un computer adecvat.

Imaginea intitulată Fii un bun recepționer Pasul 2

2. Au unele cunoștințe despre tehnologie sub centura ta. Numărul unu de recepționiști de tehnologie trebuie să se ocupe de Thetelefon - și toate butoanele și liniile separate cu care se întâmplă. Abilitățile informatice sunt, de asemenea, o necesitate - majoritatea recepționistilor trebuie să știe cum să utilizeze e-mail și trebuie să fie calificați la procesarea Word. De asemenea, este util să știți cum să creați Foi de calcul, și să utilizați orice programe specifice industriei.

Rețineți că, dacă copiatorul, scanerul sau imprimanta se află în apropierea biroului dvs., veți fi în mare parte dependentă să le utilizați (și să depanați pentru colegii care se confruntă cu probleme în timp ce le folosesc.) Odată ce știți că tipul de mașină este folosit la biroul dvs., periați-vă pe principalele sale funcții și modalitățile de a remedia problemele comune.

Imaginea intitulată Fii un bun recepționer Pasul 3

3. Fi de încredere. Un recepționer este contabilizat la omul biroul în orice moment - reflectă prost pe companie dacă nimeni nu ia telefonul sau există o linie de oameni care așteaptă să fie ajutați. Face să fie de încredere o prioritate - dacă șeful dvs. știe că sunteți fiabil și sunteți întotdeauna acolo pentru a vă ajuta, deveniți indispensabili.

Imaginea intitulată Fii un bun recepționer Pasul 4

4. Poseda Abilități excelente de ascultare. O mare parte a unui recepționist ascultă oamenii - fie că este la telefon, o întrebare pe care o solicită un client sau informații care vă sunt transmise. Fiind capabil să asculte bine vă va face mai eficientă - veți putea rezolva mai repede problemele atunci când înțelegeți ceea ce persoana solicită prima dată și veți conecta clienții persoanei pe care încearcă să le atingă rapid.

Imaginea intitulată Fii un recepționer bun Pasul 5

5. Ia note despre tot. Dacă un sef vă cere să faceți ceva, ia notă de specifice. Dacă un client solicită, asigurați-vă că scrieți informațiile (numele, informațiile de contact, ceea ce doresc, etc.) Note sunt o modalitate excelentă de a rămâne organizată și de a vă aminti de toate lucrurile mici care vin în timpul zilei. Păstrați notele într-un notepad și aveți-o cu dvs. în orice moment. Vei fi surprins de cât de utile sunt, mai ales atunci când încearcă să-și amintească ceea ce persoana care a numit acum cinci ore în urmă.

Asigurați-vă că scrieți mesaje în detaliu și citiți asupra a ceea ce ați scris și cel mai important atunci când faceți un mesaj, repetați înapoi mesajul și informațiile de contact că ați fost oferite astfel încât să vă puteți asigura că înainte de a închide că aveți propriul informații pentru releu.

Imaginea intitulată Fii un bun recepționer Pasul 6

6. Răspundeți la telefon politicos cu un salut standard, cum ar fi "Bună dimineața, vă mulțumesc că ați sunat compania noastră, numele meu este ___, cum vă pot ajuta?Asigurați-vă că telefonul este răspuns la primul sau al doilea inel. Nu este bine să țineți oamenii în așteptare pentru mai mult de un minut.(Este mai mult decât credeți.)

Ascultați cu atenție numele persoanei solicitantului cere.Repetați înapoi la apelant dacă este necesar.Telefoanele mobile de multe ori distorsionează sunetele.Scrieți numele persoanei căruia apelul este îndreptat dacă pronunția este dificilă.

Direcționați apelul politicos cu o frază standard, cum ar fi "Un moment vă rog pentru dl. Smith."Sau dacă acel individ este la telefon, "Îmi pare rău, domnule. Smith este la telefon în acest moment.Doriți să așteptați să așteptați pe Hold sau doriți să-l lăsați un mesaj vocal?"Le mulțumesc politicos și direcționează apelul în consecință.

Imaginea intitulată Fii un bun recepționer Pasul 7

7. Salut personalul de livrare cu același profesionalism și politețe ca orice alt vizitator. Este posibil să vi se solicite să semneze pentru livrări. Asigurați-vă că semnătura dvs. este lizibilă. Personalul de livrare poate avea nevoie de direcții în care să părăsească pachetele. Asigurați-vă că contactați angajații potriviți pentru astfel de probleme.

Imaginea intitulată Fii un bun recepționer Pasul 8

8. Manipulați clienții care vin la afacerea dvs. cu eficiență și politețe. După ce vizitatorii identifică cine sunt și cine caută, contactați acel individ și lăsați-l să știe cine este acolo. O frază standard adecvată este "Domnul. Smith, domnule. Jones de la Xyz Corporation este aici pentru a vă vedea pentru întâlnirea lui 2." Obțineți întotdeauna un nume și prenume și numele organizației de la care sunt. Este util să întrebați dacă au o întâlnire cu dl. Smith. Domnul. Smith vă va oferi instrucțiuni despre unde să aveți vizitator așteptați și cât timp. Apoi puteți spune vizitatorului "Domnul. Smith va fi cu tine într-un moment." sau "Domnul. Smith a spus că el termină o întâlnire și va fi cu tine în 5 minute.S-ar putea să aveți un loc. Mulțumesc."

