4 modalități de adaptare a modului în care comunicați situațiile diferite

Pentru a fi un comunicator eficient, trebuie să adaptați lucrurile pe care le spuneți și să scrieți pentru a se potrivi diferitelor contexte. Aceasta înseamnă că va trebui să vă ajustați stilul de comunicare pentru a vă potrivi publicului. La locul de muncă, acest lucru înseamnă să ieșiți din calea dvs. de a fi clar, respectuos și profesional. Dacă aveți de-a face cu o situație acuzată emoțional, concentrați-vă pe validarea sentimentelor celeilalte persoane, mai degrabă decât să vă introduceți propriile opinii. Dacă comunicați cu un grup mare de oameni sau oferiți o prezentare, vă puteți adapta prin lipirea unei structuri clare, subliniind punctele cheie și de a lucra audiența pentru a-și păstra energia și atenția.

Pași

Metoda 1 din 4:

Ajustarea stilului dvs. de comunicare

1. Potriviți vocabularul dvs. publicului. Este important să puteți vorbi în diferite registre, inclusiv unele care sunt formale și altele care sunt informale. La locul de muncă sau în viața dvs. profesională, este probabil important să apară educat, informat și lustruit. Cu toate acestea, prietenii dvs. se pot aștepta să vadă o parte obișnuită personalității voastre. Schimbarea vocabularului dvs. pentru a se potrivi situației vă poate ajuta să vă conectați mai bine la oameni.

Asigurați-vă că utilizați cuvinte pe care o altă persoană o va înțelege.
De exemplu, Street Talk și Slang pot fi potrivite pentru a vorbi cu prietenii, dar pot să vă retragă cariera dacă le folosiți la locul de muncă. În mod similar, utilizarea cuvintelor mari și a limbajului profesional la locul de muncă vă poate face să apară mai inteligent, dar ar putea fi plecat și înstrăinat dacă utilizați acea limbă cu prietenii dvs.

Imaginea intitulată Adaptarea modului în care comunicați în diferite situații Pasul 2

2. Oglindă limbajul și gesturile persoanei cu care vorbești. Reflectând manierele persoanei le poate ajuta să se simtă în largul lor. De asemenea, vă face mai convingătoare. Puteți copia gesturile, postura sau alegerea cuvintelor.

Imită doar câteva dintre gesturile și alegerile lor de cuvinte. Dacă faci prea mult, atunci ar putea fi în afara persoanei.

Nu reflectați o persoană când nu ar fi văzută ca fiind potrivită. De exemplu, dacă sunteți un om care vorbește cu o femeie care ține o pungă, nu este o idee bună să vă țineți brațul de partea dvs. ca și cum deși dețineți o pungă.

Imaginea intitulată Adaptarea modului în care comunicați în diferite situații Pasul 3

3. Variază tonul pentru a se potrivi situației. Tonul poate spune ascultătorului multe despre situația. Puteți utiliza un ton serios în timp ce discutați chestiuni la locul de muncă, un ton încurajator, în timp ce evaluați un angajat sau un ton casual în timp ce vă aflați cu prietenii.

Când vă ajustați tonul, asigurați-vă că meciul dvs. de comunicare nonverbal și verbal, care va arăta sinceritate. De exemplu, un ton ferm și serios ar fi subminat dacă ați zâmbit și s-au prins. Un ton serios ar asocia mai bine cu o față sternă și gesturi limitate, în timp ce un ton încurajator se va împerechea bine cu dodding și gestru.

Metoda 2 din 4:

Tratarea angajaților și a colegilor

1. Programați întâlnirile față în față pentru subiecte noi sau complicate. Du-te cu întâlniri în persoană chiar dacă simțiți că ați putea adresa subiectului într-un e-mail sau un buletin informativ. În acest fel, veți oferi oamenilor ocazia de a pune întrebări, iar șansa de a clarifica atunci când este necesar.

De exemplu, s-ar putea să credeți că puteți explica noile reguli pentru că angajatul se rupe în mod corespunzător printr-un e-mail sau prin postarea regulilor în sala de salvare.
Dacă țineți o întâlnire față în față cu angajații dvs., puteți fi siguri că toată lumea înțelege regulile și poate fi trasă la răspundere.

Imaginea intitulată Adaptarea modului în care comunicați în diferite situații Pasul 5

2. Adresați-vă problemelor cu subordonații în întâlniri unu la unu. Evitați să le apelați în fața altor angajați, deoarece acest lucru poate crea resentimente. E-mailurile pot fi interpretate greșit, deci este mai bine să nu încercați să abordați problemele angajaților în acest mod. În schimb, programați o întâlnire în care puteți vorbi în mod privat.

Asigurați-vă că utilizați cuvintele care sunt înțelese de către individ.

Deschideți întâlnirea cu ceva de genul "Frank, am vrut să vă întâlnesc cu dvs. pentru a vorbi despre câteva probleme pe care le-am văzut în performanța dvs. în ultima vreme și cum putem lucra la ei."Aceasta va înființa un ton ferm, dar înainte, în loc de unul prea critic.

Scrieți un rezumat al întâlnirii după aceea și trimiteți-l la adresa tuturor celor implicați. Aceasta adaugă un alt nivel de claritate la comunicare.

Imaginea intitulată Adaptați modul în care comunicați diferitele situații Pasul 6

3. Utilizați mediul social profesional. Evitați difuzarea plângerilor personale sau a informațiilor confidențiale despre munca prin intermediul social media. Pe scurt, păstrați lucrurile profesionale. Dacă folosiți de obicei social media doar pentru a vă conecta cu prietenii, acest lucru ar putea însemna schimbarea atât a tonului cât și a conținutului posturilor dvs.

Păstrați posturile sociale de lucru sociale pozitive și concise: "Hei Seattle, veniți în jos la Sportul lui Tom pentru 20% din toate echipamentele de astăzi!"

Dacă interacționați cu colegii, angajații sau clienții prin intermediul social media, îndreptați-vă de atacurile personale, ventilarea, plângerile și imaginile inadecvate.

Să presupunem că tot ce postați online poate fi văzută de public.

Mulți oameni preferă să păstreze conturile sociale separate - una pentru uz personal și una pentru uz profesional.

Imaginea intitulată Adaptarea modului în care comunicați în diferite situații Pasul 7

4. Revedeți ce doriți să transmiteți dacă nu comunicați personal. Citiți un e-mail sau un text înainte de a lovi "Trimiteți."FF Trebuie să vorbești cu cineva peste telefon, Jot în jos câteva note despre ceea ce vrei să spui, înainte să faci apelul. Comunicarea care nu are loc față-în-față poate fi dificil de interpretat, deoarece nu aveți indicii de context cum ar fi tonul și expresii faciale. Asigurați-vă că sunteți complet clar:

Dacă scrieți la locul de muncă, puneți punctul principal al e-mailului dvs. în linia de subiect sau dacă într-un text, puneți-l chiar în partea de sus. Destinatarul vă va aprecia salvarea timpului prin a fi direct.

Utilizați cu atenție linia de mesaje de e-mail. Evitați subiecții vagi sau evidenți, cum ar fi "Mesajul despre muncă."În schimb, utilizați titluri specifice precum" Întâlnirea cu Bill Wyman pe 16 noiembrie!"

Dacă vorbești la telefon, folosiți indicii verbale clare, cum ar fi "Deci, Natasha, motivul pentru care chem este să vorbim despre figurile de vânzări în declin" și "Andre, vreau să mă asigur că înțeleg. Ai putea să te duci din nou peste pitch?"

Imaginea intitulată Adaptarea modului în care comunicați în diferite situații Pasul 8

5. Anulați timpul de discuții mici, dacă sunteți introvertit. Ieșiți din calea dvs. de a utiliza discuții mici, astfel încât oamenii să se simtă familiar și confortabil vorbind cu dvs. în orice context. Chiar dacă sunteți un introvertit și o discuție mică nu vine în mod natural pentru dvs., nu este dificil să găsiți modalități de a avea chat-uri neutre cu oameni.

Stick la subiecte neutre, non-controversate. De exemplu, ați putea vorbi despre emisiuni populare de televiziune, mâncare sau vechime de așteptare, vremea.

De exemplu, încercați ceva de genul "Hei, ce te-ai gândit la ultimul episod de joc de tronuri?"

Dacă vă aflați într-o poziție superioară sau de conducere, utilizarea de discuții mici vă va ajuta angajații să se simtă ca și cum vă puteți referi la ei și sunteți abordabili. Folosind discuții mici cu un manager sau un sef ajută la stabilirea unei obligațiuni, făcând mai ușor să vorbim despre mai multe chestiuni mai complexe sau mai grave.

Metoda 3 din 4:

Care se ocupă de situațiile acuzate emoțional

1. Utilizați declarațiile "I" ". Reformați lucrurile pe care doriți să le spuneți că se concentrează asupra modului în care vă simțiți sau gândiți, mai degrabă decât ceea ce a făcut o altă persoană. Care le va păstra de la senzație de atacat. De exemplu:

La locul de muncă, ați putea spune ceva de genul "Îmi amintesc că învățați acest lucru ca un nou angajat" în loc de "Nu înțelegeți cum funcționează acest lucru."
În mod similar, evitați să spuneți un prieten "vă supărați prea ușor."În schimb, spuneți ceva de genul" Simt că acesta este ceva ce vă interesează cu adevărat."

Imaginea intitulată Adaptarea modului în care comunicați în diferite situații Pasul 10

2. Legătura cu oricine este supărată. Chiar dacă o persoană vă face supărată, sau încercați doar să fiți un mediator între două partide, faceți tot ce puteți pentru a găsi un teren comun în situații emoționale. Dacă situația este încărcată emoțional, obligațiunile de forjare ajută la împiedicarea oamenilor să se simtă sub atac. Acest lucru poate împiedica, de asemenea, o persoană să meargă la defensivă.

Parteneriatul stresului în modul în care vă exprimați lucrurile. De exemplu, utilizați fraze precum "o putem face," sau "Suntem în acest sens împreună."

Imaginea intitulată Adaptarea modului în care comunicați în diferite situații Pasul 11

3. Arată empatia pentru cealaltă persoană, în loc de critici. Uneori, când oamenii sunt supărați, ei trebuie să se aerisi și pentru cineva să le audă. Arată că vă luați serios preocupările și sunteți dispus să încercați să înțelegeți ce se întâmplă. Aceasta înseamnă că va trebui să vă adaptați modul în care comunicați, să vă concentrați mai mult pe reflectarea a ceea ce spune cealaltă persoană.

Încercați să spuneți lucruri cum ar fi "Am auzit cu siguranta de ce esti suparat," sau "Ai avut dreptate, asta ar fi iritant pentru oricine."

Evitați să spuneți lucruri precum "Nu ar trebui să vă supărați de acest lucru" sau "Nu înțeleg de ce vă deranjează", chiar dacă acesta este modul în care vă simțiți de fapt.

Imaginea intitulată Adaptarea modului în care comunicați diferitelor situații Pasul 12

4. Ieșiți din calea dvs. pentru a arăta respect. Defuzarea unei situații acuzate emoțional vă cere să recunoașteți valoarea și valoarea celorlalți, astfel încât să nu se simtă neputincioși sau invalidați. Partajați declarațiile care exprimă ceea ce au făcut alții bine sau drepturile și puterile pe care le au, cum ar fi:

"Chiar ai muncit din greu, nu-i așa??"

"Cred că ați tratat acest lucru cu o mulțime de răbdare."

Metoda 4 din 4:

Comunicarea cu grupurile mari

1. Adaptați prezentarea dvs. pentru a vă potrivi publicului. Este important să cunoașteți publicul dvs. astfel încât să vă puteți modela mesajul pentru a le potrivi. Ar trebui să știți cine va fi în audiență, puțin despre fundalul lor și de ce participă la prezentarea dvs. Cu cât aveți mai multe informații, cu atât mai bine vă puteți modela prezentarea.

