Cum să faceți o analiză a costurilor: 14 pași (cu imagini)

Analiza costurilor este una dintre cele patru tipuri de evaluare economică (celelalte trei analize cost-beneficiu, analiza cost-eficiență și analiza cost-utilitar). Efectuarea unei analize a costurilor, așa cum implică numele, se concentrează asupra costurilor implementării unui program fără a ține seama de rezultatul final. O analiză a costurilor este un prim pas important înainte de a vă angaja în alte tipuri de evaluare economică pentru a determina adecvarea sau fezabilitatea unui potențial proiect.

Pași

Partea 1 din 3:

Definirea scopului și domeniului dvs

1. Aflați de ce aveți nevoie de o analiză a costurilor. Domeniul de aplicare al analizei costurilor va depinde de scopul său, astfel încât înainte de a putea lua în considerare cât de largi doriți ca analiza dvs. să fie, trebuie să știți ce doriți întrebări ulterioare pe care doriți să le răspundeți.

Dacă efectuați o analiză a costurilor doar pentru a stabili un buget sau un plan strategic pentru viitor, ați efectua în mod obișnuit o analiză a costurilor care extinde organizarea la nivel de organizație.
Pe de altă parte, un scop mai restrâns sau mai specific, cum ar fi determinarea faptei de lege pentru un anumit serviciu (și cât de mult) ar putea necesita o analiză a costurilor mai restrânse care abordează numai costurile acelui serviciu special.

Imaginea intitulată face o analiză a costurilor Pasul 2

2. Identificați perspectiva pentru analiza costurilor. În plus, pentru a imagina de ce aveți nevoie de o analiză a costurilor, trebuie, de asemenea, să știți a caror Costul pe care îl veți analiza. Acest lucru va determina ce date colectezi și cum îl clasificați.

De exemplu, este posibil să fiți interesat de costul clienților dvs. de a oferi un anumit serviciu. Ați uitat la costurile din perspectiva lor, luând în considerare suma pe care o facturați (sau planificați factura) pentru serviciu, transportul la locația dvs. și alte costuri.

Dacă vă uitați pur și simplu la costul programului pentru organizația dvs., vă veți uita la cheltuielile dvs. organizaționale în general. De asemenea, puteți să vă uitați la costurile de oportunitate, cum ar fi dacă oferind un program înseamnă că nu veți putea oferi alte programe.

Imagine intitulată Faceți o analiză a costurilor Pasul 3

3. Diferențiați programele pe care le oferiți. Cum delimitați programele dvs. va determina modul în care alocați costurile în scopul analizei costurilor. Dacă organizația dvs. conduce programe foarte distincte, diviziunile pot fi evidente. Pentru suprapunerea programelor sau a programelor care împărtășesc resursele, determinați cum să le separați.

Programele care se suprapun într-o măsură semnificativă pot fi lumped împreună, mai degrabă decât evaluate separat. Du-te cu ceea ce face cel mai mult sens pentru operațiunile organizației dvs., evitând duplicarea eforturilor ori de câte ori este posibil.

Pentru a determina dacă programele ar trebui să fie separate, să vizitați serviciile oferite de fiecare program, resursele necesare pentru furnizarea acestor servicii și cine sunt furnizate aceste servicii. Dacă două programe sunt aceleași în 2 din 3 din aceste dimensiuni, acestea ar trebui să fie tratate ca una în scopul analizei costurilor.

Imagine intitulată Faceți o analiză a costurilor Pasul 4

4. Setați perioada de timp pe care doriți să o evaluați. Modul în care clasificați și calculați costurile depinde de faptul că analizați aceste costuri pe termen lung (de exemplu, luni sau ani) sau pe termen scurt (câteva săptămâni sau poate chiar o singură cerere).

De exemplu, dacă încercați să decideți dacă doriți să percepeți un anumit serviciu, veți determina mai întâi cât costă serviciul pe care îl utilizați. Apoi ați efectua o analiză a costurilor pe termen lung pentru a determina dacă organizația dvs. poate susține o pierdere pentru furnizarea acestui serviciu.

În general, este tot mai bine să alegeți o perioadă de timp pentru care puteți obține date exacte de venituri, mai degrabă decât estimări. Acest lucru vă va ajuta dacă intenționați să utilizați analiza costurilor ca bază pentru evaluarea economică ulterioară.

Partea 2 din 3:

Clasificarea costurilor

1. Revizuirea rapoartelor anzei de analiză a costurilor, dacă este disponibilă. Dacă organizația dvs. a făcut analize de cost în trecut, utilizați aceleași metode sau similare pentru a clasifica costurile. Menținerea continuității în acest mod înseamnă că rapoartele pot fi comparate, făcându-le mai mult în timp.

S-ar putea, de asemenea, să analizați analizele de costuri efectuate de organizații similare care implementează programe similare sau furnizarea de servicii similare.

Imagine intitulată Faceți o analiză a costurilor Pasul 6

2. Afișați toate costurile directe ale programului pe care îl evaluați. Costurile directe includ salariile și beneficiile pentru membrii echipei, consumabilele și materialele și orice mobilier sau corpurile necesare. În funcție de tipul de program sau de serviciu oferit, este posibil să aveți și costuri de contracte, licențiere sau asigurare.

Costurile directe sunt specifice programului sau serviciului pe care îl evaluați în analiza costurilor - acestea nu sunt împărtășite cu alte programe.

