Cum de a prezida un apel de conferință

Preiarea unui apel de conferință vă oferă posibilitatea de a vă demonstra abilitatea de a gestiona și de a îndruma pe alții. Pentru a conduce un apel cu succes, va trebui să știți cum să organizați apelul, să vă pregătiți pentru rolul dvs., să efectuați apelul și să continuați cu participanții după aceea. Cu practică, veți descoperi că mulți dintre pașii implicați în apelurile de conferință sunt similare cu pașii pe care le-ați întreprinde cu întâlniri față-în-față.

Pași

Partea 1 din 4:
Organizarea apelului
  1. Imagine intitulată scaun Un apel de conferință Pasul 1
1. Alegeți un software convenabil de conferințe. Aceste zile, aveți o varietate de programe Webinar pentru a alege de la. Selectați ceva ușor de utilizat pe care majoritatea participanților la distanță au instalat. Asigurați-vă că ați ales software-ul cu o componentă video dacă apelul include diapozitive. Dacă software-ul instalat nu este o opțiune realistă, mergeți cu un serviciu pe care toată lumea le poate accesa liber online.
  • Pentru a găzdui participanții fără cerințe de software, asigurați-vă că apelul are loc într-o cameră cu un telefon difuzor. Această opțiune dial-in va fi, de asemenea, o copie de rezervă la îndemână dacă software-ul Webinar nu reușește.
  • Imagine intitulată scaun Un apel de conferință Pasul 2
    2. Sondalați participanții pentru un timp convenabil. Alegeți trei la cinci date potențiale și momente ale zilei. Trimiteți un e-mail tuturor participanților pentru a-și evalua disponibilitatea pentru fiecare posibilitate. Spuneți oricui nu poate face nimic din timp să vă informeze cât mai curând posibil.
  • De asemenea, puteți utiliza sondaje de programare online, cum ar fi doodle. Aceste instrumente permit participanților să aleagă datele și orele cu clicul unui mouse. Dacă alegeți această opțiune, nu uitați să includeți linkul din e-mail.
  • Dacă toți participanții sunt în același timp, evitați planificarea apelurilor în timpul pauzelor de prânz, imediat la începutul zilei de lucru și sau după orele normale de lucru.
  • Imagine intitulată scaun Un apel de conferință Pasul 3
    3
    Scrie o agendă. Includeți subiecte care trebuie discutate. Acoperă orice întrebări sau preocupări pe care le anticipați de la alți membri. Concentrați-vă mai întâi pe problemele pozitive. Apoi, abordează provocările și oferă soluții sau idei pentru a depăși orice obstacole.
  • Dacă intenționați să atribuiți anumite sarcini anumitor participanți, discutați-vă cu ei înainte de a trimite agenda. Ultimul lucru pe care doriți să-l faceți este să prindeți pe cineva prin surprindere sau să oferiți unui manager sau informații incorecte client.
  • Imagine intitulată scaun Un apel de conferință Pasul 4
    4. E-mail informații preliminare tuturor participanților. Includeți tot ceea ce vor trebui să se conecteze la apel, cum ar fi numărul de apeluri și parola. Atașați un proiect al agendei la adresa de e-mail. Cereți ca toată lumea să citească și să vă anunțe dacă doresc să adauge ceva sau să revizuiască conținutul existent.
  • Imagine intitulată scaun Un apel de conferință Pasul 5
    5. Numiți o notă. Alegeți cel mai responsabil și mai atent participant fizic pentru această sarcină. Asigurați-vă că includ numele tuturor celor prezenți. Au rezuma punctele majore discutate, folosind agenda ca o schiță.
  • Dacă au un recorder audio digital sau o funcție de înregistrare pe telefonul lor, cereți-i să o utilizeze dacă nu va fi discutat niciun material sensibil.
  • Nu treceți peste acest pas dacă utilizați funcția de înregistrare pe software-ul Webinar. Tehnologia poate eșua atunci când vă așteptați cel mai puțin. Dacă se întâmplă acest lucru, veți fi scris în câteva minute ca o copie de rezervă.
  • Imagine intitulată scaun Un apel de conferință Pasul 6
    6. Trimite un e-mail de memento. Faceți acest lucru în ziua apelului dacă este după prânz sau cu o zi înainte de un apel programat dimineața. Utilizați această oportunitate pentru a trimite orice rapoarte sau documente care vor fi necesare în apel. Este responsabilitatea dvs. să vă asigurați că toată lumea se află pe aceeași pagină și că toată lumea și-a îndeplinit responsabilitățile înainte de apel.
  • Dacă altcineva a creat aceste materiale, dați-le credit (sau preveniți vina de la căderea pe dvs.) prin transmiterea mesajului lor care conține documentele.
    • Partea 2 din 4:
    Obțineți-vă gata să scape
    1. Imagine intitulată scaun Un apel de conferință Pasul 7
    1. Proiect de note sau puncte de vorbire. Elemente de îmbrăcăminte deja pe agenda pentru a vă menține de la pierderea focalizării. Nu elaborați o declarație pregătită. Stick la o listă marcată de puncte cheie, imperative scurte și propoziții incomplete. Acest lucru vă va împiedica să sune mecanic. Unele exemple includ:
    • Starea actuală a nevoilor de angajare: Contabilitate acum pe deplin angajată. Încă mai aveți nevoie de un nou manager în marketing și un nou asistent administrativ în publicitate. Limita bugetului = 100.000 $ Total pentru ambele deschideri.
    • Beneficii Modificări: Sediul central eliminat 401k. Instituirea unui plan nou de 403B pentru angajați noi. Sănătate, dentară, asigurare de viziune neschimbată pentru moment, dar încă în curs de revizuire.
  • Imagine intitulată scaun Un apel de conferință Pasul 8
    2. Face o listă de participanți. Includeți unde sunt și informații personale generale despre ele. Utilizați aceste informații pe măsură ce vă introduceți pe toți ceilalți. De asemenea, puteți utiliza aceste informații pentru a discuta în timp ce așteptați pe participanții suplimentari să se alăture.
  • Faceți o copie a acestei liste pentru nota dvs. În loc să luați timp pentru a scrie numele fiecăruia, nota-bei poate verifica pur și simplu numele fiecărei persoane în timp ce sosesc sau se va conecta.
  • Imagine intitulată scaun Un apel de conferință Pasul 9
    3. Examinați orice informație pe care o veți prezenta. Nu așteptați până în ultimul minut. Începeți revizuirea informațiilor în ziua după ce ați terminat notele și / sau prezentarea. Încercați să comiteți punctele majore în memorie, astfel încât să le puteți discuta fără să vă întrerupeți să vă uitați la hârtie sau pe ecran. Fiecare secundă salvați poate fi folosit pentru alți prezentatori sau pentru întrebări.
  • Imagine intitulată scaun Un apel de conferință Pasul 10
    4. Analizați camera pe zi sau două înainte de apel. Asigurați-vă că toate echipamentele sunt prezente și funcționează corect. Căutați difuzoare strategice poziționate dacă utilizați o cameră mare în anticiparea multor participanți. Dacă ceva lipsește sau funcționează defectuos, notificați departamentul relevant cât mai curând posibil.
  • Imagine intitulată scaun Un apel de conferință Pasul 11
    5. Configurați apelul. Conectați-vă la conferință Apelați 10 minute mai devreme, dacă este posibil. Unele instrumente nu vă vor lăsa să vă conectați până la ora programată. Alții nu vor lăsa pe nimeni să comunice până la un lider cu un jurnal special de parolă. Testați ultimul timp pentru a vă asigura că funcționează fără probleme.
  • Dacă nu știți cum să utilizați echipamentul, aflați câteva zile înainte de timp. Obțineți ajutor de la departamentul IT al companiei dvs., dacă este necesar. Care nu știu cum să opereze software-ul sau hardware-ul vă poate face să arătați neprofesional.
    • Partea 3 din 4:
    Realizarea apelului
    1. Imagine intitulată scaun Un apel de conferință Pasul 12
    1. Permiteți cinci minute suplimentare pentru întârziere. Au niște note la îndemână Inițiați discuții mici La începutul apelului. Introduceți toți participanții prin numele, titlurile și rolurile lor pe care le joacă. Dacă cineva ajunge sau se alătură apelului după întârzierea de cinci minute, nu întrerupeți o discuție în curs. Așteptați până când un difuzor a terminat sau un subiect sa încheiat pentru a permite iertător să se introducă.
  • Imagine intitulată scaun Un apel de conferință Pasul 13
    2. Revizuirea Întâlnirii Eticheta. Cereți participanților să apeleze pentru a dezactiva telefoanele pentru a evita zgomotul de fond. Solicitați să evite utilizarea butonului de așteptare pentru a împiedica difuzarea muzicii companiei lor. Spuneți tuturor să prezinte fizic să-și liniștească telefoanele mobile și să le țină departe de telefonul de întâlnire pentru a preveni interferențele. Asigurați-vă că toți participanții vorbesc audibil și clar, astfel încât toți să le poată auzi.
  • Imagine intitulată scaun Un apel de conferință Pasul 14
    3. Lipiți de ordinea de zi. Păstrați un ochi pe ceas pentru a se potrivi nevoilor participanților și prezentatorilor.Acoperă cele mai importante probleme în primul caz în cazul în care nu mai aveți timp. Dacă cineva întreabă o întrebare pe care nu o poți răspunde sau nu te aștepta, spune-le că vei reveni la ei cât mai curând posibil.
  • Imagine intitulată scaun Un apel de conferință Pasul 15
    4. Programați un apel de urmărire, dacă este necesar. Nu așteptați până la sfârșitul apelului de a face acest lucru. Faceți-o chiar înainte de a ajunge la întrebări și răspunsuri (Q & A) pe ordinea de zi. Cereți tuturor celor mai convenabile date și timp pentru următorul apel. Dacă majoritatea participanților sunt indeciși, trimiteți un sondaj de programare după apel.
  • Imagine intitulată scaun Un apel al conferinței Pasul 16
    5. Permiteți cel puțin 15 minute pentru Q & A. Într-un apel de conferință, s-ar putea să aveți probleme cu obținerea tuturor să participe. Pentru a preveni acest lucru, nu întrebați dacă Oricine are întrebări. Mai degrabă, cereți persoanelor specifice relevante pentru subiectul discuției o întrebare.
  • De exemplu, ați putea întreba "Bob, ați obținut toate informațiile de care aveți nevoie pentru a crea textul subiectului?"
  • Imagine intitulată scaun Un apel de conferință Pasul 17
    6. Închideți apelul. Începeți să încheiați cu aproximativ cinci minute înainte de ora prevăzută planificată. Dacă Q & A este încă în desfășurare, spuneți tuturor că aveți timp pentru o mai mare întrebare. Mulțumesc tuturor pentru timpul lor și le doresc o zi sau o săptămână bună (sfârșitul).
    • Partea 4 din 4:
    Luând măsuri după apel
    1. Imagine intitulată scaun Un apel al conferinței Pasul 18
    1. Creați o recapitulare. Începeți să faceți acest lucru imediat după apel. Adresați-vă nota-titularului pentru o copie a procesului-verbal. Asigurați-vă că includeți o listă a responsabilităților tuturor. Procesul-verbal va documenta conversația în scris în cazul în care există discrepanțe mai târziu.
    • Cereți unui coleg să corecteze recaptarea înainte de ao trimite. O a doua pereche de ochi poate prinde greșeli pe care le-ați fi trecut cu vederea, indiferent de câte ori ați corectat materialul.
  • Imagine intitulată scaun Un apel de conferință Pasul 19
    2. Trimiteți recaptarea tuturor participanților. Faceți acest lucru de îndată ce ați făcut modificările dvs. a recomandat corectitudinea dvs. Invitați toți destinatarii să facă comentarii sau să adreseze întrebări care ar fi putut să-și alunece mintea în timpul apelului. Dacă ați promis că trimiteți un sondaj de programare pentru un apel de urmărire, includeți legătura cu RECAP.
  • Imagine intitulată scaun Un apel de conferință Pasul 20
    3. Urmați promisiunile și termenele limită. Ia măsuri după cum sa discutat în timpul apelului. Dacă ați promis să răspundeți la orice întrebare la o dată ulterioară, urmăriți-o în mai mult de o săptămână. Îndeplinesc orice termenele stabilite. Asigurați-vă că orice lucrare promisă este livrată destinatarilor adecvați într-o perioadă rezonabilă de timp.

    • Documente suplimentare de conferință

    Scrisoarea de eșantionare care solicită apel de conferință

    Suport WikiHow și Deblocați toate probele.

    Agenda apelurilor de conferință

    Suport WikiHow și Deblocați toate probele.

    Exemplu de conferință de apel Memento Email

    Suport WikiHow și Deblocați toate probele.

    sfaturi

    Cu excepția cazului în care veți folosi software-ul de conferințe video, evitați glumele. Umorul se bazează adesea pe limbajul corpului, care participanții nu vor vedea dacă utilizați o opțiune audio-numai.
    Partajați pe rețeaua socială:
    Similar