De exemplu, dacă prezentați unui grup de directori care vă sunt deasupra dvs. în ierarhia companiei, atunci limba dvs. ar trebui să fie profesionistă și lustruită, cu glume sau slunguri rămase. Cu toate acestea, poate doriți să includeți glume, slang și un limbaj simplu dacă vorbiți cu un grup clasat sub tine, deoarece acest lucru poate ajuta la ușurarea oricărei tensiuni în cameră.
Fiți conștienți de fundalul oamenilor din audiență pentru a vă asigura că nu utilizați limbi sau exemple care sunt ofensive.

Imaginea intitulată Adaptarea modului în care comunicați în diferite situații Pasul 14

2. Hartă ce vrei să spui. Pentru a comunica în mod clar cu un grup mare, aveți nevoie de un plan pentru ce să spuneți, spre deosebire de când aveți o discuție informală cu câțiva oameni. În caz contrar, veți risca să pierdeți atenția ascultătorilor dvs. Planificați:

Punctele cheie pe care doriți să le subliniați. De exemplu, dacă introduceți noua strategie de vânzări cu 3 puncte, planificați să obțineți puțin mai tare atunci când menționați fiecare punct pentru prima dată.

Momente când ați putea dori să încetini (cum ar fi să introduceți informații noi sau complicate).

Locurile naturale în discuția dvs. când puteți întrerupe, cum ar fi după introducerea fiecărui punct al unei strategii de vânzări cu trei puncte. Acest lucru oferă timp pentru ca informațiile să se scufunde.

Imaginea intitulată Adaptarea modului în care comunicați în diferite situații Pasul 15

3. SignPost puncte cheie în discuția dvs. Utilizați fraze cheie pentru a ajuta la conturul punctelor majore din discuția dvs. Poate fi greu de urmărit prezentări orale, dar aceste "semnalizări" ajută audiența dvs. să țină pasul. Fraze bune de trasare includ:

"Trecând peste..." (pentru a introduce un nou punct).

"Așa cum am spus anterior,...." (pentru a reaminti publicul din punctul dvs. principal).

"Pentru a înfășura lucrurile...." (pentru a le spune că vă apropiați de sfârșit).

Spuneți oamenilor când veți răspunde la întrebări. Ai putea spune, "Vă rugăm să salvați întrebările până la sfârșit și mă voi asigura că sunt răspunsuri."

Imaginea intitulată Adaptați modul în care comunicați diferitele situații Pasul 16

4. Creați ajutoare vizuale pentru a accentua punctele-cheie. Puneți împreună o prezentare simplă. Utilizați prezentarea de diapozitive ca o modalitate de a accentua punctele cheie, pentru a le explica în detaliu. În caz contrar, audiența dvs. se va uita doar la diapozitive în loc să acorde atenție la ceea ce spuneți.

Utilizați numai o cantitate mică de text sau material vizual pe diapozitiv. De exemplu, dacă prezentați trei obiective pentru anul următor al organizației dvs., faceți un diapozitiv care spune "Obiectivul 1: stimularea membrilor 10%."

Aceasta este suficientă informații pentru a reaminti publicului cuvântul pe care doriți să-l faceți, dar nu atât de mult încât vor înceta să acorde atenție.

Imaginea intitulată Adaptarea modului în care comunicați în diferite situații Pasul 17

5. Interacționați cu publicul dvs. Includeți pauze în prezentarea dvs., întrebându-vă și încurajați oamenii să solicite întrebări, dacă au nevoie de clarificare cu privire la oricare dintre prezentări. De asemenea, puteți adresa persoanelor din audiență direct, fie prin nume, fie prin căutarea lor în ochi. Acest lucru ajută la punerea în continuare, deține atenția publicului și crește cantitatea de informații pe care o iau de la discuția dvs.

Partajați pe rețeaua socială:

Cum să vă adaptați modul în care comunicați situații diferite

Pași