Costurile generale, cum ar fi utilitățile sau chiriile, pot fi un cost direct dacă programul sau serviciul are propria locație.

Imagine intitulată Faceți o analiză a costurilor Pasul 7

3. Includ costuri indirecte. Costurile indirecte includ administrarea generală sau salariile și beneficiile managementului, facilitățile, echipamentele și orice altceva împărtășite în mai multe programe sau servicii. Ce clasificați ca un cost indirect va depinde de modul în care ați separat programele sau serviciile oferite de organizația dvs.

În cele din urmă, atunci când calculați costurile unui program sau serviciu individual, va trebui să alocați aceste costuri indirecte

Imagine intitulată face o analiză a costurilor Pasul 8

4. Organizați costurile pentru a reflecta scopul analizei dvs. În cele din urmă, doriți ca raportul dvs. de analiză a costurilor să fie util pentru organizația dvs. Mai degrabă decât de a se baza pe categorii financiare generale, utilizați categorii care reflectă cu exactitate modul în care va fi utilizată analiza dvs.

Categoriile standard pot include costuri de personal, costuri operaționale și costuri de pornire. În cadrul fiecărei categorii, identificați ce costuri sunt directe și care sunt indirecte.

Partea 3 din 3:

Calcularea costurilor

1. Adunați înregistrări financiare și informații. Pentru fiecare tip de cost pe care intenționați să îl includeți în analiza costurilor, puneți o notă despre locul în care intenționați să obțineți cifrele pentru a calcula acest tip de cost. Dacă trebuie să estimați un cost, lista unde veți primi informațiile pentru a face o estimare fiabilă.

Utilizați cât mai mult posibil informații despre costuri. Va spori utilitatea și fiabilitatea analizei dvs. de cost final.
Pentru estimări, căutați surse fiabile care pot fi aplicate cât mai strict posibil. De exemplu, dacă trebuie să estimați salariul, utilizați ratele medii pentru angajați la nivel local, nu la nivel național.

Imagine intitulată Faceți o analiză a costurilor Pasul 10

2. Total costuri directe pentru program. Folosind informațiile din înregistrările pe care le-ați adunat, adăugați salariile, consumabilele, materialele și alte costuri care se aplică numai programului pe care îl evaluați. Extindeți aceste costuri în perioada de timp pentru analiza costurilor.

Dacă faceți o analiză a costurilor pe termen lung, calculați mai întâi costurile directe pe o bază săptămânală sau lunară și apoi extindeți-le.

Atunci când calculează costurile de personal, asigurați-vă că includeți costul (sau valoarea) orice beneficii oferite angajaților care lucrează la program.

Imagine intitulată face o analiză a costurilor Pasul 11

3. Alocă costuri indirecte programului pe care îl analizați. Pentru a aloca costuri indirecte, determină modul în care fiecare cost poate fi împărțit între diferitele programe. Apoi calculați proporția din acest cost utilizând programul.

De exemplu, să presupunem că alocați salariul directorului resurselor umane. Deoarece sunt responsabili pentru personal, este logic să-și împărți salariul după numărul de persoane din personal. Dacă aveți 10 angajați, 2 dintre care 2 sunt dedicați programului sau serviciului pe care îl evaluați, puteți aloca 20% din salariul directorului la program în scopul analizei costurilor dvs.

Imagine intitulată face o analiză a costurilor Pasul 12

4. Calculați deprecierea activelor. Dacă activele de capital ale organizației dvs., inclusiv mobilierul, echipamentele sau corpurile, trebuie utilizate pentru a implementa programul sau pentru a furniza serviciul pe care îl evaluați, deprecierea acestor active ar trebui inclusă în costurile totale pentru program sau serviciu.

Calculul deprecierii poate fi un efort complicat. Dacă nu aveți experiență, luați în considerare angajarea unui contabil.

Imagine intitulată Faceți o analiză a costurilor Pasul 13

5. Factor de costuri ascunse. În funcție de organizația dvs. și de programul evaluați, pot exista costuri suplimentare care nu ar apărea în nici o foaie bugetară sau înregistrare financiară. Inclusiv estimările acestor costuri în analiza dvs. vă vor oferi o mai mare credibilitate.

De exemplu, dacă efectuați analiza costurilor unui program pentru un cost, costurile ascunse ar putea include valoarea estimată a orelor de voluntariat, a materialelor donate sau a spațiului donat.

Costurile ascunse ar putea include, de asemenea, costuri de oportunitate. De exemplu, lansarea unui program poate afecta capacitatea organizației dvs. de a oferi alte programe.

Imagine intitulată Faceți o analiză a costurilor Pasul 14

6. Faceți concluzii pe baza concluziilor dvs. Reveniți la scopul dvs. pentru a efectua analiza costurilor și a determina ce măsuri ar trebui luate. De asemenea, puteți include proiecții sau estimări ale costurilor viitoare pentru program sau serviciu.

Cel puțin, analiza costurilor ar trebui să ofere organizația dvs. costul real de a rula un program sau să ofere un anumit serviciu.

Analiza costurilor poate, de asemenea, să ridice întrebări suplimentare, indicând o analiză suplimentară este necesară înainte ca o decizie finală să poată fi făcută.

Video.

Prin utilizarea acestui serviciu, unele informații pot fi împărtășite cu YouTube.

Partajați pe rețeaua socială: