4 modalități de a dezvolta un sistem de inventar

Un sistem eficient de inventar este o componentă indispensabilă a oricărei operațiuni de vânzare cu amănuntul sau de fabricație. Scopul principal al unui sistem de inventar cu amănuntul este de a menține cu acuratețe un număr fizic de produse, bunuri și materiale stocate într-un depozit sau în magazie. Odată stabilit, un sistem de inventar poate fi utilizat pentru a controla și menține bunurile depozitate, asigurând că inventarul nu este pierdut pentru a se defecta sau furtul.

Pași

Metoda 1 din 4:

Dezvoltarea sistemului de stocare pentru a facilita numărarea

1. Organizați produsele inventariate cu contoarele în minte. Eficacitatea unui sistem de inventar este puternic dependentă de acuratețea cu care sunt luate în considerare elementele care sunt inventate. Numărarea inexactă a produselor sau a mărfurilor cauzează adesea discrepanțe în contabilitate, urmărire a vânzărilor, supra-comandă și supra-producție, printre alte probleme. Un sistem ineficient de stocare va afecta în mod semnificativ costul de urmărire a inventarului prin creșterea timpului necesar pentru finalizarea procesului.

Concentrați-vă pe realizarea inventarului dvs. ușor de accesat, separați și numărați. Lucrați la furnizarea vizibilității, ușurința etichetării și a unei organizații simple, astfel încât contoarele dvs. să poată accesa rapid fiecare element.

Imaginea intitulată Dezvoltați un sistem de inventar Pasul 2

2. Luați în considerare cerințele de stocare. Calculați dimensiunile fizice necesare pentru a stoca inventarul dvs. Acesta ar putea fi un depozit întreg sau un dulap mic, în funcție de mărimea produselor sau materialelor dvs. și a volumului dvs. de vânzări. De asemenea, trebuie să luați în considerare orice condiții speciale necesare pentru depozitare, cum ar fi controlul temperaturii sau umidității.

De asemenea, pot exista legi de stat sau federale care dictează modul în care vi se cere să stocați anumite tipuri de inventar, în special pentru elemente periculoase sau controlate.

Imaginea intitulată Dezvoltați un sistem de inventar Pasul 3

3. Design rafturile de depozitare pentru a oferi o linie clară de vedere fiecărui element. Aranjați produsele stocate astfel încât cei responsabili pentru luarea inventarului să poată accesa și să numeri cu ușurință fiecare element individual. Etichetați totul astfel încât să fie ușor de recunoscut și inventarul poate fi plasat în zona corespunzătoare.

Alegeți și configurați rafturi de stocare și recipiente în funcție de tipul de inventar pe care îl veți depozita în ele. Luați în considerare dimensiunea necesară, înălțimea și atributele speciale ale coșurilor sau rafturilor atunci când alegeți a ta.

De exemplu, gândiți-vă la cât de greu va fi un raft plin de inventarul dvs. și va alege un sistem de rafturi care îndeplinește sau depășește această cerință de greutate.

Rețineți că inventarul ținut pe rafturile magazinului trebuie, de asemenea, să fie luat în considerare într-un sistem de inventar.

De asemenea, puteți utiliza sloturi pentru a îmbunătăți ușurința utilizării. Sloturile se referă la plasarea inventarului într-o manieră eficientă. De exemplu, elementele livrate în mod obișnuit pot fi plasate aproape unul de celălalt în depozit.

În plus, inventarul ar trebui să fie stabilit astfel încât inventarul cu cea mai mare cifră de afaceri este cea mai accesibilă. Slotting ar trebui să fie planificat de la început și apoi revizuit în timp pentru a ține cont de elementele noi și modificările solicitării sau operațiunilor. În mod ideal, slotting ar trebui să fie reluat săptămânal sau chiar zilnic.

De asemenea, ar trebui să luați în considerare scăderea de obiecte ușor vândute și învechite cât mai repede posibil. Șansele pe care le vor vinde sunt scăzute și de multe ori aceste elemente vă costă mai mult pentru a stoca decât vor aduce.

Imaginea intitulată Dezvoltarea unui sistem de inventar Pasul 4

4. Luați în considerare un sistem de coduri de bare. Dacă aveți o cantitate mare de inventar, veți avea nevoie de o modalitate de a urmări inventarul fără a se referi la fiecare element după nume. Cea mai simplă modalitate de a face acest lucru este printr-un sistem de coduri de bare. Obțineți un scaner pe care îl puteți utiliza pentru a scana inventarul în și afară și pentru a efectua contorizarea inventarului. Cu toate acestea, dacă aveți foarte puține elemente sau tipuri de articole, este posibil să puteți utiliza un sistem vizual simplu. Puteți trece apoi la un sistem de coduri de bare dacă sistemul dvs. vizual devine prea consumator de timp sau inexact.

Asigurați-vă că scanerul este proiectat pentru mediul dvs. De exemplu, un spital ar putea avea nevoie de scanere care pot fi sterilizate.

De asemenea, veți avea nevoie de o imprimantă de coduri de bare pentru a eticheta rafturile sau spațiile în care este stocat elementul cu codul de bare.

Dacă executați o operație mică, puteți alege să descărcați pur și simplu o aplicație care permite transformarea telefoanelor mobile ale angajaților dvs. în scanere.

Imaginea intitulată Dezvoltați un sistem de inventar Pasul 5

5. Formatați o foaie de calcul a inventarului pentru a servi ca o înregistrare principală a fiecărui inventar luat. Deschideți o foaie de calcul într-un program cum ar fi Excel, pagini sau coli Google pentru a începe. Creați-vă categoriile folosind coloane într-o foaie de calcul, listați articolele dvs. de inventar în jos în rânduri. Un sistem eficient de inventar ar trebui să includă următoarele categorii de rubrică ale coloanei:

Utilizați o coloană intitulată "Data contelui" Pentru a înregistra data actuală.

Folosește "Cantitatea anterioară" Coloana pentru a înregistra cantitatea acestui articol din ultimul număr.

Folosește "Cantitate pe mâna" Coloana pentru înregistrarea numărului total pentru fiecare element.

Include o unitate de măsură.

Folosește "descrierea produsului" Coloana pentru a furniza o descriere a articolului (ele) care este numărată.

Folosește "Construi-la" Coloana pentru a reprezenta cantitatea de elemente necesare la îndemână pentru a răspunde cererii proiectate.

Folosește "Suma vândută" Coloana pentru a reprezenta cantitatea de articole vândute în perioada anterioară.

Folosește "Costul procentului de vânzări" Coloana pentru a reprezenta costul fiecărui element ca procent din costul vânzărilor totale.

Folosește "Suma pentru a produce sau a reordona" Coloana pentru a produce automat numărul de elemente de cumpărare sau de a produce pentru a satisface cererea următoarei perioade de vânzări.

De asemenea, puteți utiliza software de contabilitate, cum ar fi QuickBooks sau Peachtree pentru a vă gestiona nivelurile de inventar.

Metoda 2 din 4:

Reconcilierea inventarului fizic pentru a înregistra inventarul

1. Introduceți datele pentru fiecare categorie în coloanele corespunzătoare din foaia de calcul. Scaderea sumei vândute din suma ordonată pentru a stabili "construi-la." Apoi să scadă cantitatea de mână din cantitatea de "construi-la" Pentru a determina suma corectă pentru a ajusta inventarul pentru perioada următoare. Nu uitați să introduceți date pentru toate tipurile de elemente de inventar, inclusiv materii prime și componente.

Imaginea intitulată Dezvoltați un sistem de inventar Pasul 7

2. Ajustați datele pentru contracția de inventar. Intrarea inventarului înseamnă pur și simplu pierderile de inventar în timpul operațiunilor de afaceri regulate. Inventarul poate fi pierdut din cauza furtului, uzurii, deteriorării sau deteriorării. Contractarea inventarului va reprezenta diferența dintre un număr de inventar fizic și numărul de inventar înregistrat ultima dată în cărți. Dacă recunoașteți orice contracție înainte de a lua inventarul, asigurați-vă imediat să îl înregistrați în foaia de calcul a inventarului imediat.

Imaginea intitulată Dezvoltarea unui sistem de inventar Pasul 8

3. Inventarul separat și taxele administrative. Gestionarea inventarului va necesita atât managementul inventarului fizic, cum ar fi numărarea inventarului, iar mișcările și îndatoririle administrative, cum ar fi depunerea documentelor și contabilității corespunzătoare. În companiile mari, aceste procese vor fi probabil tratate de departamente sau echipe separate. Cu toate acestea, chiar și în cele mai mici afaceri, ar trebui să aveți o persoană diferită să se ocupe de fiecare parte. Acest lucru reduce riscul de furt.

Metoda 3 din 4:

Luând inventar la intervale regulate

1. Instruiți lucrătorii dvs. de inventar. Oamenii care lucrează la inventarul și sistemele de inventar sunt cel mai critic aspect al sistemului dvs. de inventar. Dacă acestea sunt neinstruiți sau nesiguri de cine ar trebui să efectueze o acțiune, eficiența și acuratețea managementului inventarului vor suferi. Antrenați-vă angajații cu privire la fiecare aspect al procesului de gestionare a inventarului, inclusiv ce se face la fiecare punct, care trebuie să o facă și cum ar trebui să fie documentată. Dacă este necesar, scrieți aceste politici, astfel încât angajații să se refere la un ghid. Acest lucru va contribui la prevenirea gestionării defectuoase a frustrării și a inventarului.

Imaginea intitulată Dezvoltați un sistem de inventar Pasul 10

2. Efectuați contorizarea inventarului zilnic, săptămânal sau lunar. Frecvența cu care este luată inventarul va avea o influență semnificativă asupra acurateței unui sistem de inventar. Indiferent de tipul de operațiune, cu toate acestea, unele tipuri de operațiuni vor necesita intervale de inventar mai regulate decât altele. De exemplu, o distribuție auto nu va necesita neapărat aceeași frecvență a intervalelor de inventar ca un magazin de departament sau o operație de servicii alimentare.

Concentrați-vă mai întâi pe cele mai critice elemente. Împărțiți-vă elementele în trei categorii bazate pe cât de frecvent vin.

De exemplu, încercați să setați elementele prioritare înalte ca elemente care reprezintă 80% din vânzările dvs. Apoi, puteți crea o prioritate medie și categorii cu prioritate scăzută pentru elementele vândute mai puțin frecvent.

Odată ce ați făcut acest lucru, puteți să vă concentrați marea majoritate a efortului dvs. asupra elementelor prioritare înalte. Acest efort include numărarea, prognozarea vânzărilor și reordonarea.

Odată ce acest lucru se face, puteți utiliza timpul excesiv pentru elementele dvs. de prioritate medii și reduse. Acest lucru vă va salva de la pierderea timpului pe articole cu performanțe reduse.

Imaginea intitulată Dezvoltați un sistem de inventar Pasul 11

3. Au două contoare luate de inventar. Acest lucru poate reduce semnificativ cantitatea de eroare umană la luarea numărului fizic al elementelor inventariate. Imprimați fișele de inventar de hârtie care corespund înregistrării principale pentru utilizarea în inventarul fizic.

Au un individ să îndeplinească numărul fizic prin apelarea numerelor cu voce tare.

Celălalt contor va intra în numerele în câmpul corespunzător din foaia de calcul a inventarului principal, așa cum sunt numite.

Cu toate acestea, acest lucru nu trebuie să se facă în mod necesar în același timp. Inventarul poate fi pur și simplu luat de două ori de către diferiți indivizi.

Cifrele pot fi apoi comparate pentru a asigura acuratețea inventarului luat.

Metoda 4 din 4:

Îmbunătățirea managementului inventarului

1. Analizați datele privind inventarul. Puteți îmbunătăți gestionarea inventarului prin analizarea informațiilor despre inventar. În mod specific, puteți lucra pentru a înțelege cât de mult inventar trebuie să transportați la un anumit moment și când ar trebui să comandați mai mult. Începeți prin calcularea costului zilnic de bunuri vândute prin împărțirea costului dvs. anual sau trimestrial al mărfurilor vândute de numărul de zile pe care le-ați deschis în acel moment. Apoi, împărțiți valoarea dvs. actuală de inventar prin această sumă. Rezultatul este perioada de investiție a inventarului mediu.

Această cifră reprezintă cât timp este necesar ca inventarul dvs. achiziționat să fie transformat în vânzări, în medie.
Apoi, puteți lucra pentru a reduce această cifră comandând o cantitate mai mică de inventar sau de lucru pentru a obține plăți mai rapide de la clienți.
De asemenea, puteți găsi raportul dvs. de inventar la vânzări prin împărțirea valorii inventarului de către vânzările dvs. pentru lună. Urmăriți această valoare în timp pentru a vedea dacă este în creștere sau scădere.
Un raport de inventar în creștere înseamnă că achiziționați prea mult inventar, în timp ce o scădere înseamnă că ar trebui să cumpărați mai mult.

Imaginea intitulată Dezvoltarea unui sistem de inventar Pasul 13

2. Optimizați nivelurile de inventar. Nivelurile de inventar trebuie gestionate în mod eficient și păstrate la nivel corect pentru a maximiza profitul și pentru a reduce pierderea. Deținerea prea multor inventar crește riscul de uzură, deteriorare și de sesizare în timp ce nu mențin suficiente mijloace pierdute de oportunități de vânzări. Pentru a vă optimiza inventarul, începeți cu proiecțiile de vânzări pe baza perioadelor anterioare. Apoi, ajustați tendințele și sezonalitatea. De exemplu, dacă aveți mai multe vânzări în toamnă decât restul anului, ați putea dori să vă ajustați inventarul pentru aceste luni.

Imaginea intitulată Dezvoltați un sistem de inventar Pasul 14

3. Implementați software-ul de gestionare a inventarului. Folosind o foaie de calcul inventarului ar putea funcționa pentru o afacere mică, orice fel de întreprindere mare sau mare de volum va avea nevoie de un software dedicat de management al inventarului. Aceste programe vă permit să gestionați inventarul, comenzile și alte date, oferind în același timp analize și urmăriri utile. În mod ideal, sistemul dvs. vă poate integra cu celelalte software-uri de afaceri pentru a crea un sistem unificat și pentru a automatiza unele dintre operațiunile dvs.

Software-ul de management al inventarului de cercetare online pentru a găsi unul care se potrivește nevoilor dvs. Furnizorii populari includ Oracle și SAP.

Alegerea dvs. de software va depinde de nevoile dvs. specifice (volum, tip de inventar, etc.), bugetul dvs. și timpul de conversie (cât de mult timp puteți să implementați o nouă tehnologie).

Imaginea intitulată Dezvoltați un sistem de inventar Pasul 15

4. Să depună eforturi pentru a reduce pierderea. Intrarea inventarului este de obicei mică, dar poate ajunge la contabilizarea unei pierderi substanțiale dacă nu este redusă sistematic. Lucrați pentru a preveni furtul prin ridicarea securității în jurul depozitelor sau a zonelor de depozitare. Reduceți furtul din magazinul dvs. prin instalarea unui sistem de cameră și păstrarea ochilor pe clienți suspecți. De asemenea, puteți configura un sistem de alarmă care răspunde la etichetele sau etichetele RFID pe elementele dvs.

Reduceți furtul potențial de către angajați prin restrângerea accesului la zonele de produse la cei care trebuie absolut să fie acolo.

Reduceți pierderile de spilage prin șederea practicilor de numărare a inventarului. Amintiți-vă să ciclu stocul mai vechi înainte la rafinarea inventarului.

Partajați pe rețeaua socială:

Cum de a dezvolta un sistem de inventar

Pași