4 modalități de a conduce întâlniri eficiente

Dacă este prima dată când conduceți o întâlnire, felicitări! Aveți o mare oportunitate de a colabora cu diverse membri ai echipei, organizați informațiile disponibile și abordarea obiectivelor. În același timp, conducând un grup poate fi intimidant. Să nu vă faceți griji - am colectat câteva sfaturi excelente pe care le puteți utiliza pentru a efectua o întâlnire eficientă și eficientă, care va avea colegii tăi cântând laudele.

Pași

Metoda 1 din 4:

Rularea întâlnirilor virtuale

1. Furnizați copii în avansurile rapoartelor pe care le veți trece. Un raport complet sau cel puțin un rezumat, asigură că toată lumea intră în întâlnirea de pe aceeași pagină. În acest fel, nu trebuie să pierdeți timpul cu participanții pur și simplu raportarea informațiilor care ar putea fi ușor citite în prealabil.

Dacă alți membri ai echipei sunt responsabili de diferite departamente sau zone, le-au prezentat rapoartele în avans, astfel încât să puteți trimite rezumatele tuturor participanților la întâlnire.
Dacă discutați mai multe elemente, ați putea dori, de asemenea, să numească pe cineva care să fie responsabil de agenda. Ei pot păstra timpul în timpul perioadelor de discuție, astfel încât întâlnirea să rămână pe drumul cel bun.

Imagine intitulată Conduce întâlniri eficiente Pasul 2

2. Trimiteți informații de conectare cu cel puțin o zi înainte de întâlnire. În e-mailul dvs. Invitați, permiteți participanților să știe ce software veți folosi (cum ar fi zoom, skype sau întâlniri Google) și orice nume de utilizator, parole sau numere de apel pe care le vor avea nevoie. Trimiterea acestor informații oferă tuturor participanților o șansă de a descărca orice software pe care ar putea avea nevoie și de a-și testa acreditările pentru a vă asigura că totul funcționează înainte de întâlnire.

Dacă utilizați software nou, s-ar putea să doriți, de asemenea, să trimiteți un al doilea e-mail care spune participanților pe care aceștia le pot contacta dacă au probleme cu descărcarea sau instalarea.

Asigurați-vă că vă testați propria tehnică în avans, de asemenea. Asigurați-vă că puteți accesa desktop-ul sau orice diapozitive pe care le-ați creat pentru întâlnirea din cadrul software-ului de întâlnire.

Imagine intitulată Conduce întâlniri eficiente Pasul 3

3. Descrieți ghidurile de participare de bază pentru toți participanții. Întâlnirea dvs. va fi mai eficientă dacă toată lumea înțelege să meargă cum să pună întrebări sau cu probleme tehnice. Iată câteva linii directoare pe care le-ați stabilit:

Introduceți întrebări în casetele de chat pentru a vă adresa

Utilizați laptopuri sau computere desktop în loc de dispozitive mobile

Evitați distracția activităților, cum ar fi mâncarea sau trimiterea textului

Imagine intitulată Conduce întâlniri eficiente Pasul 4

4. Găzduiți întâlnirea dintr-o zonă clară de birou cu o conexiune bună Wi-Fi. Zona din spatele dvs. că alți participanți pot vedea stabilește tonul pentru întâlnire. Asigurați-vă că iluminatul este bun și nu se întâmplă nimic în fundal care ar putea lua de la prezentarea dvs.

Dacă conduceți întâlnirea de acasă, alegeți o cameră liniștită, cu o ușă, astfel încât să nu vă faceți griji cu privire la întreruperile.

Imagine intitulată conduce întâlniri eficiente Pasul 5

5. Angajați tuturor cu un întrerupător înainte de a începe pe agendă. Întâlnirile virtuale sunt adesea lipsesc de interacțiunea personală. Într-o întâlnire în persoană, participanții ar discuta probabil între ei înainte ca întâlnirea să înceapă oficial. Puteți simula acest lucru, solicitând oamenilor să se întoarcă să se introducă sau să-i spună reciproc ceea ce au făcut în weekend.

Păstrați lumina de înghețată - evitați tot ce ar putea face pe cineva să se simtă ca și cum ar fi pus pe loc.

Recunoașteți fiecare participant după nume și mulțumiți-le că au participat. De asemenea, puteți solicita întrebări de urmărire bazate pe ceva ce au spus în timpul înghețului.

Imagine intitulată conduce întâlniri eficiente Pasul 6

6. Participanții la mutați pentru a elimina distragerile. Participanții dvs. nu pot controla întotdeauna tot ceea ce se întâmplă în fundal - mai ales dacă sunt acasă. Dezactivați-le pe MIC pentru a evita posibilitatea unei întreruperi audio. Ei își pot întoarce audio-ul dacă le recunoști să vorbească.

Dacă software-ul dvs. are o caracteristică de ridicare, utilizați-o! Care face mai ușor să prindă o întrebare sau un comentariu. Caracteristicile de chat, de asemenea, permit participanților să obțină un cuvânt fără a întrerupe fluxul întâlnirii.

Imagine intitulată conduce întâlniri eficiente Pasul 7

7. Fie ca fiecare participant să aibă cuvântul timp de 2-3 minute. Este ușor să fii trecut cu vederea într-o întâlnire virtuală. Timpul de lucru la sfârșitul întâlnirii, astfel încât fiecare participant are ocazia să pună întrebări, să facă sugestii sau să comenteze orice altceva.

Dacă mai tare, participanții mai extrovertiți au dominat întâlnirea, puneți întrebări direct unor participanți mai liniștiți pentru a obține contribuția lor.

Uită-te direct la aparatul foto ca înlocuitor pentru contactul vizual pentru a arăta tuturor participanților că sunteți angajați în mod activ și ascultând ceea ce spun ei.

Metoda 2 din 4:

Efectuarea unei întâlniri

1. Fi pregatit. Aveți o copie a agendei la îndemână și evidențiați punctele cheie pe care doriți să le subliniați. Dacă aveți o prezentare vizuală pregătită, asigurați-vă că aveți tot configurația tehnică de care aveți nevoie în locația întâlnirii și că totul funcționează corect.

Dacă dați o prezentare, este o idee bună să repetați de câteva ori înainte de întâlnire pentru a vă asigura că totul funcționează bine și că aveți toate indicii dvs. pentru ajutoare vizuale.

Imagine intitulată conduce întâlniri eficiente Pasul 9

2. Luați Roll și examinați agenda. Începeți întâlnirea mergând în jurul camerei și având toată lumea să se prezinte și să-și explice rolul. Acest lucru este util dacă există oameni la întâlnirea care nu se cunosc și asigură, de asemenea, că aveți un nume care să se potrivească cu fiecare față. Apoi, explicați pe scurt ceea ce se va concentra pe întâlnire.

În acest moment, ați putea dori să luați întrebări doar pentru a vă asigura că toată lumea se află pe aceeași pagină despre ce se va acoperi întâlnirea. De exemplu, dacă cineva a fost sub impresia că această întâlnire ar acoperi vânzările unui produs nou, dar acest lucru nu este pe agenda dvs., ați putea clarifica acest lucru pentru ei.

Imagine intitulată conduce întâlniri eficiente Pasul 10

3. Stabiliți un plan de acțiune pentru a îndeplini fiecare obiectiv. Planul dvs. de acțiune stabilește modul în care va fi tratat un anumit element de agendă. Includeți specificul, cu numele tuturor celor implicați și termenele limită care asigură ca echipa să își îndeplinească obiectivele.

Asigurați-vă că fiecare obiectiv are o "persoană punct" care leagă persoanele care trebuie să fie implicate și se asigură că sunt disponibile resursele necesare.

Atribuirea rapoartelor de progres, astfel încât persoana care poate rămâne în partea de sus a obiectivului și asigurați-vă că totul merge conform planului.

Imagine intitulată Conduită Întâlniri eficiente Pasul 11

4. Limitați discuția la fiecare element de agendă. Pe măsură ce terminați un element pe agenda dvs., rezumați pe scurt rezultatul sau pașii care trebuie luați, apoi solicitați întrebări. Păstrați întrebări și răspunsuri scurte și pe subiect.

Dacă cineva întreabă o întrebare care se află în afara subiectului, puteți să le direcționați ușor și politicos. De exemplu, ați putea spune "În timp ce vânzările de bomboane de bomboane sunt importante, chiar acum ne adresim trufelor. Dacă ați putea ține întrebarea dvs., vom ajunge la ea când discutăm barele de bomboane."

Imagine intitulată conduce întâlniri eficiente Pasul 12

5. Programați următoarea întâlnire. Programarea următoarei întâlniri în timp ce toată lumea le oferă posibilitatea de a răspunde imediat cu orice conflicte de programare. De asemenea, vă aduce întâlnirea în calendar cât mai curând posibil, astfel încât să nu vă jucați mai târziu. Acest lucru este deosebit de important dacă spațiul de întâlnire este limitat.

Permiteți participanților să știe că, dacă există ceva ce vor să discute la următoarea întâlnire, ar trebui să vă trimită prin e-mail despre asta. Setați un termen limită pentru adăugarea elementelor de agendă la următoarea întâlnire, astfel încât să aveți timp să vă pregătiți pentru aceasta.

Metoda 3 din 4:

Pregătirea pentru o întâlnire

1. Să decidă cine va fi președintele. În mod obișnuit, un manager sau un alt lider ar renunța la întâlnire. Cu toate acestea, în cazul în care reuniunea se referă la un proiect special sau altă problemă, ar putea fi oportun să lași un alt membru al echipei să ia reini.

Imagine intitulată conduce întâlniri eficiente Pasul 14

2. Aliniați difuzoarele pentru a prezenta obiective individuale. Dacă altcineva organizează oameni și resurse pentru a atinge un obiectiv, ele sunt cel care poate descrie procesul și rezultatele cele mai eficiente. Participanții dvs. vor aprecia să audă aceste informații direct de la ei, spre deosebire de dvs. pur și simplu citirea din raportul lor.

Dacă primiți alți oameni implicați și le oferiți actualizări în timpul întâlnirii, nu va trebui să fiți capul de vorbire în fața camerei tot timpul.

Imagine intitulată conduce întâlniri eficiente Pasul 15

3. Coordonează programele pentru a se adapta participanților la întâlnire. Aflați cine trebuie să fie la întâlnire și să aibă un sentiment de disponibilitate a acestora. Float 2 sau 3 opțiuni pentru timpul de întâlnire, apoi alegeți cel pe care majoritatea oamenilor le pot participa. Să ia în considerare subiectul întâlnirii atunci când se uită la perioade potențiale.

De exemplu, dacă trebuie să sunați la o întâlnire pentru a discuta o problemă provocatoare, încălzită, după-amiaza târziu într-o vineri ar putea să nu fie cel mai bun timp - chiar dacă toată lumea este disponibilă atunci.

Dacă unii oameni nu pot fi acolo, asigurați-vă că cel puțin jucătorii-cheie pentru proiectele discutate vor fi disponibile. Atribuiți pe cineva să ia note și să le distribuie imediat oricui nu a putut participa.

Imagine intitulată Conduce întâlniri eficiente Pasul 16

4. Cereți sugestii pentru întâlnire agendă. Agenda dvs. include o listă de subiecte, numele persoanelor care vor prezenta și timpul de timp pe care îl veți cheltui pe fiecare subiect. Obținerea sugestiilor de la participanții la întâlniri vă ajută să vă asigurați că totul este important.

Trageți un e-mail către potențialii participanți care întreabă dacă există ceva despre care ar dori să vorbească. Setați un termen limită pentru câteva zile înainte de întâlnire, astfel încât să aveți timp să vă pregătiți.

Puneți toate cererile de agendă într-o foaie de calcul cu coloane pentru subiect, vorbitor și timp necesar. Dacă aveți prea multe cereri pentru timpul permis, prioritizați elementele. Dacă ceva ar putea fi purtat pur și simplu ca un e-mail, contactați persoana care a făcut cererea și le-a spus.