Partea 2 din 2:

Prezentându-vă bine

Au o atitudine pozitivă. După cum sa menționat mai sus, recepționerii sunt fața unei companii - sunt cei care se ocupă de clienți cu primul, iar oamenii care răspund la întrebările oamenilor care nu pot intra în birou. Nimeni nu vrea să fie întâmpinat de o expresie acră și o atitudine groaznică. Faceți-o o prioritate pentru a avea întotdeauna un zâmbet pe față și o personalitate veselă și optimistă. Amintiți-vă să rămâneți răbdători cu clienți provocatori, chiar dacă ajung la ultimul nostru nerv.

Chiar veniți împotriva unui client provocator, amintiți-vă că sunteți un individ puternic și fericit. Spune-ți că acționează din frustrare, dar știu că atâta timp cât încerci cel mai bine să-i găzduiască, nu ești cel vina. Este mai bine să fii cel care îți ține capul decât cel care explodează și arată ca o persoană orney, medie.

Imaginea intitulată Fii un recepționer bun Pasul 10

2. Au un salut gata. Este întotdeauna importantă pentru a vă saluta clienții într-un mod prietenos. Chiar dacă continuați ceea ce faceți înainte de a le ajuta, este important să le salut astfel încât să se simtă recunoscuți și să știe că le veți ajuta într-un moment.

Unele felicitări sunt "hi! Bine ați venit la [Business Name] "sau" Bună dimineața! Dacă vei avea un loc, voi fi cu tine într-un moment!"

Imaginea intitulată Fi un bun recepționer Pasul 11

3. Fi politicos. Fii respectuos. Tratați pe toți ca ei sunt cea mai importantă persoană care a intrat în birou în acea zi. Aceasta este slujba ta - nimeni nu-mi pasă de modul în care ai rămas în trafic în această dimineață, cum ți-ai distrus noua pungă de brand, sau chiar cum ți-ai pierdut CD-ul preferat. Lăsați chestiuni personale acasă. (Chiar dacă nu respectați mesajul sau modul în care acestea transmit-o) în ansamblu, asigurați-vă că persoana este total relaxată și fericită să vorbească cu dvs.

Imaginea intitulată Fi un bun recepționer Pasul 12

4. Rochie pentru a impresiona. Reprezentați o afacere, deci ar trebui să vă îmbrăcați partea. Investiți în unele haine casual de afaceri. Alternativ, dacă sunteți recepționer la un anumit magazin (cum ar fi un magazin de îmbrăcăminte), puteți lua în considerare îmbrăcarea părții prin cumpărarea unor haine de magazin și purtându-le. Tind la conservator, cu excepția cazului în care lucrați undeva unde moda, trendiness sau alți factori sunt împinse în prim plan.

Verificați dacă afacerea dvs. are un cod de îmbrăcăminte specific. Afacerea dvs. poate fi bine cu rochia casual, doar amintiți-vă că nu ar trebui să nu îmbrăcați niciodată de asemenea ocazional (transpirații ar trebui interzise de la locul de muncă.)

sfaturi

Amintiți-vă cine vă semnează salariul și respectați-le în orice moment.

Fii drăguț cu managerii, vezi dacă le poți ajuta cu sarcini suplimentare în timpul liber.

Manipularea Mail este de obicei parte a unei lucrări de primire, aflați unde merge, cine o va aduce și când, în prima zi.

Găsiți pe cineva care să ia biroul pentru pauze de baie, întâlniri, sărbători, prânzuri etc. În acest fel, evitați să vă așteptați oameni supărați când vă întoarceți.

Fiți întotdeauna dispuși să învățați o nouă sarcină sau să faceți o sarcină mundane.Versatilitatea merge mult.

Cereți colegilor dacă au nevoie de ajutor cu ceva.Mai bine să-i faci prieteni ajutând pe dușmani prin plângere.

Scrieți mesaje într-o carte duplicat și dați o copie persoanei pentru care mesajul este pentru.Sau utilizați un jurnal, care este mai ușor de referitor, în special pentru a rechema un nume sau un număr.

Păstrați afacerea personală departe de zona dvs. - aceasta include apelurile telefonice și e-mailurile telefonice.Departamentele IT pot și va afișa activitățile informatice.

Păstrați aspectul dvs. ordonat.

Fi întotdeauna politicos, chiar și cu un costum furios.

Nu depășiți limitele dvs. prin abuzul de echipamente care au fost plasate în îngrijirea dvs. pentru propriile dvs. beneficii personale.

Avertizări

Nu intrați niciodată într-un argument cu un apelant sau un vizitator.Trageți-le la un supraveghetor. Cu toate acestea, dacă nu există nimeni care să ia apelul, sugerează lăsând un mesaj vocal. Uneori nu există un manager sau un supraveghetor prezent. Există doar atât de multe pe care le puteți face ca recepționer.

Nu spune niciodată "Nu fac XYZ."Vei fi în afara unui loc de muncă mai repede decât ajungi la z.

Partajați pe rețeaua socială: