Cum să vă apărați în timpul unui audit de imigrare (cu imagini)

Dacă dețineți sau operați o afacere mică, primind notificarea de la u.S. Imigrația și aplicarea vamală (ICE) că formularele dvs. de imigrare sunt auditate pot fi o experiență stresantă - dar nu trebuie să fie. Deși încălcările pot avea ca rezultat amenzi rigidă, aceste sancțiuni rezultă dintr-o lipsă de cunoaștere a documentației necesare pentru toți angajații. Cea mai bună modalitate de a vă apăra în timpul unui audit de imigrare trebuie să fie proactivă și să fi stabilit politici în vigoare pentru a urma legea federală. Dovada unor astfel de politici combinate cu o evidență strictă a înregistrărilor pot învinge acuzația pe care ați ignorat în mod intenționat cerințele legale.

Pași

Partea 1 din 3:

Administratorii de formare

1. Să stabilească politici pentru crearea și reținerea I-9S. Având politici standard pentru manipularea I-9S și în urma acestor politici diminuează în mod constant riscul de a pierde documentele necesare.

Afacerea dvs. trebuie să păstreze un fișier I-9 pentru fiecare angajat angajat după 6 noiembrie 1986. Dacă terminați un angajat, trebuie să-i păstrați fișierul I-9 de la 3 ani de la data angajării sau la un an după terminare, oricare dintre acestea este mai lungă.
Fiecare închiriere nouă trebuie să completeze partea superioară a i-9 la data angajării. Secțiunea 2 ar trebui completată și documentele corespunzătoare verificate în termen de trei zile de la data angajării angajatului.
Nu este necesar în mod specific documentele de fotocopiere furnizate pentru a verifica autorizația de muncă a unui angajat. Cu toate acestea, dacă decideți să faceți fotocopiați aceste documente, ar trebui să se facă pentru fiecare angajat în mod consecvent.
Păstrați două fișiere separate, unul pentru angajații actuali și unul pentru angajații terminați. Acest lucru face ca procesul de curățare I-9S să poarte mai eficient.
Fișierele dvs. I-9 ar trebui să fie păstrate separat de celelalte fișiere de personal, astfel încât nu trebuie să vă petreceți timpul să le sortați atunci când efectuați audituri anuale de auto-audit sau dacă obțineți o notificare de inspecție din gheață.

Imaginea denumită devenind un pas oncolog 6

2. Furnizați un manual scris. U.S. Serviciile de cetățenie și de imigrare (USCIS) publică un manual I-9, care explică formularele și modul de respectare a legii federale.

Puteți descărca manualul angajatorului I-9 la http: // USCIS.Gov / I-9-Central.

În plus față de manualul oferit de USCIS, trebuie să aveți o documentare scrisă a politicilor și procedurilor specifice ale companiei, inclusiv numele și informațiile de contact pentru administratorii responsabili de respectarea imigrației. Verificați informațiile din manualul dvs. și actualizați-l în mod regulat.

Imagine intitulată Stocuri comerciale Pasul 1

3. Desemnează administratorii specifici pentru a finaliza I-9S. Permițând numai anumitor administratori să completeze I-9S-urile care au fost pe deplin instruiți vă pot ajuta să controlați procesul și să evitați erorile.

Asigurați-vă că administratorii dvs. au examinat manualul USCIS și formularul I-9 în sine. Ei ar trebui să fie capabili să recunoască angajații de erori comune fac în completarea formularelor astfel încât i-9-urile dvs. să fie corecte prima dată, mai degrabă decât să aștepte un audit pentru a identifica inexactități sau forme incomplete.

Dacă aveți un personal mic, puteți desemna un singur manager care să fie responsabil de I-9S, chiar dacă aveți mai mulți manageri care au puterea de a angaja noi angajați.

Administratorul responsabil de I-9S ar trebui să creeze mementouri atunci când angajați angajați cu autorizații temporare de lucru, astfel încât formularele lor pot fi actualizate atunci când aceste autorizații se schimbă sau expiră.

Imagine intitulată Deal cu rasismul Pasul 10

4. Țineți sesiuni de instruire anual. Cursurile de formare și de perfecționare regulate pentru administratori oferă o apărare importantă în cazul în care discrepanțele sunt descoperite în timpul unui audit.

