Cum să faciliteze o întâlnire: 15 pași (cu imagini)

Un facilitator de întâlnire este persoana responsabilă de conducerea unei întâlniri. În esență, scopul facilitatorului este de a se asigura că întâlnirea rulează fără probleme de la organizație, pentru a începe, pentru a termina. O ședință bine facilitată ar trebui să se asigure că toate obiectivele întâlnirii sunt îndeplinite prin concluzia sa. Astfel, un bun facilitator se va asigura că toți participanții înțeleg scopul întâlnirii, asigurați-vă că toate nevoile participanților sunt îndeplinite, asigurați-vă că întâlnirea curge fără probleme și asigurarea participării complete.

Pași

Partea 1 din 3:

Care stabilește baza pentru o întâlnire de succes

1. Pregătirea este esențială, astfel încât să începeți cu o agendă. În timp ce un facilitator ar trebui să se amestece în întâlniri și să-și facă treaba să arate ușor, este esențial să se pregătească în mod extensiv pentru întâlniri. Începeți cu scrierea unui Agendă. O agendă bună va include puncte cheie despre întâlnire, precum și să ofere participanți la detalii adecvați știu unde să fie și ce să se aștepte.

Rețineți orele de începere și de încheiere a sesiunilor, precum și limitele de timp realiste pentru fiecare sesiune, pentru a se asigura că întâlnirea va funcționa la timp.
Selectați subiecte care impun tuturor participanților la întâlnire. Încercați să obțineți informații de la cele care participă la întâlnirea despre subiectele care justifică discuțiile.
Încercați să prezentați subiectele ca întrebări care trebuie să răspundă la stimularea dialogului în cadrul reuniunii.
Rețineți ce este scopul discuției. Este pentru informații, pentru a rezolva o problemă sau pentru a lua o decizie?
Specificați modul în care participanții ar trebui să se pregătească pentru întâlnire.

Imaginea intitulată Facilitarea unei întâlniri Pasul 2

2. Planificați lista de invitații. Acest lucru necesită un echilibru delicat. Dacă există prea puțini sau prea mulți oameni în participare, executați riscul unei întâlniri neproductive. Veți dori să invitați numai persoane care vă vor ajuta să atingeți scopul întâlnirii. Întrebați-vă următoarele.

Cine sunt factorii de decizie cheie în această problemă?

Care este cel mai cunoscut în legătură cu informațiile discutate?

Care are un interes deosebit în subiecte?

Care va trebui să implementeze orice decizie care sunt făcute?

Unii experți sugerează că 8 persoane sunt invitate la întâlniri în care trebuie luată o decizie. Dimpotrivă, sugerează 18 persoane atunci când scopul întâlnirii este de a se gândi.

Imaginea intitulată Facilitarea unei întâlniri Pasul 3

3. Trimiteți invitațiile prin e-mail. Trimiterea unui e-mail este cea mai ușoară modalitate de a vă invita participanții. E-mailul dvs. ar trebui să furnizeze o scurtă introducere la întâlnire. De asemenea, ar trebui să includă data, ora și, eventual, un termen limită RSVP. Agenda ar trebui să fie atașată la e-mail.

Solicitarea unui RSVP este opțională, dar vă va permite să pregătiți o cantitate adecvată de materiale pentru toți participanții.

Imaginea intitulată Facilitarea unei întâlniri Pasul 4

4. Începeți să vă gândiți la ceea ce face un bun facilitator. Reflectând pe ceea ce face un facilitator în timpul unei întâlniri, veți fi într-o poziție bună de a ști ce se așteaptă de la tine când este rândul tău să-ți faci treaba. Un bun facilitator va avea o serie de trăsături care îi ajută la gestionarea timpului, oamenilor și opiniile diferite. Cel mai bine este să dezvoltați aceste trăsături mai devreme.

Valoare oamenii și ideile lor. Un bun facilitator va transmite complimente proprii după ce un participant a prezentat o idee. Spune ceva de genul "Mulțumesc Samantha, acestea sunt puncte foarte utile care ne ajută să ne gândim la această problemă într-un mod diferit." Făcând acest lucru, vă veți asigura că fiecare persoană și idee sunt auzite și, de asemenea, că alții vor fi încrezători să vorbească.

Fi pe degetele de la picioare. Va trebui să răspundeți la o serie de situații diferite în timpul întâlnirilor. Trebuie să vă gândiți și să răspundeți rapid la aceste situații diferite. De exemplu, dacă cineva oferă sfaturi semnificative, fi rapid să le lăudați, apoi căutați imediat un alt participant care încearcă să se bazeze pe acea linie de gândire. Dacă cineva ridică un punct rău, care este în afara subiectului, face tot posibilul pentru a evidenția bunul în comentariu și pentru a căuta un alt participant care se va baza pe ceea ce credeai că a fost bun.

Fii bine vorbite. Este important ca toți cei din cameră să vă înțeleagă. Veți dori să vorbiți la un volum rezonabil, astfel încât toată lumea să poată auzi. Articulați în mod clar și nu mormăi sau mormăi. Aveți grijă să utilizați jargonul numai dacă toată lumea la întâlnire este familiarizată cu terminologia.

Partea 2 din 3:

Stabilirea etapei pentru întâlnire

1. Planificați locația și aranjați mobilierul. Va trebui să ia în considerare dacă întâlnirea va fi față în față, o întâlnire virtuală prin ecrane sau o combinație a celor două. În funcție de formatul de întâlnire, va trebui să vă asigurați că toate mobilierul și hardware-ul sunt în vigoare, inclusiv scaune, tabele și ecrane de proiector. Există mai multe modalități posibile de configurare a mobilierului pentru o întâlnire.

O instalare de masă rotundă va ajuta la întâlnirile orientate spre discuții.
O setare cu scaune în rânduri este bună pentru stabilirea unui vorbitor ca focus principal. Această configurare funcționează bine atunci când scopul principal transmite informații mai degrabă decât căutarea discuțiilor.
O instalare de teatru are o masă în partea din față a camerei și permite un panou de difuzoare să stea în față. Participanții vor sta în rânduri în fața difuzoarelor panoului ca într-un format de curs.
Un set de clasă are tabele în fața rândurilor de scaune pentru a permite participanților să ia note în timp ce vorbitorul rămâne punctul central al întâlnirii.
Utilizați configurarea în formă de U pentru întâlnirile în care doriți ca participanții să se vadă reciproc și să interacționeze atunci când este necesar.
Configurați scaunele într-un cerc cu dvs. în centrul de întâlniri destinate ca fiind deschise și participative.

Imaginea intitulată Facilitarea unei întâlniri Pasul 6

2. Furnizați consumabile pentru cei care participă la întâlnire. Un facilitator complet pregătit va oferi participanților cu pixuri, note, registre de lucru, materiale și alte instrumente necesare întâlnirii. De asemenea, luați în considerare dacă va trebui să furnizați orice informații de conectare înainte de timp pentru întâlniri virtuale. Ar trebui să existe o consiliu înființată pentru a permite oamenilor și prezentatorilor să ia note pentru toată lumea să vadă, poate o diagramă flip sau o placă albă. Acest lucru păstrează întâlnirea care curge mai bine, permițând participanților să aibă răspunsurile lor la momente specificate în timpul întâlnirii.

În funcție de lungimea întâlnirii, gândiți-vă la furnizarea participanților cu băuturi (cafea), gustări, apă și / sau bomboane.

Imaginea intitulată Facilitarea unei întâlniri Pasul 7

3. Trimite un memento de e-mail despre întâlnire ca se apropie. Oamenii sunt ocupați și fără mementouri, este posibil ca ei să uite de o întâlnire viitoare. Încercați să trimiteți mementouri celor care vor participa la două zile înainte ca întâlnirea să fie programată să aibă loc.

Dacă ați cerut invitaților la RSVP, puteți trimite un memento că au nevoie de RSVP înainte de termenul limită.

În e-mailul dvs. de reamintire, asigurați-vă că întrebați dacă cineva a schimbat planurile.

Partea 3 din 3:

Cunoașterea rolului dvs. facilitând întâlnirea

1. Ajunge la întâlnire devreme. Ca facilitatorul ar trebui să fii acolo pentru a saluta pe toți cei care sosesc la întâlnire. Fie agitați mâna pe măsură ce umblă în cameră sau îi salută când se conectează la tele-conferință. Acest lucru va crea un mediu cald la întâlnire, arătând, de asemenea, că sunteți serios și gata să discutați.

Imaginea intitulată Facilitarea unei întâlniri Pasul 9

2. Începeți întâlnirea la timp și faceți obiectivele clare. În timp ce toată lumea din întâlnire vor primi agenda, prin reintroducerea obiectivelor, toți participanții vor începe pe aceeași pagină. Acesta va contribui, de asemenea, la stabilirea tonului pentru întâlnire și la punerea oamenilor pe drumul cel bun.

De asemenea, puteți face anunțuri de menaj la începutul întâlnirii, inclusiv informații despre orele de pauză, ieșirile de incendiu și locațiile de toaletă.

De asemenea, vă puteți gândi la stabilirea regulilor de interacțiune în funcție de cine participă la întâlnire. Regulile ar putea include să prezinte un alt respect reciproc, rămânând pe subiect, atacând problema mai degrabă decât persoana, aducând închiderea în discuție și nu întrerupeți pe alții.

Imaginea intitulată Facilitarea unei întâlniri Pasul 10

3. Ghidați întâlnirea prin faptul că au vorbit toți participanții. Toată lumea are o metodă diferită de îndrumare a unei întâlniri și a păstra difuzoare pe subiect. O metodă vitală este de a vă asigura că conversația și discuția nu sunt dominate de unul sau două persoane. Asigurați-vă că sunteți în căutarea oricărei persoane care ar putea dori să facă un punct și să le dea ocazia de a vorbi prin întrebarea gândurilor lor.

Spune un coleg numit Samantha pare interesat, dar nu a contribuit. S-ar putea să încercați să spuneți: "Samantha, cum a afectat problema la mâna dvs. și în mod specific?"

Imaginea intitulată Facilitarea unei întâlniri Pasul 11

4. Lipiți de subiect. Treaba Facilitatorului este de a păstra toți participanții sau difuzoarele pe subiect. Permițând tangenții oprit-țintă să vă arunce programul și poate însemna că întâlnirea nu va atinge rezultatul dorit. Dacă simțiți discuții care se deplasează în afara subiectului, redirecționați conversația întrebând întrebări care se referă direct la subiect.

Dacă dialogul a început să devină, puteți spune: "Dar cum afectează acest lucru problema pe care o discutăm astăzi?" Sau, "Acestea sunt toate punctele foarte interesante. Ar trebui să discutăm la acestea la o dată ulterioară, dar, deocamdată, să ne concentrăm asupra problemei la îndemână."

De asemenea, este posibil să doriți să semnați ideile care au fost aduse și să le adreseze într-o întâlnire ulterioară sau într-un alt mod. Astfel, puteți onora în mod corespunzător acele idei tangențiale și să nu ofensezi niciunul dintre participanți.

Imaginea intitulată Facilitarea unei întâlniri Pasul 12

5. Au un plan pentru situații dificile și să le dezamocați. Dacă aveți sens participanților se află pe punctul de a intra într-o dezbatere încălzită, aduceți o altă persoană pe care o cunoașteți că va vorbi cu problema. În esență, veți dori să dezamorsați o dezbatere prin aducerea mai multor dialog. În cazul unui conflict, puteți asculta și ambele părți și identificați un teren comun pentru a aduce împreună părțile adverse.

În cazul unei situații dificile, ați putea spune: "Este clar că amândoi veniți din diferite părți. Cu toate acestea, evident că sunteți de acord cu privire la importanța acestei probleme, astfel încât să încercăm să ne concentrăm energia pe găsirea unui rezultat reciproc avantajos."

Imaginea intitulată Facilitarea unei întâlniri Pasul 13

6. Răspuns și redirecționați întrebările. Deoarece facilitatorul puteți lua întrebări de la participanți, atâta timp cât sunteți în poziția de a răspunde cu exactitate. Dacă nu, ar trebui să vă referiți la cineva la întâlnirea care este într-o poziție mai bună de a răspunde cu exactitate.

În cazul în care nu știți răspunsul la o întrebare, puteți spune: "Aceasta este o întrebare excelentă. Cu toate acestea, cred că Samantha este mai bine informat pe acest subiect. Samantha, care sunt gândurile tale?"

Imaginea intitulată Facilitarea unei întâlniri Pasul 14

7. Rezumați și simplificați constatările. Luați note în timpul întâlnirii și asigurați-vă că scrieți toate ideile și opiniile cheie. La încheierea unei discuții pe un anumit subiect, este utilă dacă facilitatorul oferă o revizuire a ceea ce sa spus și concluziile care au fost atinse.

Faceți tot posibilul pentru a rezuma punctele cheie făcute de fiecare persoană în prezență. De asemenea, evidențiați orice rezoluție au fost făcute la problemele abordate.

Imaginea intitulată Facilitarea unei întâlniri Pasul 15

8. Întrebați cum a mers întâlnirea când încheie. Feedback-ul este esențial pentru a vă îmbunătăți ca facilitator de întâlnire. S-ar putea să vă gândiți să întrebați următoarele: Agenda distribuită într-un moment bun? Cât de bine pregătiți au fost participanții? A făcut timpul alocat fiecărui subiect? A existat suficient timp pentru discuții? Cum ar putea fi îmbunătățită setarea camerei?

Feedback-ul poate fi colectat, de asemenea, printr-un sondaj de e-mail trimis participanților la scurt timp după întâlnire.

Asigurați-vă că revizuiți rezultatul și faceți modificările necesare pentru următoarea întâlnire.