Cum se controlează inventarul: 13 pași (cu imagini)

Unul dintre aspectele cele mai provocatoare ale conducerii unei afaceri este de a învăța cum să vă gestionați eficient inventarul, astfel încât aveți ce au nevoie clienții și doriți fără a avea prea mult exces, ceea ce poate fi o risipă de bani. Fie că decide ce și cât de mult să comandați, când să comandați, păstrând un număr precis al produselor dvs. sau știind cum să se ocupe de exces și de lipsuri, știind cum să controlați inventarul în mod corespunzător vă va ajuta să vă asigurați succesul afacerii dvs.

Pași

Partea 1 din 3:

Evaluarea inventarului

1. Înțelegeți obiectivele oricărui sistem de control al inventarului. Un sistem de control al inventarului ar trebui să realizeze trei obiective cheie. Cunoașterea acestor obiective sunt utile pentru a vă informa dacă sistemul dvs. actual este eficient, dacă acesta poate fi îmbunătățit, precum și cum poate fi îmbunătățită.

Sistemul dvs. ar trebui să vă informeze ce este în inventarul dvs. în orice moment.
Sistemul dvs. ar trebui să aibă un mijloc de detectare și actualizare a modificărilor din inventarul dvs.
Sistemul dvs. ar trebui să implice un plan pentru cât de mult inventarul de a comanda și de a păstra, precum și atunci când să rearanjați.

Imagine intitulată Inventarul de control Pasul 2

2. Investiți în software-ul de gestionare a inventarului. Primul pas spre controlul inventarului este profund conștient de cât de mult inventar aveți la dispoziție în orice moment, ce tip de inventar aveți la dispoziție, unde este localizat inventarul și modul în care se schimbă în timp. Astăzi, există o mulțime de aplicații software care pot ajuta la acest proces.

Asigurați-vă că petreceți ceva timp Căutarea pe piața software-ului. Există recenzii și analize online extinse pe toate pachetele disponibile, iar aceste recenzii vă pot informa dacă software-ul îndeplinește nevoile dvs. specifice. Dacă începeți, obțineți software de gestionare a inventarului care este construit în software-ul de contabilitate. Acest lucru vă permite să păstrați toate informațiile dvs. financiare într-un singur program, precum și să o coordonați.

Luați în considerare utilizarea QuickBooks sau Peachtree. Acestea sunt programe software contabile, dar au, de asemenea, caracteristici de gestionare a inventarului care vă pot ajuta să urmăriți inventarul dvs. și vin cu o bază de date centrală care se poate asigura că toți personalul au coordonat informații.

Pos servitoare este un program de software de management al inventarului gratuit, care poate fi foarte util pentru întreprinderile mici cu amănuntul.

Imagine intitulată Inventarul de control Pasul 3

3. Creați etichete clare. Fiecare element din inventarul dvs. ar trebui să aibă un număr de element, o cantitate și o descriere de bază care include numele furnizorului și orice alte detalii importante. Acest lucru face ușor să se identifice exact ceea ce este elementul. De exemplu, dacă comandați cămăși în cutii care conțin 12 cămăși, caseta ar trebui să aibă o etichetă care include numărul elementului pentru cămașă, cantitatea (12) și o descriere.

Acest lucru face ca urmărirea mai ușoară, asigurându-vă că știți ce conține fiecare casetă și cât de mult conține.

Dacă aveți cantități extensive de inventar, consultați un sistem de urmărire a codurilor de bare. Acest lucru vă va permite să plasați un cod de bare pe fiecare element, ceea ce permite personalului să scaneze, să identifice și să transfere informații de inventar în orice software pe care îl utilizați. Aceasta este o alternativă la etichetele manuale.

Imagine intitulată Inventarul de control Pasul 4

4. Efectuați un număr inițial al stocului dvs. de inventar. Chiar dacă utilizați software, este important pentru un inventar fizic ocazional. Acest lucru începe prin efectuarea unui număr inițial al stocului dvs. de inventar. Veți dori să începeți prin crearea unei foi de calcul care are fiecare număr de articol, urmat de coloane care indică cantitatea.

Veți număra pur și simplu toate elementele disponibile pe care le aveți, precum și cantitățile lor.

Dacă utilizați software, veți dori să adăugați inventarul de pornire la software. Va trebui să adăugați numărul articolului, să achiziționați informații, precum și furnizor. Acest lucru va adăuga elementul la software și când achiziționați inventarul de acum încolo, software-ul va actualiza automat inventarul. Acesta va deduce din inventarul când se fac vânzări.

Efectuarea numărului fizic este important pentru a vă asigura că software-ul dvs. este corect. Un număr fizic protejează, de asemenea, împotriva contracției necunoscute și a obsolenței.

Inventarul trebuie luat în considerare în mod regulat, dar se poate baza pe procesul statistic sau care numără acele elemente care se mișcă cel mai mult sau cel mai valoros.

Partea 2 din 3:

Actualizarea inventarului

1. Actualizați manual inventarul dvs. Software-ul de gestionare a inventarului poate fi o modalitate utilă de a urmări inventarul dvs., deoarece actualizează automat înregistrările dvs. de inventar, deoarece vânzările și achizițiile noi sunt introduse în software. Este important, totuși, să aveți un sistem de monitorizare manuală a inventarului dvs., astfel încât să aveți o modalitate de a verifica exactitatea de exactitate a software-ului (sau dacă optați să nu utilizați niciun tip de software).

Veți dori să alegeți un interval de timp pentru a verifica în mod regulat inventarul prin inspecție vizuală și un număr fizic. Acest lucru va depinde de cât de repede se mișcă inventarul dvs.
Veți dori apoi să achiziționați o listă a tuturor achizițiilor noi de inventar pentru acea perioadă de timp (de exemplu, o săptămână), precum și o listă a vânzărilor care au avut loc în timpul săptămânii (care reprezintă plecarea inventarului).
Veți lua apoi foaia de numărare inițială a inventarului și veți face un număr complet de toate inventarul dvs. Inventarul actual ar trebui să fie egal cu orice număr de săptămâna trecută, minus toate vânzările pentru săptămâna, plus noile achiziții de inventar.

Imagine intitulată Inventarul de control Pasul 6

2. Stocați documentele actualizate într-o manieră organizată. Asigurați-vă că ați stocat verificările săptămânale (sau indiferent de perioada de timp alegeți) în folderele sau lianții care sunt organizați în conformitate cu luna. În acest fel, dacă aveți nevoie de date despre inventar pentru o anumită săptămână, puteți găsi cu ușurință. De asemenea, este util în cazul în care contabilul dvs. are nevoie de informații.

De asemenea, veți dori să verificați informațiile din numărul dvs. de manual, cu orice software pe care îl utilizați înainte de a vă opta pentru a le păstra. Nivelurile de inventar din software și de la verificarea manuală ar trebui să fie egale. Dacă nu este, este posibil ca informațiile necorespunzătoare să fie introduse în software, că inventarul a dispărut sau că ați făcut o greșeală în timpul numărului dvs. de manual. În acest caz, ar trebui să o re-o faci.

Imagine intitulată Inventarul de control Pasul 7

3. Advance la o metodă de gestionare a inventarului punct de vânzare (POS) Odată ce dimensiunea afacerii dvs. crește suficient de mare pentru a avea nevoie de o formă mai sofisticată de control al inventarului. Controlul inventarului la punctul de vânzare este manipulat, după cum sugerează și numele, la punctul de vânzare, ceea ce înseamnă că registrul de numerar sau computerul pe care îl utilizați pentru check-out la afacerea dvs. continuă să numească inventarul dvs. Acesta vă permite să rulați rapoarte la sfârșitul zilei de afaceri, luna, perioada de rapoarte de vânzări sau orice alt interval de timp desemnat.

Dacă afacerea dvs. are un inventar foarte mare și dacă multe vânzări sunt făcute pe parcursul unei zile, un sistem punct de vânzare vă poate permite să urmăriți inventarul în timp real. Aceste sisteme sunt de obicei computere care rulează software POS, care vin cu o imprimantă de chitanță și sertar de numerar. Aceste sisteme actualizează automat inventarul dvs. De fiecare dată când se face o tranzacție, precum și vă ajută să anunțați când este necesară o re-comandă sau când consumabilele se execută scăzute.

Când faceți cumpărături pentru un sistem POS, rețineți că ar trebui să căutați la început și funcționalitatea de bază la început și apoi să vă concentrați asupra adăugării unor funcții mai avansate pe măsură ce afacerea dvs. crește.

Puteți să vă conectați software-ul POS cu software-ul de gestionare a inventarului sau de contabilitate, astfel încât de fiecare dată când se va efectua o vânzare, software-ul dvs. de contabilitate este actualizat automat.

Partea 3 din 3:

Menținerea nivelului corect de inventar

1. Analizați datele de vânzări. Scopul managementului inventarului este de a ține pasul cu cererea, ceea ce înseamnă că veți avea nevoie de un inventar suficient pentru a satisface ceea ce sunt vânzările dvs. proiectate. Dacă ați fost în afaceri pentru o perioadă de timp, puteți utiliza vânzările istorice pentru a prezice aproximativ ce vor fi vânzările viitoare. Dacă sunteți nou, veți dori să vă bazați prognoza vânzărilor pe tipul de afacere, locația dvs., alte întreprinderi similare din regiunea / industria dvs. și pe orice contracte sau clienți deja ați asigurat deja.

Veți dori să vă uitați la cât de mult fiecare tip de produs vinde lunar și să vă asigurați că ați comandat suficient inventar pentru a acoperi această sumă la care se adauga un inventar suplimentar în cazul în care există mai multă cerere decât se aștepta.
Cât de mult comandați suplimentar depinde de natura afacerii dvs. Este afacerea dvs. predispusă la creșterea rapidă și scăderea cererii? Dacă da, este posibil să doriți să păstrați inventarul suplimentar pentru a fi prudent.

Imagine intitulată Apără-te într-un proces de fraudă de broker Pasul 7

2. Decideți cât de mult stoc pentru a comanda și păstra. Cât de mult stocuri păstrați și cât de mult comanda depinde de nivelul dvs. de vânzări, tipul de stoc și cât de mult spațiu aveți la dispoziție.

Dacă inventarul dvs. constă din elemente perisabile sau dacă aveți niveluri scăzute de spațiu, veți dori să vă uitați la datele dvs. de vânzări anterioare și să vă asigurați că aveți mai mult mai mult decât atât pentru a satisface cererea proiectată plus orice creștere potențială. Gestionarea inventarului este foarte importantă dacă aveți puțin spațiu sau obiecte perisabile și doriți să monitorizați îndeaproape nivelurile pentru a vă asigura că nu terminați. Întotdeauna doriți să alegeți furnizori fiabili care vă pot obține inventarul rapid și la timp.

Dacă aveți o companie de livrare de încredere pentru stocul dvs. și sunt capabili să livreze frecvent, puteți reduce stocul din spate.

Dacă elementele dvs. nu sunt perisabile și dacă aveți spațiu, puteți lua în considerare profitând de reduceri în vrac prin achiziționarea mai multor inventar. Aceasta este o abordare utilă dacă vânzările dvs. sunt greu de prezis, dacă fluctuează foarte mult și dacă produsele dvs. nu se află pe o piață în care preferințele se schimbă rapid.

Imagine intitulată depășește investiția frica Pasul 12

3. Luați în considerare ordinea și timpul de livrare. Un alt factor de a ține minte este cât de repede pot fi livrate elementele dvs. după ce le comandați. De exemplu, dacă durează o săptămână pentru comanda unui anumit element care urmează să fie livrat, atunci va dori probabil să comandați cantități mai mari de element să aibă în mână, astfel încât să nu terminați în timp ce așteptați următoarea livrare. Dacă, totuși, elementele pot fi livrate în ziua următoare, atunci știți că puteți completa rapid inventarul scăzut și nu trebuie să păstrați cât mai mult backstock.

Imagine intitulată Inventarul de control Pasul 10

4. Alegeți un punct de re-comandă. Scopul dvs. este de a avea întotdeauna suficientă inventar pentru a satisface cererea clienților, în timp ce nu purtați prea mult inventar, deoarece aceasta leagă capitalul în mod inutil. Pentru a vă asigura că aveți în permanență nivelul potrivit de stocuri, trebuie să știți când să re-comandă.

O abordare este de a specifica un nivel minim de stoc, la care punct întotdeauna să ordone. De exemplu, nu ați lăsa niciodată oferta de cămăși să cadă sub 100. De îndată ce se întâmplă, apare o re-comandă.

Acest lucru vă asigură că nu ați terminat niciodată. Pentru produsele care se mișcă rapid sau au potențialul de a se deplasa rapid, setați un nivel minim mai mare. Dacă sunteți o afacere sezonieră, este posibil să doriți să creșteți acest nivel minim timp de câteva luni în timpul anului în care vedeți un impuls sezonier.

Imagine intitulată Inventarul de control Pasul 11

5. Aranja să aibă unele "stoc de siguranta" pentru a vă aduce prin lipsuri de la evenimente neașteptate. De exemplu, dacă purtați elemente care sunt în primul rând elemente meteorologice la rece, transportați mai mult de elemente specifice necesare în cazul unor evenimente de vreme mare de iarnă. Acest stoc de siguranță (sau tampon) va împiedica deficitele care ar putea apărea între momentul în care plasați o comandă și când îl primiți.

Cantitatea de stocare de siguranță ar trebui să depindă de modul în care afacerea dvs. este la schimbările rapide ale cererii, precum și timpul anului dacă sunteți o afacere sezonieră.

Imagine intitulată Inventarul de control Pasul 12

6. Luați în considerare utilizarea unei agenții de gestionare a inventarului exterior. Acest lucru este util în special dacă sunteți un mare distribuitor sau aveți nevoie de un număr bun de inventar pentru sfârșitul anului sau pentru sfârșitul unui sezon de vânzare mare. Agenția va număra stocul dvs. complet, scrie reordonarea și chiar eliminați mărfurile nedorite pentru a trimite înapoi producătorului pentru un aranjament predeterminat cu compania dvs.

Video.

Prin utilizarea acestui serviciu, unele informații pot fi împărtășite cu YouTube.

Partajați pe rețeaua socială: