Cum de a computeriza operațiunile de afaceri (cu imagini)

Computerizarea operațiunilor de afaceri reprezintă o modalitate eficientă de a eficientiza procesele de afaceri, gestionează cu exactitate cantități mari de informații și date și de a realiza mai multă muncă în mai puțin timp. Publicitatea, contabilitatea, gestionarea informațiilor despre clienți și comunicațiile interoffice sunt procese de afaceri care beneficiază de computerizare. Decizia de a calcula operațiunile de afaceri necesită informații de la toate nivelurile organizației. Detalii importante trebuie luate în considerare, inclusiv deciziile privind achizițiile hardware și software, nevoile de formare a informațiilor specializate și o abordare sistematică a introducerii și gestionării datelor.

Pași

Partea 1 din 3:

Evaluarea opțiunilor de computerizare

1. Brainstorm și zone de cercetare în care computerizarea ar putea fi utilă. Să ia timp pentru a lua în considerare ceea ce ar putea fi automatizat pentru a vă îmbunătăți operațiunile de afaceri. Gândiți-vă la munca intensă de muncă care ar putea fi simplificată sau îmbunătățită cu software-ul. Alternativ, ia în considerare sistemele care ar putea fi susținute (cum ar fi contabilitatea sau înregistrările de personal). Cereți altor proprietari de afaceri ceea ce au automatizat și cum le-a afectat operațiunile.

De asemenea, puteți citi publicațiile comerciale și jurnalele din industrie pentru a obține idei de computerizare.

Imagine intitulată Computerizare Operațiuni de afaceri Pasul 2

2. Consultați cu toți membrii personalului. Faceți cunoștință cu conducătorii și șefii departamentului. Cereți-i să facă o listă a tuturor activităților care pot fi computerizate. Scrierile de salarizare de mână și etichetele plicurilor, calcularea manuală a totalurilor de produse și a impozitului pe vânzări, iar producția de flier de externalizare la imprimante sunt doar câteva exemple de sarcini care pot fi făcute în cadrul unui computer.

Cereți managerilor să se întâlnească cu angajații lor. Includeți angajații la toate nivelurile de afaceri în conversație pentru a implementa un sistem care beneficiază de toată lumea.

De exemplu, un șofer de livrare al cărui loc de muncă principal este de a livra bunuri poate economisi timp de la o investiție a companiei într-un sistem GPS, mai degrabă decât să scriu direcții cu mâna sau să consulte o hartă.

Imagine intitulată Computeriza Operațiuni de afaceri Pasul 3

3. Luați în considerare utilizarea software-ului de contabilitate. Primul pas Multe întreprinderi iau în computerizarea operațiunilor lor este utilizarea software-ului de contabilitate. Acest software vă permite să urmăriți conturile dvs., să vă plătiți angajații, să creați situații financiare și să depuneți taxele (sau puteți oferi unele dintre aceste opțiuni în funcție de software-ul pe care îl alegeți). De asemenea, se poate asigura că datele dvs. financiare sunt susținute în afara cazului în cazul în care aveți nevoie. Software-ul de contabilitate poate înlocui păstrarea cărților fizice care pot fi dezorganizate sau intensive de muncă cu orice versiune de computer ușor de accesat.

Unele opțiuni plătite includ QuickBooks și Freshbook-uri.

Cu toate acestea, puteți utiliza, de asemenea, software de contabilitate gratuit, cum ar fi contabilitatea valurilor.

Imagine intitulată Computeriza Operațiuni de afaceri Pasul 4

4. Utilizați computerele pentru comunicații și / sau marketing. Cele mai multe întreprinderi mici folosesc deja e-mailuri și, probabil, faxuri de calculatoare pentru a efectua comunicații de afaceri. Aceste metode permit costuri mai mici, modalități mai ușoare de a comunica și trimite informații clienților și furnizorilor. Cu toate acestea, software-ul poate fi, de asemenea, utilizat pentru eforturile de marketing. De exemplu, e-mailul poate fi folosit pentru a trimite un buletin informativ sau detalii despre un nou produs clienților existenți.

Software-ul de marketing mai complicat permite companiilor să urmărească informațiile despre clienți, să urmeze conduceri și să creeze campanii de marketing.

Exemplele includ Marketo, Airthru și Vocus.

Imagine intitulată Computeriza Operațiuni de afaceri Pasul 5

5. Obțineți design specializat sau software de fabricație. Dacă afacerea dvs. a implicat proiectarea și fabricarea produselor, software-ul poate ajuta foarte mult procesul de creare a produselor. Software-ul de proiectare vă permite să creați modele virtuale ale produsului dvs. și să executați teste pe acesta, fără a crea nici un prototip. În plus, acest software poate fi legat de programele de fabricație care controlează mașinile, permițându-vă să efectuați întregul proces de creare pe computer.

Tipul de software utilizat va depinde de industria dvs., de tipul de produs și de mașini. Căutați online pentru designul și fabricarea pachetelor software specifice nevoilor dvs.

Imagine intitulată Computeriza Operațiuni de afaceri Pasul 6

6. Utilizați software-ul pentru a gestiona inventarul. Software-ul de inventar Ajutoare în comanda, primirea, urmărirea și transportul de stocare a inventarului. Acest software ar putea, de asemenea, să funcționeze cu software-ul contabil și / sau sisteme electronice de gestionare a inventarului pentru a vă automatiza operațiunile. Acest lucru vă permite să controlați mai ușor inventarul dvs., reducând contracția de inventar și îmbunătățirea eficienței.

Exemplele includ managerul de depozit 3PL, BizSlate și Cin7.

Imagine intitulată Computeriza Operațiuni de afaceri Pasul 7

7. Gestionați HR și programarea. Software-ul poate fi, de asemenea, utilizat pentru a gestiona o parte din relația dvs. de angajați. Pentru unul, pachetele de software HR vă permit să plătiți, la bord și să acordați concediu angajaților dvs. De asemenea, vă pot permite să gestionați beneficiile angajaților sau să vă ocupați de detalii specifice contractorilor independenți, în funcție de software-ul pe care îl alegeți.

Exemplele includ Zenefits, Sumhr și Bamboohr.

În plus, alte software pot fi utilizate pentru a gestiona planificarea lucrătorilor orare și / sau întâlniri ale clienților. Aceste programe simplifică și îmbunătățesc procesul de programare, reducând posibilele erori și întâlniri uitate.

Exemplele includ când lucrez, genbook și booker.

Partea 2 din 3:

Instalarea sistemelor informatice

1. Alegeți pachetul de software sau software potrivit. Selectați zonele în care software-ul ar putea îmbunătăți cele mai multe operațiuni. Apoi, software-ul de cercetare și pachetele software (grupuri de programe interconectate) care îndeplinesc nevoile dvs. și se potrivesc în cadrul bugetului dvs. Asigurați-vă că nu vă aruncați întregul buget pe software, deoarece încă mai trebuie să cumpărați hardware și să plătiți pentru costuri accidentale, cum ar fi instruirea angajaților, instalarea sistemului și software-ul de securitate.

Asigurați-vă că investigi software-ul open source. Este posibil ca acesta să nu aibă toate caracteristicile de care aveți nevoie în unele cazuri, dar este gratuit și ar putea servi ca o bună introducere la computerizare.
Programe precum SugarCRM (pentru managementul clienților) și facturile simple (pentru facturare) sunt disponibile gratuit online.

Imagine intitulată Computerizare Operațiuni de afaceri Pasul 9

2. Identificați nevoile dvs. hardware. Verificați pachetele software pentru cerințele hardware. Asigurați-vă că ați notat puterea de procesare necesară, memoria (RAM), cardurile grafice și sistemul de operare. În majoritatea cazurilor, software-ul va lista cerințele minime, astfel încât să puteți lua în considerare fotografiere un pic mai mare, astfel încât sistemul dvs. nu trebuie să fie actualizat dacă decideți să schimbați software-ul în câțiva ani. Știind ce tip de putere hardware aveți nevoie va ajuta la ghidul căutării computerului.

Imagine intitulată Computeriza Operațiuni de afaceri Pasul 10

3. Opțiuni hardware de cercetare de cercetare. Consultați un expert în calculator, explicați procesele afacerii dvs. și cereți recomandări hardware. Tipul de afaceri pe care îl executați, cantitatea de informații pe care trebuie să o procesați și să salvați și viteza cu care trebuie accesate datele sunt considerații importante în alegerea hardware-ului de calculator.

Majoritatea banilor pe care îi cheltuiți vor fi probabil pe computerele personale pentru dvs. și pentru angajații dvs. Prima dvs. alegere este între desktop-uri și laptop-uri. Ambele oferă aceleași capacități (cu excepția cazului în care aveți nevoie de hardware foarte puternic pentru a rula programe complexe), dar laptopurile sunt cele mai scumpe.

Cu toate acestea, ei oferă, de asemenea, mai multă flexibilitate și ar putea încuraja colaborarea (angajații se pot mișca în jurul biroului cu laptop-uri).

Amintiți-vă să căutați, de asemenea, în perifericele computerului, dacă este necesar. De exemplu, este posibil să aveți nevoie de monitoare suplimentare, imprimante, hard diskuri externe, scanere sau tablete pentru anumite programe sau pentru a ajuta la operațiunile dvs.

Imagine intitulată Computeriza Operațiuni de afaceri Pasul 11

4. Aranja pentru instalații de calculator. După luarea deciziilor privind opțiunile hardware și software, aranjați instalarea computerelor. Dacă este un birou mic, sarcina poate fi la fel de simplă ca și conectarea la computerele. Dacă firma hardware sau software pe care ați achiziționat-o de la instalarea ofertelor, asigurați-vă că profitați de acest lucru. Asigurați-vă că sistemele dvs. sunt în curs de desfășurare înainte de frunzele de instalare.

Dacă computerele dvs. trebuie să fie conectate unul la altul pentru a partaja documente, configurați o rețea. Angajați un administrator de rețea temporar sau permanent pentru a vă stabili acest lucru.

Imagine intitulată Computeriza Operațiuni de afaceri Pasul 12

5. Asigurați-vă sistemul informatic. Consultați un specialist în domeniul securității calculatorului pentru a selecta cel mai bun software antivirus. Explorați opțiunile software pentru asigurarea datelor confidențiale, cum ar fi informațiile despre plățile clienților și informațiile personale ale angajaților. Ar trebui să cumpărați un program care oferă protecție cum ar fi antivirus, firewall și detectarea intruziunilor rețelei. Pentru mai multe companii sensibile la date, puteți să o faceți un pas mai departe cu diverse instrumente de identificare a angajaților.

Partea 3 din 3:

Incorporarea sistemelor informatice

1. Configurați sesiuni de instruire pentru toți angajații. Membrii personalului pot avea diferite grade de confort și competență cu computere și software specializat. Aranja ca angajații să fie instruiți cu privire la toate activitățile informatice necesare pentru sarcinile atribuite. Pentru sisteme complicate, este posibil să doriți să aveți angajați vânzător sau de serviciu.

Asigurați-vă că sesiunile de instruire sunt aprofundate, în special pentru sarcinile critice.
Dacă afacerea dvs. este o clinică medicală, de exemplu, asigurați-vă că toți medicii și asistenții medicali sunt bine instruiți cu privire la modul de introducere și accesare a informațiilor critice ale pacienților.

Imagine intitulată Computeriza Operațiuni de afaceri Pasul 14

2. Porniți un proces organizat și logic pentru introducerea datelor. Începeți cu sarcini și proiecte de înaltă prioritate cu termene de presare. Implementați un sistem la un moment dat, astfel încât operațiunile dvs. să nu fie blocate prin implementarea lentă a sistemului. Scopul dvs. global ar trebui să fie să integrezi rapid și fără probleme.

De exemplu, dacă afacerea dvs. va computeriza declarațiile de salarizare, prioritizați această sarcină pentru a vă asigura verificările de salarizare în timp util.

Luați în considerare angajarea lucrătorilor temporari pentru introducerea datelor dacă există o sumă semnificativă. Acest lucru permite angajaților dvs. obișnuiți să continue să-și facă locurile de muncă fără întrerupere.

Imagine intitulată Computeriza Operațiuni de afaceri Pasul 15

3. Păstrați toate documentele de copiere. În cazul în care se fac greșeli în introducerea datelor sau în salvarea datelor noului sistem, puteți pierde toate datele dvs. Pentru a preveni acest lucru, păstrați toate documentele de copiere greu, cum ar fi facturile, înregistrările clienților, informațiile despre angajați și alte documente care conțin detalii importante.

Imagine intitulată Computeriza Operațiuni de afaceri Pasul 16

4. Investiți într-un sistem de rezervă.Consultați un specialist în calculator pentru a alege cel mai bun sistem de backup pentru nevoile afacerii dvs. Dacă afacerea dvs. este mică, ați putea alege să copiați manual datele dvs. pe un dispozitiv de stocare portabil în mod regulat. Pentru întreprinderile mai mari, opțiunile includ automatizarea procedurii de rezervă prin furnizorii de stocare online și serverul de backup.

În mod ideal, backup-urile trebuie păstrate în afara amplasamentului, fie fizic, fie online în cloud Storage.