În mod ideal, ar trebui să programați sesiuni de instruire după ce vă completați auto-auditul anual, astfel încât să puteți informa administratorii adecvați cu privire la orice erori care au fost găsite.

Asigurați-vă că administratorii responsabili de I-9 au înțeles, de asemenea, prevederile antidiscriminare ale legii federale. Orice politici ar trebui să fie consecvente și nu trebuie să solicitați o documentație suplimentară sau diferită de la un angajat pur și simplu pentru că el sau ea are un nume de sunet străin.

Partea 2 din 3:

Conducerea auditurilor de sine

1. Luați în considerare contractarea cu o companie de audit extern. Un serviciu terță parte cu auditarea experienței I-9S poate găsi erori pe care cineva pe propriul dvs. personal ar fi dor de.

Folosirea unui auditor terță parte poate merge mult spre stabilirea că ați făcut un efort de bună credință pentru a respecta legea federală a imigrației.
Unele companii oferă avocați pentru apărarea auditului, precum și efectuarea de servicii de audit. Căutați online sau discutați cu alți proprietari de afaceri mici pentru a găsi un serviciu care se potrivește cel mai bine nevoilor și bugetului afacerii dvs.
ICE include audituri anuale de sine ca parte a celor mai bune practici. În cazul în care o inspecție a gheții descoperă erori, dovezile auditurilor regulate oferă o apărare că sunteți serios cu privire la respectarea imigrației.
Dacă nu utilizați o companie de audit extern, ar trebui să aveți un angajat care nu este în mod normal implicat în procesul de angajare sau I-9 auditul dvs. I-9S.

Imaginea intitulată Obține o comandă de protecție de urgență Pasul 3

2. Compila o listă a tuturor angajaților. Trebuie să aveți un I-9 pentru toți angajații actuali, precum și cei care au încetat în ultimii trei ani.

Poate doriți să creați o foaie de calcul cu lista dvs. de angajați, astfel încât să puteți urmări fiecare I-9 pe măsură ce efectuați auditul dvs. Faceți un rând pentru fiecare angajat care are nevoie de un I-9 și apoi să creeze coloane pentru un I-9 complet și precis, un I-9 care necesită corectare sau o lipsă I-9. Acest lucru vă permite să revizuiți întregul dvs. personal dintr-o privire.

Imaginea intitulată Calculează reținerea fiscală federală Pasul 9

3. Adunați I-9S pentru toți angajații. Trageți toate formularele pe care le aveți și comparați-le cu lista de angajați pentru a vă asigura că nu aveți niciun lipsă I-9S.

De asemenea, trebuie să țineți cont de I-9S pentru angajații inactivi - oricine a fost concediat, dar este eligibil pentru restabilire, sau cei aflați în prezent în concediu de absență.

Pentru angajații terminați, verificați dacă trebuie să le păstrați. Dacă angajatul a fost angajat cu mai bine de trei ani în urmă, sau a fost terminat cu peste un an în urmă, puteți distruge că i-9 al angajatului.

Face o notă de toate I-9S vă curățați din înregistrările dvs. cu numele angajatului și data la care i-9 a fost curățată. Apoi a tăiat i-9.

4. Evaluați fiecare I-9. Verificați cu atenție fiecare secțiune a fiecărui formular care utilizează liniile directoare stabilite în manualul I-9 publicat de USCIS.

Angajatul trebuie să completeze secțiunea 1 din I-9, oferind numele, adresa, numele de fată și data nașterii. Angajatul trebuie să furnizeze numărul său de securitate socială și să semneze sau să se adreseze formularul.

Dacă un formular nu este completat corect, trebuie să discutați imediat cu angajat despre corectarea erorii sau a deficienței.

Examinați informațiile despre formularul despre documentele furnizate de angajat. Dacă aceste documente au expirat sau trebuie să fie actualizate, cereți angajatului să furnizeze documentația curentă.

Asigurați-vă că documentele verificate au fost listate în mod corespunzător și că fotocopiile documentelor verificate sunt incluse în i-9 angajatului.

Face o notă privind lista sau foaia de calcul care este necesară re-verificarea documentelor angajatului. Când primiți și examinați documentele curente, actualizați-vă foaia de calcul cu data re-verificată.

Deși nu sunt necesare fotocopii ale documentelor, dacă sunt făcute fotocopii, acestea trebuie să fie citite și trebuie păstrate împreună cu forma I-9 la care se referă.

Imaginea intitulată Găsiți starea unei cereri de securitate socială Pasul 14

5. Corectați orice erori. Mai degrabă decât pur și simplu, angajatul completează o nouă formă, trebuie să urmați procesele specifice stabilite de USCIS pentru a corecta o eronată I-9.

Este posibil ca unele forme să fie actualizate - de exemplu, dacă un angajat sa căsătorit și și-a schimbat numele de familie.

În majoritatea cazurilor, puteți corecta pur și simplu informațiile despre formularul original. Loviți informațiile inexacte și adăugați corecția. Apoi inițialți corectarea și scrieți data corecției.

Face o notă despre lista dvs. de corecție și data la care a fost făcută.

Dacă eroarea nu poate fi corectată cu ușurință, cum ar fi simpla lovire prin informațiile incorecte și scrierea informațiilor corecte deasupra acesteia, ar trebui să aveți angajatul complet al I-9. Atașați vechiul, incorect I-9 la noul, corect unul. Nu distrugeți sau aruncați vechiul I-9 și nu-i întoarceți pe cel nou.

Imaginea intitulată Găsiți starea unei cereri de securitate socială Pasul 11

6. Lucrați cu angajații pentru a finaliza lipsa I-9S. Dacă un angajat actual nu a finalizat un I-9, solicită-i să completeze partea superioară a unui formular și să prezinte documentația corespunzătoare.

Dacă un angajat nu are un I-9 și creați unul pentru a acoperi deficiența, aveți grijă să nu faceți acest lucru. Mai degrabă, ar trebui să utilizați data la care sunt revizuite documentele justificative ale angajatului.

Rețineți crearea noului I-9 pe lista dvs. de angajați ca o acțiune corectivă și include data la care a fost finalizată noul I-9.

Dacă există o lipsă de I-9 pentru un angajat care a fost reziliat, face o notă cu privire la absența și păstrați această notă cu I-9S pentru aceeași perioadă de timp, deoarece ar trebui să păstrați i-9 angajatului.

Partea 3 din 3:

Manipularea inspecțiilor de gheață

1. Primiți anunțul de inspecție (NOI). Procesul de inspecție a gheții începe când sunteți servit cu un NOI care vă obligă să trimiteți formularele dvs. I-9 pentru audit.

Comunicarea dvs. va indica modul în care va avea loc inspecția. În unele cazuri, este posibil să aveți un ofițer de gheață să apară la locul dvs. de afaceri pentru a efectua inspecția. În altele, pur și simplu trebuie să trimiteți formularele către biroul de gheață adecvat.
Este posibil să primiți o citație sau să justificați mai degrabă formularele decât o notificare. În timp ce aveți trei zile pentru a trimite documentele solicitate de un NOI, trebuie să furnizați documente solicitate într-o citație sau un mandat imediat.

Imaginea intitulată Îndepărtați o persoană decedată dintr-o parte a unui pas 17

2. Luați în considerare consultarea unui avocat. Dacă sunteți preocupat de faptul că i-9-urile pe care le trimiteți nu vor trece de control, ar trebui să contactați un avocat cu experiență cât mai curând posibil pentru a discuta despre opțiunile dvs.

Căutați un avocat care are experiență care lucrează cu gheață și USCIS și care înțelege cerințele și procedurile juridice I-9.

Imagine intitulată Înregistrați o companie în India Pasul 16

3. Aduna i-9s. Aveți doar trei zile lucrătoare de la data la care sunteți servit cu un NOI pentru a vă trimite I-9S auditorului.

Gheața poate solicita o documentație suplimentară suplimentară, cum ar fi o copie a salarizării dvs., lista angajaților curenți sau a documentelor de afaceri, cum ar fi licențiații dvs. de licențe de funcționare de încorporare.

După ce ICE primește documentele, un auditor îl va analiza pentru exhaustivitate și precizie.

Dacă efectuați auto-audituri anuale, este posibil să doriți să luați în considerare trimiterea rezultatelor acestor audituri la gheață împreună cu i-9s. Aceasta include orice note pe care le-ați făcut despre lipsa sau corectarea I-9S și a foilor de calcule pe care ați creat-o în timpul auto-auditului. Aceste rapoarte demonstrează că ați făcut un efort de bună credință pentru a respecta legea.

Dacă stocați I-9S-urile electronice, trebuie să oferiți ofițerului accesul la formularele împreună cu orice software sau hardware necesar pentru a le vizualiza.

Imaginea intitulată Obțineți o comandă de restricție Pasul 18

4. Primiți notificarea privind rezultatele inspecției. Odată ce auditul este finalizat, veți primi o notificare de la ICE care explică ceea ce a găsit auditorul și ce acțiuni vor urma.

Dacă auditorul nu găsește probleme cu formularele dvs., veți primi o scrisoare de conformitate care să ateste că sunteți în conformitate cu Legea federală a imigrației.

Auditorul poate găsi discrepanțe care ridică suspiciuni că un anumit angajat nu poate fi autorizat să lucreze. În aceste cazuri, dvs. și angajatul au posibilitatea de a prezenta o documentație suplimentară, dovedind că angajatul este autorizat să lucreze.

Dacă auditorul găsește încălcări semnificative de verificare, este posibil să primiți o notificare de intenție. Această notificare este rezervată discrepanțelor de documente în care auditorul are dovezi suplimentare sau motive de a crede că erorile erau cunoscute și intenționate.

Rețineți că amenzile pot fi evaluate pentru documente inexacte sau incomplete care nu respectă legea federală a imigrației, chiar dacă toți angajații dvs. sunt autorizați să lucreze în U.S.

Imagine intitulată Obțineți o marcă comercială Pasul 18

5. Efectuați orice corecții necesare. Dacă auditorul găsește orice defecțiuni tehnice sau procedurale, de obicei veți avea zece zile pentru a corecta aceste formulare.

Dacă formularele nu sunt corectate în termen de zece zile, erorile vor fi considerate încălcări substanțiale și veți fi trimis o notificare de intenție de a fi bine.

De exemplu, este posibil să aveți un angajat care este un u.S. cetățean și este autorizat să lucreze în U.S., Dar licența șoferului pe care a oferit-o pentru identificare este acum expirată. Acest I-9 ar trebui să fie actualizat după ce a verificat că individul și-a reînnoit licența prin includerea noii date de expirare.

Imagine intitulată Recunoașterea compensării pentru Whiplash Pasul 32

6. Cereți o audiere. Dacă gheața vă trimite o notificare de intenție de a fin (NIF), aveți opțiunea de a negocia o decontare, fie să solicitați o audiere.

Aveți 30 de zile de la primirea NIF pentru a solicita o audiere. Citiți NIF-ul dvs. pentru a afla cerințele procedurale și termenele limită pentru depunerea răspunsului dvs.

Chiar dacă solicitați o audiere, puteți continua să negociați o înțelegere.

Rețineți că amenzile sunt de obicei evaluate numai pentru cunoașterea încălcărilor. Vă puteți apăra în timpul unui audit de imigrare, dovedind că ați făcut un efort cu bună-credință pentru a respecta legea federală, chiar dacă unele greșeli au alunecat prin crăpături.

Imagine intitulată Recunoașterea compensării pentru Whiplash Pasul 39

7. Argumentează cazul tău. La auzul dvs., veți avea ocazia să vă apărați împotriva pretențiilor auditorului.

Documentarea auditurilor de sine, precum și politicile și procedurile scrise servește ca dovadă pentru o apărare de bună-credință. Puteți argumenta că ați făcut un efort de bună credință pentru a respecta legea oferită de auto-audituri și au fost create și operaționale politici scrise înainte de a primi o notificare de inspecție din gheață.

De asemenea, alți factori pot fi argumentați pentru a atenua amenzile evaluate împotriva dvs. Judecătorul va lua în considerare mărimea afacerii, indiferent dacă operează sezonier și gradul de cifră de afaceri a angajaților.

Partajați pe rețeaua socială: