3 modalități de a răspunde la telefon politicos

Este important să aveți o etichetă de telefon prietenoasă și prietenoasă atunci când răspundeți la telefon, mai ales dacă vorbiți cu un străin sau vorbiți la un loc de muncă. Când răspundeți la telefon, este important să știți cum să răspundeți corect, astfel încât să nu porniți conversația pe un picior rău. Răspundeți la telefon politicos vorbind clar, concentrându-vă asupra apelului și menținerea profesionalismului dacă sunteți într-un mediu la locul de muncă.

Pași

Metoda 1 din 3:

Manipularea apelurilor profesionale

1. Ridica după 2 sau 3 inele. Când răspundeți la apeluri la locul de muncă, lăsați telefonul să sune 2 sau 3 ori înainte de a vă răspunde. Dacă lăsați-o să sune mai mult de 3 ori, apelantul poate deveni nerăbdător și simți că apelul lor este ignorat.

Pe de altă parte, dacă ridicați după primul inel, apelantul poate fi surprins de răspunsul rapid. Poate că nu au avut suficient timp pentru a-și compune gândurile.

Imagine intitulată Răspundeți telefonului Pasul 2

2. Pregătiți un salut profesionist. Când răspundeți la telefon la biroul dvs., nu veți ști întotdeauna cine este la celălalt capăt al telefonului. Ar putea fi șeful tău, un client, unul dintre colegii tăi sau chiar un număr greșit.

Un salut profesionist precum "Bună dimineața" sau "Cum vă pot ajuta?"Ajută la oprirea conversei pe piciorul drept.

Chiar dacă aveți ID-ul apelantului și credeți că este un prieten de lucru, cineva ar fi putut împrumuta telefonul. Răspunzând la telefon cu "Da, ce?"Poate da apelanților impresia greșită a dvs.

Imaginea intitulată Răspunsul telefonului Pasul 3

3. Identificați-vă și organizația dvs. În situații de afaceri, este cel mai potrivit să răspundeți la telefon cu numele și compania dvs. De exemplu, spuneți "vă mulțumesc că ați sunat corpul auto al lui Smith. Acesta este Joan, cum pot să vă ajut?"

Multe birouri au propria lor scripting pentru a răspunde la telefon, așa că asigurați-vă că urmați regula compania dvs. a fost prezentată. Dacă nu sunteți sigur de scriptingul telefonului dvs., adresați-vă supraveghetorului.

Imaginea intitulată Răspunsul telefonului Pasul 4

4. Cereți frumos cine sună dacă nu știți. Adesea, persoana nu numai că vă va da numele, ci și oferă informații despre motivul pentru care sună. Dacă nu aveți ID-ul apelantului, nu ați recunoscut numărul sau ați auzit ce a spus persoana de pe cealaltă linie, să le solicitați din nou spunând "Pot să vă întreb cine se cheamă?"

Odată ce apelantul sa introdus, se adresează apelantului în mod corespunzător prin titlul pe care îl furnizează. Dacă spun numele și prenumele lor, și doriți să fiți mai profesioniști, să le sunați după numele lor de familie.

Imagine intitulată Răspunsul telefonului Pasul 5

5. Vorbi direct în piesa bucală. Odihniți telefonul ușor împotriva obrazului și vorbiți în piesa bucală care ar trebui să se încadreze în mod natural în apropierea gurii. Nu vă faceți griji că puneți piesa bucală prea aproape de gură sau pentru a vorbi cu voce tare.

Dacă persoana pe care o vorbești vă cere să vă ridicați vocea, puteți vorbi puțin mai tare. În caz contrar, păstrați vocea la un nivel normal de conversație.

Imaginea intitulată Răspundeți telefonului Pasul 6

6. Evitați utilizarea limbajului sau limbajului profan. Când răspundeți la telefon la locul de muncă, reprezentați compania dvs. cu cine vorbiți la telefon. Vorbiți politicos și evitați să utilizați argou, blestemare sau limbă proastă. Chiar dacă conversația devine încălzită și persoana cu care vorbești cu jurăminte, să-ți mențină calmul și să fii politicos.

Bineînțeles, când vorbești pe telefonul tău personal prietenilor, poți fi informal cu ei și vorbești cum ai fi într-o conversație față-în-față.

Metoda 2 din 3:

Răspunzând apelurilor personale la domiciliu

1. Răspundeți într-un mediu liniștit. Dacă sunteți într-un mediu puternic, mutați undeva mai liniștit înainte de a răspunde la telefon sau întoarceți muzica sau televizorul înainte de a răspunde. Vrei să fii într-un loc destul de liniștit, astfel încât să puteți auzi persoana care vorbește cu dvs. și să audă răspunsurile voastre.

Un mediu liniștit vă va permite, de asemenea, să vă concentrați asupra apelantului.

