Cum se face o predare într-un birou: 12 pași (cu imagini)

Când părăsiți o poziție, este probabil ca managerul sau supraveghetorul dvs. să vă ceară să vă ajutați în perioada de predare la succesorul dvs. A fi organizată și proactivă vă va ajuta să vă asigurați că compania dvs. are o tranziție lină și veți pleca cu o reputație profesională excelentă.

Pași

Partea 1 din 3:

Organizarea de predare

1. Discutați despre predarea cu managerul dvs. Ar trebui să începeți prin a avea o discuție detaliată cu managerul dvs. pentru a determina exact cum doresc să se ocupe de predare. În funcție de slujba dvs. și de modul în care managerul dvs. îi place să lucreze, vi se poate solicita să contribuiți pe larg la predare. Acest lucru ar putea include noua persoană care vă umblărește pentru câteva zile sau mai mult.

În majoritatea cazurilor, va trebui cel puțin să pregătiți un document formal de predare.
Discutați acest lucru cu managerul dvs. și aflați cât de mult vă așteptați să contribuiți și ce ar trebui să fie atenția predării dvs.

Imaginea intitulată Faceți o predare într-un pas de birou 2

2. Elaborați o schiță timpurie a documentului dvs. de predare. Odată ce aveți o idee clară despre așteptările managerului dvs., puteți începe prin elaborarea unui document de transmisie. Acest lucru vă va ajuta să vă organizați și să catalogați toate sarcinile și piesele de informare pe care va trebui să le transmiteți în timpul perioadei de predare. Acest document ar trebui să includă:

Informații detaliate despre activitățile dvs. zilnice, sarcinile și prioritățile dvs.

O schiță a punctelor-cheie ale rolului.

O descriere clară a ceea ce se așteaptă de la succesorul dvs.

O listă cu orice fișiere esențiale care vor fi predate. Acest lucru ar putea include un anumit contract sau un program de lucru.

Imaginea intitulată Faceți o predare într-un pas 3

3. Lega capetele libere. Dacă știți că veți părăsi postul dvs. în curând, poate fi util să puneți într-o mică lucrare suplimentară pentru a vă asigura că vă legați orice capete libere. Veți obține un sentiment de satisfacție în realizarea acestui lucru și veți ajuta și succesorul dvs. să înceapă cu o ardezie curată. Acest lucru vă va ajuta, de asemenea, să vă asigurați că vă lăsați pe termenii excelenți și cu o bună reputație.

Acest lucru nu va fi întotdeauna posibil, dar dacă aveți ceva care este aproape peste linie, puneți într-o mică lucrare suplimentară pentru ao face.

O nouă persoană care intră într-o afacere chiar atunci când este aproape de linia poate lupta să se închidă, deoarece nu sunt familiarizați cu toate complicațiile sale.

Imaginea intitulată face o predare într-un pas de birou 4

4. Comunicați cu colegii dvs. Înainte ca succesorul dvs. să înceapă, încercați să faceți ceva timp să discutați cu colegii dvs. despre predare și să întrebați dacă există ceva de genul dvs. de a considera că ar trebui să evidențiați. Dacă există o problemă în curs de dezvoltare pe care nu o cunoașteți, aceasta este o bună ocazie de a atinge baza și de a afla.

Dezvoltarea problemelor nu sunt susceptibile de a vă afecta zilele finale, dar dacă sunteți conștienți de ele, atunci le puteți spune la succesorul dvs.

Aceasta este, de asemenea, o șansă de a vă asigura că toată lumea știe că pleci și când. Lăsați colegii dvs. să știe despre perioada de predare, astfel încât să o poată lua în considerare.

Productivitatea dvs. este probabil să încetinească în timpul predării, astfel încât bunele sale practici de a oferi colegilor dvs. un avertisment avansat.

Imaginea intitulată Faceți o predare într-un pas de birou 5

5. Scrie un document formal de predare. Etapa finală a preparatului dvs. de predare este de a finaliza un document formal de predare. Puteți construi pe proiectul de document, dar încercați să elaborați și să includeți toate informațiile importante. Va trebui să parcurgeți documentul cu managerul dvs. și orice alt personal-cheie pe care îl va afecta. Încercați să aveți acest lucru completat și trimis la succesorul dvs. cu cel puțin câteva zile înainte de a începe să înceapă. Conținutul va varia de la locul de muncă la locul de muncă, dar poate include câteva dintre următoarele:

O listă și un calendar al acțiunilor.

O informare a problemelor în curs de desfășurare.

Un calendar al viitoarelor evenimente și termene limită.

Parole și informații de conectare.

O listă de contacte utile.

Un ghid pentru navigarea de fișiere și foldere pe sistemul informatic.

Partea 2 din 3:

Gestionarea perioadei de predare

1. Permiteți cât mai mult timp posibil. Când succesorul dvs. începe în birou, este posibil să fiți în continuare și să vi se solicite să faceți o predare mai completă. Durata acestui lucru va varia, dar, în unele cazuri, veți primi câteva zile sau mai mult pentru a ajuta pe noua persoană să se prăbușească cu locul de muncă. În general, cu atât mai mult timp aveți la dispoziție pentru o predare completă, cu atât mai multe informații veți putea trece.

Sunt obligați să fiți lucruri pe care ați uitat-o și că ați umblat pe cineva, este o modalitate bună de a le expune la varietatea de activitate de zi cu zi.

Imaginea intitulată face o predare într-un pas de birou 7

2. Personalizați documentele cheie personal. În timpul predării, este o bună practică să se asigure că toate piesele cheie ale datelor și documentației și înmânate personal. Acest lucru vă va ajuta să vă asigurați că cele mai importante lucruri sunt tratate în mod corespunzător, iar prioritățile sunt clar stabilite. Predarea documentelor față-în-față înseamnă că informațiile complexe pot fi discutate pe deplin înainte de a pleca.

Această oportunitate de a explica informațiile cheie și pentru succesorul dvs. să vă întrebați că întrebările directe este vitală pentru o bună predare.

Acest lucru vă va oferi, de asemenea, o oportunitate de a furniza nuanță și context într-o discuție care ar fi putut fi depășită altfel.

Imaginea intitulată Faceți o predare într-un pas de birou 8

3. Face efortul de a ajuta. Dacă sunteți în birou cu succesorul dvs., ar trebui să fiți întotdeauna atent și proactiv. Faceți efortul de a identifica și de a rezolva problemele care apar. Succesorul dvs. poate fi un pic cam timid sau intimidat în primele lor zile și nu vrea să vă hassleze cu întrebări.

Asigurați-vă că vă clarificați că sunteți acolo pentru a vă ajuta și vă întâmpinați interogări.

Făcând acest lucru, veți contribui la promovarea unei situații în care responsabilitatea pentru predare este împărtășită între dvs. și succesorul dvs.

Imaginea intitulată face o predare într-un pas de birou 9

4. Au o întâlnire finală de predare. Ultimul lucru de făcut înainte de a pleca și de a finaliza predarea este să faceți o întâlnire completă cu succesorul dvs. Cereți succesorului dvs. să aducă întrebări remarcabile pe care le au și notele pe care le-au făcut. Această întâlnire este o mare oportunitate pentru noua persoană care să se asigure că își înțeleg rolul și responsabilitățile.

Orice incertitudini pot fi clarificate în întâlnire.

În funcție de locul în care lucrați, ar putea fi prudent să vă invitați managerul sau supraveghetorul să participe la întâlnire.

Ar trebui să vă informați cu siguranță managerul dvs. când și unde are loc și să le întrebați dacă există ceva ce ar dori să adauge.

Partea 3 din 3:

Gândirea dezvoltării pe termen lung

1. Evidențiați suportul și instruirea disponibilă. Încercați să vă gândiți la predarea ca o oportunitate pentru dvs. să contribuiți cu adevărat la a oferi cuiva cea mai bună șansă posibilă de a reuși. Nu încercați doar să renunțați la sarcini și locuri de muncă, ci încercați să ajutați dezvoltarea profesională a succesorului dvs. și fosta sănătate pe termen lung a angajatorului.

Faceți acest lucru, indicând orice oportunități de formare relevante despre care știți.
Poate că când ați început slujba, ați primit o suită de formare pentru a vă ajuta să vă adaptați și să vă dezvoltați.
Asigurați-vă că menționați acest lucru succesorului dvs. și încurajați-i să exploreze posibilitățile.

Imaginea intitulată face o predare într-un pas de birou 11

2. Nu neglija cultura de lucru. Dacă petreceți timp cu persoana care vă va umple poziția, este important să nu vă concentrați exclusiv pe aspectele tehnice ale locului de muncă. Fiecare loc are un mediu de lucru unic și o cultură care poate fi intimidantă sau confuză pentru un nou venit. Asigurați-vă că ați stabilit ceva timp pentru a da nou-născutului scăderea cu privire la modul în care funcțiile Office.

Faceți efortul de a le lua în jurul biroului și să le introducă tuturor.

Asigurați-vă că definiți în mod clar rolul noului angajat, precum și al angajaților existenți.

Dacă descrierea postului de sosire este puțin diferită față de a voastră sau responsabilitățile și prioritățile lor se concentrează în altă parte, asigurați-vă că personalul existent recunoaște acest lucru.

Imaginea intitulată face o predare într-un serviciu de birou 12

3. Furnizați detaliile dvs. de contact. Dacă doriți cu adevărat să mergeți la extra mile, ați putea oferi noului angajat cu datele dvs. de contact. S-ar putea să spuneți că vă pot contacta dacă există o problemă majoră sau au nevoie de puțină îndrumare. Nu toată lumea va fi fericită să facă acest lucru și este probabil să depindă de relația dvs. cu fostul dvs. angajator.

Adesea, o problemă poate fi rezolvată cu un e-mail simplu.

Oferind pentru a vă ajuta după ce plecați va face o impresie bună și vă va ajuta să vă stimulați reputația.