În general, au mai mult timp alocat pentru întâlnire decât ați programat pe agendă. Puteți întotdeauna să vă amânați întâlnirea devreme, dar lăsând un timp suplimentar vă asigură că puteți răspunde la întrebări sau puteți permite o discuție.

Imagine intitulată conduce întâlniri eficiente Pasul 17

5. Stabilirea regulilor de întâlnire. În timp ce nu aveți nevoie neapărat de reguli formale (gândiți-vă "Regulile lui Robert de ordine"), este o idee bună să aveți un protocol de bază, astfel încât întâlnirea rulează fără probleme și toată lumea are ocazia să-și împărtășească cunoștințele. Lăsați participanții să știe că scopul regulilor dvs. este pur și simplu să se asigure că întâlnirea rulează cât mai eficient posibil.

De asemenea, puteți să le puneți la începutul întâlnirii. De exemplu, ați putea spune: "În interesul timpului, organizați întrebări și comentarii până după ce fiecare vorbitor a prezentat. Dacă nu ajungem la comentariul dvs. în timpul discuției alocate, trimiteți-mi un e-mail mai târziu și putem vorbi."

Imagine intitulată conduce întâlniri eficiente Pasul 18

6. Timpul bugetar pentru fiecare element de pe ordinea de zi. Afișați timpul total al timpului pentru fiecare element, apoi desființați acel moment pentru a afișa timpul pentru prezentare și timpul de discuție după prezentare. Acest lucru oferă participanților o înțelegere atunci când pot contribui.

În general, planificați cel puțin 10 minute de timp de discuții pentru fiecare element de pe agenda dvs. S-ar putea să nu aveți nevoie de prea mult timp pentru fiecare element, dar unele elemente ar putea avea nevoie de mai mult.

Imagine intitulată conduce întâlniri eficiente Pasul 19

7. Să circule agenda cu o zi înainte de întâlnire. Acest lucru asigură că toți participanții au o copie și știu ce să se aștepte. Acest lucru le oferă, de asemenea, posibilitatea de a vă aborda dacă există informații incorecte.

Dacă aceasta este o întâlnire nouă sau rar, puteți trimite și o memento pe o oră sau două înainte de întâlnire.

Metoda 4 din 4:

Fiind un președinte eficient

1. Controlul comunicării la întâlnire. Să-și asume responsabilitatea pentru transmiterea discuțiilor și păstrarea tuturor sarcinilor. Dacă aveți alți vorbitori, ați putea delega responsabilitatea de lider de discuții, dar asigurați-vă că încă participați.

De exemplu, ați putea pune o întrebare că nimeni nu a întrebat, dar că credeți că este important sau a fost un punct pe care vorbitorul a trecut cu vederea în prezentarea lor.

Imagine intitulată Conduce întâlniri eficiente Pasul 21

2. Evidențiază progresul și discutați despre lipsa de progres. În cadrul întâlnirilor care abordează o serie de obiective în curs de desfășurare, începeți să menționăm unde ați fost la ultima întâlnire, apoi intrați în locul în care sunteți acum. Dacă nu au fost puține progrese de la ultima întâlnire, aflați ce sa întâmplat și cum poate fi rezolvată problema.

Identificați persoanele responsabile pentru fiecare obiectiv și chemați-le să vadă dacă au ceva de adăugat înainte de a vă deplasa în faza de discuție.

Imagine intitulată Conduce întâlniri eficiente Pasul 22

3. Discuție de refocus care a rătăcit de la punctul. Există momente când entuziasmul sau frustrarea pot împinge discuțiile. Acordați atenție, astfel încât să puteți aduce discuții off-subiecte înapoi în conformitate cu obiectivele agendei.

De exemplu, ați putea încadra întâlnirea ca a "Misiune de colectare a faptului." Acest lucru implică faptul că toată lumea trebuie să fie audiată, astfel încât să puteți acumula cât mai multe informații și puteți păstra câțiva participanți să monopolizeze conversația.

Dacă cineva începe să se ducă și să scape de subiect, ați putea spune "Acesta este un punct bun și mă bucur că ați adus-o. Opriți-vă de către biroul meu, astfel încât să putem vorbi despre asta mai târziu, bine?"

Imagine intitulată conduce întâlniri eficiente Pasul 23

4. Încerca "Cyberstorming" pentru a împărtăși idei. Cyberstorming folosește chat-ul electronic sau structura forumului pentru a creste în timpul unor întâlniri mai informale. Deoarece toată lumea are posibilitatea de a participa și toate informațiile pot fi văzute de toată lumea, oamenii sunt mai puțin competitivi despre a fi auziți.

Deoarece oamenii ar putea avea idei să vină la ei la momente diferite, acest lucru permite, de asemenea, brainstorming-ul pe un subiect pentru a continua, în timp ce întâlnirea se îndreaptă spre alte lucruri.

Imagine intitulată Conduce întâlniri eficiente Pasul 24

5. Mențineți cronologia Agendei. În timp ce nu doriți să fiți nepoliticos, dacă discuția se revarsă și încă mai aveți elemente pentru a aborda, lăsați participanții să știe că aveți nevoie pentru a obține întâlnirea înapoi pe drumul cel bun. Punctele importante pot fi salvate pentru o altă întâlnire sau un e-mail.

Întrebați întotdeauna dacă există întrebări înainte de a vă deplasa la un nou articol de agendă. Asigurați-vă că toată lumea este la bord și gata să meargă înainte de a părăsi ultimul element din spatele.

Imagine intitulată Conduce întâlniri eficiente Pasul 25

6. Evidențiați punctele importante. Subliniați obiectivele-cheie ale întâlnirii. Dacă discutați și puncte minore, explicați modul în care se leagă în lucrurile mai importante.

Ajutați membrii întâlnirii să înțeleagă domeniul de aplicare al proiectului și modul în care fiecare parte individuală este o piesă importantă într-un întreg mai important.

Imagine intitulată conduce întâlniri eficiente Pasul 26

7. Asistență cu notă dacă este necesar. De obicei, veți avea o anumită persoană care ia note. Dar, în anumite situații, este posibil să trebuiască să intrați și să vă ajutați dacă acestea devin copleșiți.

De exemplu, dacă aveți diapozitive, iar nota dvs. se luptă să le ia toate în jos pe măsură ce treceți prin ele, le puteți lăsa să știe că pot avea o copie a diapozitivelor pentru a adăuga la notele lor.

Imagine intitulată conduce întâlniri eficiente Pasul 27

8. Oferiți un rezumat cuprinzător la sfârșitul întâlnirilor. Încheie întâlnirea cu o propoziție sau două pentru fiecare element de pe ordinea de zi. Descrieți ce deciziile au fost luate și ce pași de urmărire vor fi finalizate.

De exemplu, ați putea spune "În ceea ce privește vânzările de bomboane de bomboane, am stabilit că sunt necesare noi casete de afișare. Sally Sunshine se ocupă de proiectarea acelor cutii noi și va avea desenele ei la Harvey până miercuri."

Imagine intitulată conduce întâlniri eficiente Pasul 28

9. Au întâlniri unu-la-unu pentru a urmări. Dacă un participant încearcă să-ți monopoleze întâlnirea, să vorbească cu ei mai târziu despre ce sa întâmplat. Mai degrabă decât acuzarea persoanei, concentrați-vă asupra acțiunilor lor și asupra a ceea ce ați văzut. Dați-le ocazia de a explica ce sa întâmplat.

Aceste conversații vă pot ajuta să găsiți modalități mai bune de a păstra oamenii din monopolizarea întâlnirilor în viitor. Cel puțin, persoana știe că comportamentul lor în întâlnire nu a fost acceptabil și nu va fi tolerat în viitor.

Partajați pe rețeaua socială:

Cum de a desfășura întâlniri eficiente

Pași