Imagine intitulată Răspundeți telefonului Pasul 8

2. Opriți celelalte sarcini înainte de a răspunde la telefon. Luați un moment scurt pentru a vă colecta gândurile înainte de a răspunde. Nu vă distrați, deoarece acest lucru ar putea duce la comunicarea necorespunzătoare între dvs. și persoana cu care vorbești. Dacă sunteți liber de distragere, persoana cu care vorbiți va simți că au o atenție maximă.

De exemplu, dacă ați introdus pe computerul dvs. sau citiți o carte când telefonul a sunat, opriți aceste sarcini și concentrați-vă la apel.

Imaginea intitulată Răspundeți la telefon Postul 9

3. Spune "Bună ziua" și spune-ți numele într-un ton plăcut de voce. Dacă nu recunoașteți ID-ul apelantului sau știți cine sună, puteți adăuga "acest lucru este Sam."Pentru un răspuns mai formal, puteți spune, de exemplu" aceasta este reședința lui Smiths."

Dacă ați văzut pe ID-ul apelantului că un prieten sau un membru al familiei sună, nu ezitați să spuneți ceva de genul "Bună Tom! Cum te simți azi?"

Imagine intitulată Răspunsul telefonului POST 10

4. Să ia în jos informațiile apelantului dacă membrul familiei încearcă să ajungă nu este disponibil. Dacă apelantul încearcă să ajungă la cineva care nu este acasă sau nu este disponibil, spuneți "Îmi pare rău, doamnă. Simpson, tatăl meu nu este disponibil chiar acum. Pot să iau un mesaj?"Asigurați-vă că înregistrați numele persoanei, numărul de telefon și motivul pentru a apela un notepad în scrierea de mână clară și lizibilă.

Dacă nu aveți un notepad în apropiere, întrebați persoana de pe cealaltă linie să aștepte în timp ce mergeți rapid obține unul.

Metoda 3 din 3:

Răspunsul la apelurile telefonului mobil

1. Salutați apelantul într-un ton prietenos. Când răspundeți la un telefon mobil, ID-ul apelantului va indica de obicei cine vă sună. Spune ceva de genul "Hi Steve, ce mai faci?"Chiar dacă numărul este privat sau ascuns, este important să răspundeți apelantului într-un mod prietenos. Spune: "Bună ziua, pot să întreb cine a sunat?"

Deoarece apelurile telefonice tind să fie mai informale decât apelurile către o afacere sau o linie de teren, nu aveți nevoie să vă spuneți numele atunci când răspundeți la apel.

Imagine intitulată Răspunsul telefonului Pasul 12

2. Întrebați de ce persoana sună. Dacă nu cunoașteți persoana, fiți politicoasă spunând: "Cum vă pot ajuta astăzi?"Sau" ce pot face pentru tine?"Dacă știți persoana, puteți spune ceva de genul" Ce se întâmplă?"

Chiar dacă știți apelantul, evitați să răspundeți nepoliticos. Nu spune: "Ce?"Sau" Ce vrei de data asta?"

Imagine intitulată Răspunsul telefonului Pasul 13

3. Vorbiți în mod clar folosind tonul dvs. normal al vocii. Nu vă faceți griji cu privire la strigătul în piesa bucală sau prin enunțarea cuvintelor. În schimb, vorbiți încet și distinct. Dacă strigați sau vorbesc nefiresc, persoana cu care vorbești poate crede că ești supărată sau bolnavă.

Dacă persoana de la celălalt capăt a liniei sună slab, întoarceți volumul de pe partea laterală a telefonului mobil. Dacă sunt încă slabi, cereți-i să pună piesa de mâncare mai aproape de fața lor.

Imagine intitulată Răspundeți la telefon Pasul 14

4. Nu răspundeți la telefon în timp ce mestecați guma sau alimentele. Dacă mestecați guma sau mâncarea, luați timp înainte de a răspunde la scuipa sau la înghițire. Vrei ca gura să fie clară și gata pentru conversație când răspundeți la telefon.

Chiar dacă vorbești cu un prieten, ei ar putea să vă înțeleagă greu dacă aveți o gură plină de mâncare.

Imagine intitulată Răspundeți la telefon Postul 15

5. Nu vorbiți cu oamenii din afara apelului până când apelul sa terminat. Pentru durata apelului telefonic, ignorați toate distragerile exterioare și dați persoana de cealaltă parte a liniei dvs. atenția nedivizată. Nu vorbiți sau glumă cu alți oameni și evitați să încercați să comunicați în tăcere în timp ce vorbiți și la telefon.

Chiar dacă persoana pe care o faci la telefon nu poate auzi cuvintele pe care le spui cuiva în persoană, vor putea să spună că nu te concentrezi pe deplin la conversația telefonică.

sfaturi

Păstrați un notepad și stiloul la îndemână de fiecare telefon, astfel încât să nu aveți nevoie să vă luptați când trebuie să faceți un mesaj.

Oamenii pe care îi vorbești la telefon vor aminti dacă sunteți politicos. Spuneți "vă rugăm" ori de câte ori face o cerere. Dacă un apelant spune "Mulțumesc," urmăriți cu un cald "sunteți binevenit."