Cum să contestați o scrisoare de factură (cu imagini)

Dacă dețineți o mică afacere, sunteți obișnuiți să primiți facturi de la furnizori sau alții de la care achiziționați bunuri sau servicii. Ca persoană fizică, ați putea, de asemenea, să primiți facturi dacă, de exemplu, ați făcut renovări la domiciliu. În mod obișnuit, aceste facturi sunt corecte și plătiți suma datorată. Dar, uneori, primiți o factură care nu este corectă - poate că vă taxează mai mult decât suma pe care ați convenit-o sau include bunuri sau servicii pe care nu le-ați primit. Dacă trebuie să contestați o factură, faceți acest lucru cât mai curând posibil este cheia menținerii fondului comercial pe care l-ați construit cu furnizorul și asigurați-vă în viitor.

Pași

Partea 1 din 3:

Evaluarea problemei

1. Examinați factura pe care ați primit-o îndeaproape. Chiar dacă aveți nici o îndoială, factura este incorectă, uitați-vă din nou și asigurați-vă că o citiți corect.

Dacă aveți facturi anterioare de la aceeași companie, comparați cele cu factura curentă și notați diferențele. Acestea ar putea ajuta la dezvăluirea sursei problemei. De exemplu, compania nu a reușit să notă plata pentru factura anterioară și să includă ambele totaluri în factura curentă. În acest caz, furnizarea de dovezi de plată sperăm că ar rezolva problema.

Imagine intitulată disputa o scrisoare de factură Pasul 2

2. Verificați cărțile sau alte înregistrări. Comparați factura în evidența dvs. pentru a calcula valoarea discrepanței.

De exemplu, dacă societatea revendică, nu ați plătit o factură, trebuie să includeți o copie a verificării anulate pe care ați trimis-o ca plată. Orice alte documente pe care le aveți, cum ar fi confirmările de e-mail generate de auto sau declarațiile bancare care prezintă plata compensată, de asemenea, ar putea fi de ajutor în demonstrarea poziției dvs.

Imagine intitulată disputa o scrisoare de factură Pasul 3

3. Examinați contractul dvs. Dacă aveți un contract scris cu compania care a trimis factura, verificați contractul pentru a afla metoda convenită de soluționare a litigiilor.

Plata este contingentă la primirea bunurilor sau a serviciilor într-un formular în concordanță cu contractul. Dacă compania vă factură pentru bunuri sau servicii pe care nu le-ați primit, nu vă datorați plăți în baza contractului.

Contractul dvs. poate include, de asemenea, termenele limită pentru furnizarea unei notificări a unei facturi contestate. De exemplu, contractul dvs. ar putea spune "Toate facturile sunt considerate corecte și acceptate dacă furnizorul nu este informat despre un litigiu în termen de 10 zile de la primire."

Imagine intitulată disputa o scrisoare de factură Pasul 4

4. Sunați compania. Înainte de a scrie o scrisoare formală companiei, apelați numărul de contact listat pe factură pentru a exclude o eroare simplă.

Fii calm și curtenitor la telefon și spuneți că aveți o întrebare despre factura pe care ați primit-o. Permiteți reprezentantului companiei să explice factura. Dacă contestați oricare dintre informațiile sale, spuneți-i că suma pe care a afirmat-o nu corespunde înregistrărilor dvs.

Rețineți că disputa ar putea fi o eroare simplă de cleric sau o cifră greșită sau punct zecimal. Dacă greșeala poate fi corectată prin telefon, cereți persoanei cu care vorbești să trimită o factură corectată.

Dacă ajungeți la orice rezoluție la telefon, trimiteți imediat o scrisoare scrisă companiei care confirmă acordul la telefon. Nu vă bazați pe declarații sau acorduri efectuate până când nu ați scris confirmarea acordului sau ați primit o factură corectată.

Imagine intitulată disputa o scrisoare de factură Pasul 5

5. Adunați dovezi pentru a vă susține cererea. Dacă aveți orice chitanțe sau alte înregistrări care vă sprijiniți afirmația că factura este incorectă, face copii ale acestora să trimită celeilalte companii.

De exemplu, să presupunem că compania vă facturați pentru 45 de unități, dar ați primit doar 20 de unități. Încasările de ambalare pe care le aveți pentru cele 20 de unități vă vor susține poziția.

Imagine intitulată disputa o scrisoare de factură Pasul 6

6. Cercetarea companiei. Dacă nu ați lucrat cu compania foarte mult, este posibil să meritați timp să aflați dacă alți clienți sau întreprinderi au avut probleme similare.

De exemplu, puteți verifica cu Biroul de afaceri mai bun, care domenii de plângeri de la consumatori și alte întreprinderi. Dacă alții au avut probleme similare, aflați dacă și cum au reușit să-și rezolve disputa.

Partea 2 din 3:

Scrierea scrisorii dvs.

1. Utilizați format de afaceri adecvat. Imprimați scrisoarea dvs. pe antetul companiei, dacă este posibil, și să formați scrisoarea dvs. în mod corespunzător.

Dacă sunteți un individ privat, puteți face propriul antet profesional folosind unul dintre șabloanele disponibile în cele mai multe aplicații de procesare a cuvintelor.
De obicei, puteți găsi șabloane online sau într-o aplicație de procesare a textului care vă va permite să creați rapid și ușor scrisoarea introducând informațiile aplicabile în câmpurile pre-formatate.
Includeți data literei și a metodelor prin care îl trimiteți - mai ales dacă trimiteți duplicate ale scrisorii utilizând diferite metode.
Pentru linia de subiect a scrisorii, rezumați scopul scrisorii și trimiterea datei facturii, numărul de referință al companiei pe factură sau ambele. De exemplu, ați putea scrie: "Subiect: Disputa de factură 99537, datată 7 octombrie 2015."

Imagine intitulată disputa o scrisoare de factură Pasul 8

2. Confirmați primirea facturii. Începeți scrisoarea prin identificarea facturii pe care o scrieți și mulțumiți companiei pentru trimiterea acestuia.

Dacă contestați întreaga factură, precizați pur și simplu că vă contestați factura în întregime, continuați cu motivele disputei dvs.

Dacă orice parte a valorii facturii nu este în dispută, este posibil să doriți să mergeți mai departe și să trimiteți o plată pentru această sumă. Dacă faci asta, spuneți-i să știe din față.

De exemplu, ați putea scrie: "Sunt primită factura dvs. din data de 7 octombrie 2015 și vă mulțumesc pentru același lucru. Închis, vă rugăm să găsiți un cec pentru 157 USD.49 În calitate de plată integrală a sumei necontestate datorată."

Când semnați cecul, aprobați-l folosind formulări, cum ar fi "Această verificare este plată integrală și este plină și satisfacția finală a [facturii]." Identificați factura utilizând data la care a fost facturată sau numărul de referință furnizat. Dacă compania se blochează sau depune verificarea, suma a fost acceptată ca plată integrală.

Acest lucru poate rezolva disputa, deoarece dacă mai târziu sunteți dat în judecată pentru suma rămasă pe care o contestați, puteți ridica aprobarea ca o apărare afirmativă.

Imagine intitulată disputa o scrisoare de factură Pasul 9

3. Explicați baza disputei dvs. Dacă atașați documente pentru a vă susține revendicarea, consultați-le în corpul literei și apoi atașați o copie.

Fi scurt și lipiți de fapte. De asemenea, trebuie să vă abțineți de la a face acuzații sau deduceți că compania încearcă să vă înșele într-un fel. Pur și simplu tratați problema ca o eroare simplă care poate fi ușor corectată - chiar dacă aveți motive să credeți că nu este cazul.

Dacă compania vă trimite o factură pentru bunurile care nu au fost încă livrate, furnizați acest motiv și afirmați că veți plăti pentru bunuri atunci când sunt primite.

Imagine intitulată disputa o scrisoare de factură Pasul 10

4. Menționați orice apel telefonic sau alte conversații pe care le-ați avut. Dacă ați vorbit cu angajații companiilor sau cu persoana căreia pe care o adresați scrisorii, scrisoarea dvs. ar trebui să se adreseze următoarelor conversații.

De exemplu, ați putea scrie: "Am vorbit cu Sharon în biroul de încasat în conturile dvs. de 8 octombrie, și ea a indicat că ar trebui să vă aduc la dvs. despre această problemă." Chiar dacă vi sa spus că factura a fost corectă și nu a existat nici o eroare, nu furnizați aceste informații în scrisoare - oferă persoanei abilitatea de a se ascunde în spatele angajatului cu care ați vorbit deja mai degrabă decât să vă uitați materie personal.

Dacă nu ați reușit să ajungeți la nimeni, trebuie să menționați și acest lucru și să continuați cu atitudinea că probabil este doar o greșeală simplă sau neînțelegere.

Imagine intitulată disputa o scrisoare de factură Pasul 11

5. Solicitați companiei să ia măsuri pentru a corecta problema. Odată ce ați descris disputa dvs. cu factura, menționați specificul despre modul în care doriți să rezolvați problema și să furnizați companiei un termen limită pentru a răspunde.

Dați companiei o perioadă rezonabilă de timp pentru a aborda problema - o săptămână la 10 zile de la primirea scrisorii dvs. ar trebui să fie suficientă.

În acest moment, nu trebuie să amenința că veți lua orice acțiune specifică dacă problema nu este rezolvată în favoarea ta. Este suficient să spuneți pur și simplu că veți urmări alte opțiuni dacă termenul dvs. nu este îndeplinit.

Imagine intitulată disputa o scrisoare de factură Pasul 12

6. Semnați scrisoarea. Încheiați scrisoarea dvs. despre o notă firmă, dar cordială și includeți numele dvs. imprimat, poziția dvs. în cadrul companiei dvs. și informații directe de contact.

Asigurați-vă că citiți-o și verificați-o pentru greșeli sau alte erori înainte de a le imprima și a semna. Verificați dublu orice numere sau calcule împotriva înregistrărilor dvs.

În partea de jos a scrisorii dvs., afișați documentele pe care le închideți pentru a vă susține poziția.

Odată ce ați finalizat și ați semnat scrisoarea dvs., faceți cel puțin o copie pentru înregistrările dvs. înainte de a le trimite companiei.

Imagine intitulată disputa o scrisoare de factură Pasul 13

7. Trimiteți scrisoarea dvs. Odată ce ați semnat scrisoarea dvs., trimiteți-l împreună cu orice incinte cât mai curând posibil după ce ați primit factura.

Deși, de obicei, aveți timp de 30 de zile pentru a notifica o companie de dispută, în unele cazuri aveți mult mai puțin timp. De exemplu, statele precum Delaware necesită o notificare a litigiului de factură de construcție în termen de 7 zile de la primire sau factura este considerată legal acceptată pentru suma enumerată în factură.

Poate doriți să trimiteți scrisoarea prin fax sau prin e-mail, de asemenea. Dacă intenționați să o trimiteți folosind mai multe metode, asigurați-vă că acest lucru este remarcat în scrisoare, deoarece probabil va fi primit ultima dată.

Luați în considerare utilizarea corespondenței certificate sau a unui serviciu de livrare privat, cum ar fi FedEx sau UPS, astfel încât să aveți dovada când compania a primit scrisoarea dvs.

Partea 3 din 3:

Luând o acțiune suplimentară

1. Urmăriți după termenul limită. Dacă ați dat companiei un termen limită pentru a rezolva problema și nu ați auzit de la nimeni până la acea dată, respectați-o prin apelând la urmărirea în acea zi.

În funcție de severitatea discrepanței, este posibil să doriți să vă gândiți la terminarea relației dvs. cu compania dacă nu sunt dispuși să lucreze cu dvs. pentru a rezolva disputa.
Dacă, pe de altă parte, ați auzit de la companie și nu doresc să compromită în această privință și să insiste că factura este corectă, este posibil să fie necesar să urmați alte mijloace pentru a rezolva problema.

Imagine intitulată disputa o scrisoare de factură Pasul 15

2. Luați în considerare angajarea unui avocat. Dacă compania refuză să se ocupe de dvs. sau dacă nu primiți niciun răspuns la scrisoarea dvs., un avocat ar putea obține un rezultat mai bun pentru dvs.

Un avocat vă poate sfătui, de asemenea, despre opțiunile dvs. juridice, dacă cealaltă companie vă va da în judecată pentru suma contestată.

Imagine intitulată disputa o scrisoare de factură Pasul 16

3. Contactați consiliul sau agenția de licențiere de stat. În cazul în care persoana sau compania care a oferit-o este reglementată sau licențiată de o agenție de stat, această agenție poate avea proceduri în vigoare pentru soluționarea litigiilor similare cu dvs.

De exemplu, dacă sunteți proprietar de case și aveți o dispută asupra unei facturi pe care ați primit-o de la Contractantul General care a lucrat la renovare la domiciliu, este posibil să puteți depune o plângere la consiliul contractantului de construcție al statului dvs. Luați act de faptul că unele state, cum ar fi Oregon, solicită să furnizați anunțuri scrise în avans, contractantului, precizând în mod specific intenția dvs. de a depune o plângere la bord, cu cel puțin 30 de zile înainte de a depune reclamația.

Imagine intitulată disputa o scrisoare de factură Pasul 17

4. Trimite o altă scrisoare. Conținutul celei de-a doua litere va varia în funcție de răspunsul pe care l-ați primit de la primul dvs., dar, în general, ar trebui să urmeze același format cu un ton mai puternic și mai ferm.

Referindu-vă scrisoarea anterioară și orice conversație sau corespondență pe care ați avut-o cu compania în interimare, apoi reiterați poziția și orice documente pe care le-ați atașat la litera originală.

Dacă aveți un contract scris, trimiteți metodele discutate în contract pentru soluționarea litigiilor și indicați disponibilitatea dvs. de a respecta acești termeni.

Imagine intitulată disputa o scrisoare de factură Pasul 18

5. Sugerează medierea. Mai ales dacă aveți un contract scris care include o clauză de mediere, luați în considerare utilizarea unui mediator neutru, terț, pentru a vă ajuta să veniți la un compromis.

Medierea oferă o modalitate mai rapidă și mai puțin costisitoare de a rezolva un litigiu în comparație cu un proces, încurajându-vă să găsiți o soluție care funcționează pentru ambele părți.

În funcție de contextul litigiului facturii, este posibil să găsiți gratuit serviciile de mediere. De exemplu, Comisia de îmbunătățire a casei Maryland oferă un program de mediere gratuită pentru proprietarii de case și construcții de construcții.

Partajați pe rețeaua socială: