Cum de a crea un plan de continuitate a afacerii

BCPS oferă proceduri pentru modul în care angajatorii și angajații vor rămâne în contact și vor continua să-și facă locurile de muncă în caz de dezastru sau de urgență, cum ar fi un incendiu la birou.Din păcate, multe companii nu iau niciodată timp pentru a dezvolta un astfel de plan, de obicei pentru că nu simt că este necesar. Cu toate acestea, crearea unui BCP cuprinzător vă va permite să îmbunătățiți capacitatea companiei dvs. de a continua afacerea ca de obicei în timpul sau după întreruperi semnificative ale operațiunilor de afaceri.

Pași

Metoda 1 din 4:
Înțelegerea a ceea ce face un plan bun de continuitate a afacerii
  1. Imaginea intitulată Crearea unui plan de continuitate a afacerii Pasul 1
1. Să accepte potențialele amenințări și riscuri cu care se confruntă compania dvs. Posibilitatea unei întreruperi de închidere a operațiunilor de afaceri este înfricoșătoare pentru a vă gândi, dar ar trebui să fiți întotdeauna pregătiți și dispuși să acceptați că riscurile și amenințările pot provoca turbulențe pentru afacerea dvs. Odată ce puteți accepta că neplanificarea pentru riscuri și amenințări pot avea rezultate devastatoare privind operațiunile de afaceri, puteți efectua un plan care să asigure că atât bunurile și personalul afacerii dvs., sunt suficient de protejate.
  • Faceți o listă cu riscurile posibile și impactul acestora asupra companiei dvs. De exemplu, moartea unei persoane cheie nu va duce în mod obișnuit la închiderea ușilor pentru o vreme, dar poate influența grav rezultatele, relațiile furnizorilor și serviciul clienți.
  • După identificarea riscurilor, sortați-le prin impact și mijloacele de trai pentru a vă prioritiza planificarea.
  • Imaginea intitulată Creați un plan de continuitate al afacerii Pasul 2
    2. Nu confunda planurile de continuitate a afacerii cu planuri de redresare a dezastrelor. Planurile de continuitate de afaceri sunt uneori denumite planuri de recuperare a dezastrelor, iar cele două au multe în comun. Planurile de recuperare a dezastrelor ar trebui orientate spre recuperarea afacerilor după un dezastru și atenuând consecințele negative ale unui dezastru. În schimb, planurile de continuitate de afaceri se concentrează pe crearea unui plan de acțiune care se concentrează pe prevenirea consecințelor negative ale unui dezastru de la care apar.
  • Imaginea intitulată Creați un plan de continuitate de afaceri Pasul 3
    3. Luați în considerare potențialele amenințări / riscuri cu care se confruntă compania. Planurile de analiză a impactului de afaceri iau în considerare consecințele potențiale ale afacerii dvs. atunci când capacitatea de a funcționa și de a procesa a fost întreruptă de o amenințare sau de risc. Ca rezultat, crearea unei BIA vă permite să determinați ce probleme, riscuri și amenințări pe care intenția dvs. de continuitate a afacerii trebuie să o abordeze. Ar trebui să luați în considerare posibilele efecte o întrerupere a operațiunilor de afaceri, cum ar fi:
  • Venituri pierdute și vânzări
  • Creșterea cheltuielilor
  • Deferarea clientului / nemulțumire
  • Întârzierea livrării serviciilor
  • Amenzi de reglementare
  • Întârzierea / incapacitatea de a începe planurile de afaceri viitoare.
    • Metoda 2 din 4:
    Determinarea resurselor cheie de recuperare
    1. Imaginea intitulată Crearea unui plan de continuitate a afacerii Pasul 4
    1. Faceți o listă de personal intern cheie. După apariția unui eveniment care perturbă operațiunile normale de afaceri, va trebui să mobilizați rapid personalul cheie pentru a executa cu succes un BCP. Creați o listă de personal intern și backup-uri --- aceștia sunt angajații care completează poziții fără de care afacerea dvs. absolut nu poate funcționa. Face lista la fel de mare ca este necesar, dar cât mai mică posibil.
    • Faceți o listă a întregului personal intern cu toate informațiile de contact, inclusiv telefonul de afaceri, telefonul de acasă, telefonul mobil, pager, e-mail de afaceri, e-mail personal și orice altă modalitate posibilă de a le contacta într-o situație de urgență în care comunicațiile normale ar putea fi indisponibile.
    • Luați în considerare funcțiile de activitate sunt necesare critice pentru a continua operațiunile în fiecare zi. Ar trebui să vă gândiți la cine umple aceste poziții atunci când titularul principal este în vacanță.
    • Amintiți-vă că personalul cheie nu include doar directori de rang înalt. De exemplu, un grefier de creanță la nivel scăzut până la mijlocul la nivel mediu ar putea fi responsabil pentru procesarea rapoartelor care afectează împrumuturile AR sau colecțiile, care afectează foarte mult valoarea veniturilor din exploatare disponibile. Funcționarul de încasat conturi ar trebui să fie considerat personal cheie, deoarece funcțiile funcțiilor persoanei de activitate facilitează accesul companiei la capitalul furnizat de prelucrarea creanțelor și colectarea de fonduri.
  • Imaginea intitulată Creați un plan de continuitate de afaceri Pasul 5
    2. Document Echipamente de afaceri critice. Computerele de afaceri la fața locului conțin adesea cele mai importante informații pe care tu și angajații dvs. trebuie să puteți accesa chiar și atunci când lucrați off-site. Ar trebui să faceți o listă de echipamente / date critice și să creați o strategie pentru accesul securizat în cazul unei întreruperi.Nu uitați software-ul care ar fi adesea considerat echipament critic, mai ales dacă este software specializat sau dacă nu poate fi înlocuit.
  • Această listă ar trebui să includă includerea parolelor, datele de identificare și locația fișierelor cheie.
  • Unele companii nu pot funcționa chiar și câteva ore fără un aparat de fax.Vă bazați foarte mult pe mașina dvs. de copiere?Aveți imprimante speciale pe care trebuie să le aveți absolut?
  • Imagine intitulată Creați un plan de continuitate de afaceri Pasul 6
    3. Identificați documentele critice. Ar trebui să compilezi toată documentația necesară pentru a începe afacerea din nou în cazul unui incendiu sau alt dezastru care distruge documentele critice situate la fața locului. Asigurați-vă că aveți copii alternative în depozitarea fizică și modalitățile de accesare a documentelor critice, cum ar fi articolele de încorporare și alte lucrări juridice, facturi de utilitate, informații bancare, documente HR critice, lucrări de închiriere a clădirilor, declarații fiscale și alte documente critice.
  • Ar trebui să luați în considerare ce ar fi planul de acțiune dacă ar exista o pierdere totală a facilităților.Știți când să plătiți împrumutul pentru vehiculele companiei dvs?Cui trimiteți plata pentru serviciile dvs. de e-mail?
  • Imaginea intitulată Creați un plan de continuitate al afacerii Pasul 7
    4. Identificați cine poate telecomun. În cazul în care operațiunile de afaceri nu pot continua la locația obișnuită, telecomunicarea de la domiciliu este o modalitate excelentă pentru ca angajații să continue să lucreze ca de obicei. Abilitatea angajaților dvs. de a lucra, chiar și atunci când este departe de birou, va însemna că cel puțin unele dintre întârzierile în muncă performante ca de obicei pot fi evitate. Unii oameni din compania dvs. ar putea fi perfect capabili să efectueze afaceri de la un birou de acasă.
  • Aflați cine poate și cine nu poate lucra de acasă din cauza limitărilor de conectivitate la Internet sau a altor probleme și asigurați-vă că vă furnizați angajaților resursele necesare pentru telecomunicații.
    • Metoda 3 din 4:
    Crearea planului de continuitate a afacerii
    1. Imaginea intitulată Crearea unui plan de continuitate a afacerii Pasul 8
    1. Identificați opțiunile de echipamente de urgență. Opțiunile echipamentelor de urgență sunt alternative de echipamente accesibile care pot fi utilizate dacă și când operațiunile normale de afaceri sunt perturbate.
    • Unde ați închiria camioane dacă un dezastru deteriorat sau distrus vehiculele utilizate în cursul obișnuit al afacerii?Unde ați închiriza computere?Puteți utiliza o priză de servicii de afaceri pentru copii, fax, imprimare și alte funcții critice?
    • Furnizorii de echipamente alternative nu trebuie identificate în mod specific, cu excepția cazului în care sunt unice și un aranjament a fost deja negociat (foarte rar).
    • Este mai important să se identifice serviciile, echipamentele și / sau resursele Un înlocuitor trebuie să poată furniza. Personalul cheie, însărcinat cu responsabilitatea de a gestiona relația cu înlocuitorul trebuie să aibă autoritatea necesară pentru a lua decizii relevante.
  • Imagine intitulată Creați un plan de continuitate de afaceri Pasul 9
    2. Identificați locația dvs. de urgență. Acesta este locul pe care îl veți desfășura activitatea în timp ce birourile primare nu sunt disponibile.
  • Ar putea fi un hotel - multe dintre ele au facilități de afaceri foarte bine echipate pe care le puteți utiliza.Ar putea fi unul dintre birourile contractorilor dvs. sau biroul avocatului dvs.
  • O instalație de închiriere de depozitare lângă site-ul dvs. obișnuit ar putea fi un loc minunat pentru a reloca și a stoca produse într-un vârf.
  • Poate că telecommutarea pentru toată lumea este o opțiune viabilă.
  • Dacă aveți o locație temporară identificată, includeți o hartă la locația din BCP. Oriunde este, asigurați-vă că aveți toate informațiile de contact adecvate (inclusiv numele oamenilor).
  • Imaginea intitulată Crearea unui plan de continuitate a afacerii Pasul 10
    3. A face o "Cum-To" secțiunea din BCP. Ar trebui să includă instrucțiuni pas cu pas cu privire la modul de executare a BCP și adresa ce să facă, cine ar trebui să o facă și cum ar trebui să o facă. Listează fiecare responsabilitate și scrieți numele persoanei atribuite acestuia.De asemenea, faceți inversul: pentru fiecare persoană, enumerați responsabilitățile.În acest fel, dacă doriți să știți cine ar trebui să sunați la compania de asigurări, puteți căuta în sus "Asigurare", Și dacă vrei să știi ce face Joe Doe, poți să te uiți sub "Joe" pentru acele informații.
  • Imaginea intitulată Creați un plan de continuitate de afaceri Pasul 11
    4. Documentați contacte externe. Dacă aveți vânzători sau contractori critici, construiți o listă specială de contacte care include o descriere a companiei (sau a individului) și a oricăror alte informații absolut critice despre acestea, inclusiv informații de contact ale personalului cheie.
  • Includeți în lista dvs. oameni ca avocații, bancheri, consultanți IT...oricine este posibil să fie necesar să sunați pentru a vă ajuta cu diverse probleme operaționale.
  • Nu uitați companiile de utilități, birourile municipale și comunitare (poliție, incendiu, apă, spitale) și oficiul poștal!
  • Imaginea intitulată Crearea unui plan de continuitate a afacerii Pasul 12
    5. Puneți informațiile împreună! Un BCP este inutil dacă toate informațiile sunt împrăștiate în locuri diferite. Un BCP este un document de referință și ar trebui să fie păstrat împreună în ceva de genul unui liant cu 3 inele.
  • Faceți o mulțime de copii și dați unul pentru fiecare dintre personalul dvs. cheie.
  • Păstrați mai multe copii suplimentare într-o locație în afara amplasamentului, acasă și / sau într-o cutie de siguranță.
    • Metoda 4 din 4:
    Implementarea planului dvs. de continuitate a afacerii
    1. Imaginea intitulată Crearea unui plan de continuitate a afacerii Pasul 13
    1. Comunicați BCP angajaților relevanți. Asigurați-vă că toți angajații care ar putea fi potențial afectați de o întrerupere au citit și înțeleg BCP. Să ia timp pentru a se asigura că angajații sunt conștienți de rolurile lor relevante în implementarea și executarea politicii.
  • Imagine intitulată Creați un plan de continuitate de afaceri Pasul 14
    2. Furnizați informații esențiale ale planului BCP către personalul non-cheie. Nu lăsați lucrurile la întâmplare! Chiar dacă personalul cheie este informat despre rolul lor sub BCP, ar trebui să vă asigurați că toți angajații sunt conștienți de procedurile de evacuare a clădirilor, precum și de locații de urgență. În acest fel, absența imprevizibilă a personalului-cheie nu va împiedica personalul non-cheie să știe cum să răspundă la întreruperile operațiunilor de afaceri.
  • Imagine intitulată Creați un plan de continuitate de afaceri Pasul 15
    3. Planificați modificarea și actualizarea BCP. Indiferent cât de bun BCP, este probabil ca să existe evenimente perturbatoare care nu sunt prevăzute în planul dvs. Fiți deschisi la actualizarea și / sau modificarea BCP în funcție de informații suplimentare și / sau circumstanțe modificate. De fiecare dată când se schimbă ceva, actualizați toate copiile BCP și nu lăsați-o să nu depășească data.

    • Video

    Prin utilizarea acestui serviciu, unele informații pot fi împărtășite cu YouTube.

    sfaturi

    Nu vă bazați pe un seif ignifug pentru a stoca suportul dvs. de calculator.Cele mai multe seifuri ignifugă sunt proiectate pentru hârtie - un CD, DVD, dischetă sau o bandă magnetică se va topi.Obțineți un mass-media în siguranță pentru acele articole.Mai bine, încărcați datele în afara amplasamentului pe o platformă cloud!
    Partajați pe rețeaua socială:
    Similar