Cum să fii politicos la telefon: 15 pași (cu imagini)

Înțelegerea etichetei telefonice adecvate este o abilitate importantă de a avea indiferent de ceea ce faceți profesional. Fie că aveți o conversație ocazională cu un prieten sau cu cineva cu cineva din motive de afaceri, există modalități prin care vă puteți asigura că sunteți politicos.

Pași

Partea 1 din 2:

Utilizarea etichetei de bază de telefonie

1. Salută celălalt apelantul politicos politicos. Indiferent dacă plasați un apel sau primiți un apel, asigurați-vă că salutați o altă persoană politicoasă. Salută celălalt apelantul așa cum ați fi dacă le vedeți în persoană. Dacă nu cunoașteți persoana, introduceți-vă așa cum ați fi dacă ați întâlni persoana pentru prima dată în persoană. Dacă știți persoana pe care o sunați, asigurați-vă că vă identificați înainte de a începe conversația.

Salutări comune, politicoase pentru plasarea unui apel sunt: "Bună ziua, numele meu este... Cum te simți azi?"
Dacă răspundeți la un apel, va fi un salut comun, "Bună, cum sunteți? Vă mulțumesc foarte mult pentru a apela."
Vizitați celălalt tutorial despre cum să Răspundeți politicos telefonului.

Imaginea intitulată vorbește profesional la telefonul telefonului 14

2. Vorbește în tonul tău normal de voce. Dacă vorbiți prea tare în telefon, poate fi incomod pentru persoana de pe cealaltă linie. În mod similar, dacă vorbiți prea liniștit, ar putea fi dificil și tensionând pentru persoana de pe cealaltă linie să vă audă. Vorbind în tonul tău normal de voce, vei evita ca celuilalt apelantul neconfortabil incomod.

Dacă vă îngrijorați că vorbești prea tare sau prea liniștit, spuneți "Scuzați-mă, mă puteți auzi bine?"

Imaginea intitulată vorbește profesional la telefonul telefonului 9

3. Vorbiți direct în muștiucul telefonului. Dacă vorbiți la un volum normal, apelantul de pe cealaltă linie va avea dificultăți în a vă auzi dacă nu vorbiți direct în muștiucul telefonului dvs. Aceasta este utilizarea dorită a telefonului și utilizând dispozitivul corespunzător va asigura că persoana de pe cealaltă linie vă poate auzi în mod corespunzător.

Dacă există o problemă cu piesa muzică, luați în considerare achiziționarea unui set cu cască fără mâini pentru a elimina problema.

Imaginea intitulată Fiți fată slabă în școala Pasul 9

4. Nu mâncați în timp ce vorbiți la telefon. Unul dintre cele mai nepolitici lucruri pe care le puteți face în timp ce vorbiți la telefon este mâncarea, băutura sau mestecarea gumei. Receptoarele telefonice amplifică sunetele de mestecat și este nepoliticos pentru a face celălalt apelant să asculte aceste sunete. Dacă aveți prânz planificat și sunteți la telefon, așteptați ca conversația telefonică să fie terminată, fie să întrebați celălalt apelant dacă le puteți apela după ce mâncați.

Imagine intitulată depășește dependența de televiziune Pasul 4

5. Eliminați distragerile în timp ce vorbiți la telefon. În timp ce vorbim la telefon, este important să limitați distragerile cât mai mult posibil. Dacă sunteți acasă, întoarceți orice muzică care poate fi redată și opriți televizorul. Anticipați ce alte lucruri vă pot distrage atenția înainte de a pune un apel și faceți tot posibilul pentru a evita aceste distragere.

Dacă există și alți oameni în cameră, luați în considerare trecerea în afara sau mersul într-o cameră diferită, astfel încât să nu fiți tentați să vorbiți cu ei în timpul telefonului.

Imaginea intitulată vorbește profesional la telefonul telefonului 1

6. Cereți să sunați persoana înapoi dacă aveți servicii proaste. Dacă vorbești pe un telefon mobil într-o zonă cu serviciu celular sărac, este mai bine să întrebați persoana dacă le puteți numi înapoi. Având în vedere că prin recepție rea poate fi impolită celeilalte persoane, mai ales dacă trebuie să rămâi în serviciul rău de ceva timp. Întrebați politicos dacă puteți apela persoana mai târziu și vă cereți scuze pentru neplăcerile.

Un mod politicos de a cere să cheme pe cineva înapoi ar fi să spună: "Scuzați-mă, îmi cer scuze. Mi se pare că am servicii celulare slabe. Pot să vă spun cât mai curând posibil?"

Imaginea intitulată vorbește profesional la telefonul telefonului 12

7. Spuneți-vă mulțumiți și la revedere la sfârșitul unui apel. Este politicos să vă mulțumesc la sfârșitul unei conversații telefonice, dar este important să spuneți la revedere, de asemenea. Deoarece nu există indicii faciale în timp ce vorbesc la telefon, poate fi adesea dificil de știut când conversația sa încheiat. Spunând: "Mulțumesc că ați sunat, la revedere!"Va fi clar pentru amândoi că conversația telefonică sa încheiat.

Vizitați celălalt tutorial pentru mai multe informații despre finalizarea politicoasă a unui apel telefonic.

Partea 2 din 2:

Vorbind la telefon pentru afaceri

1. Răspundeți la telefon în decurs de 2 până la 3 inele dacă primiți un apel. Dacă răspundeți la telefon pentru un apel de afaceri, este mai bine să nu așteptați cealaltă persoană. Fiind pregătit pentru un apel programat vă va permite să răspundeți la telefon într-o perioadă corespunzătoare de timp, permițându-vă timp să eliminați orice distragere a atenției care vă pot lua atenția.

Dacă apelul nu este programat, este mai puțin important să răspundeți la apel în decurs de 2 până la 3 inele, dar trebuie să răspundeți la telefon cât mai repede posibil.

Imaginea intitulată păstrează stima de sine în timpul șomajului Pasul 17

2. Salut apelantul prin titlul lor profesional. Adresa apelantului prin titlul lor profesional, cum ar fi dl. Maro sau doamna. Smith, în loc să le numească prin primele lor nume. Aceasta este eticheta de afaceri politicoasă în persoană și ar trebui luată în serios la telefon, de asemenea.

Dacă vă aflați pe o bază de nume cu apelantul, este bine să renunțați la titlul mai formal prin telefon.

Imaginea intitulată vorbește profesional la telefonul telefonului 11

3. Identificați-vă în mod corespunzător dacă faceți apel. Când numiți pe cineva și răspund la telefon, este important să vă identificați și să lăsați persoana să știe despre ce vă chemați. Acest lucru va elimina orice confuzie la capătul lor și va asigura că conversația este cât mai eficientă posibil.

Imaginea intitulată vorbește profesional la telefonul Pasul 8

4. Utilizați limba profesională. Evitați utilizarea argou sau a profanității atunci când reprezentați afacerea dvs. sau a altcuiva prin telefon. Acționează ca și cum ați lucra, cu un limbaj profesionist, adecvat. Dacă întrebați dacă ceva ce doriți să spuneți este potrivit, imaginați-vă să spuneți la locul de muncă și să anticipați dacă va fi primit bine.

O regulă bună de degetul mare este să acționeze pe partea sigură și să ignore spunând ceva dacă întrebați dacă este sau nu.

Imaginea intitulată vorbește profesional la telefonul Pasul 6

5. Cereți să puneți persoana în așteptare dacă trebuie să. Indiferent dacă lucrați de la birou sau la domiciliu, distragerile vor veni în mod inevitabil în timpul unui apel de afaceri. Dacă atenția dvs. trebuie să fie în altă parte pentru o clipă, este o etichetă adecvată pentru a cere scuze și a cere persoanei pe cealaltă linie dacă este bine că le puneți în așteptare.

Asigurați-vă că utilizați funcția "HOLD" pe telefonul dvs., pentru că va dezactiva partea laterală a liniei. Dacă uitați să faceți acest lucru, persoana de la celălalt capăt vă poate putea să vă audă în continuare.

Imaginea intitulată vorbește profesional la telefonul telefonului 16

6. Fiți răbdători și cât mai util posibil. Există momente când apelurile de afaceri pot deveni ușor tensionate, iar pacientul rămâne important pentru eticheta telefonică adecvată. Dacă apelantul este supărat de o problemă specifică, le ascultați cu atenție și decideți cel mai bun mod de a vă ajuta să potriviți nevoile lor. Evitați să fiți nepoliticos sau nepoliticos în vreun fel.

Dacă vă aflați agravate, cereți să puneți apelantul în așteptare pentru o clipă. Luați acest timp să vă liniștiți, să vă respingeți adânc și să recâștigați controlul asupra situației.

Imaginea intitulată Răspundeți la telefon Postul 9

7. Lăsați mesaje concise de mesagerie vocală. Dacă persoana pe care o contactați nu răspunde, asigurați-vă că vă identificați clar, lăsați numărul de telefon și dați o scurtă descriere a motivului pentru care vă sunați. Mesajele de lungă durată sunt impolite și ineficiente, deoarece persoana de pe cealaltă linie poate înceta să asculte după ceva timp. Utilizați o etichetă telefonică adecvată în timp ce părăsiți mesajul și fiți cât mai concis posibil.

Este o practică bună să scrieți mesajul dvs. de mesagerie vocală înainte de a face apelul astfel încât să vă pregătiți dacă destinatarul nu răspunde la telefon.

Imaginea intitulată vorbește profesional la telefonul Pasul 10

8. Cereți informațiile necesare dacă luați un mesaj. Dacă luați un mesaj pentru altcineva, este important să cereți politicos numele celeilalte persoane, numărul de telefon și motivul pentru apelarea. Solicitarea acestor trei lucruri va menține conversația în mișcare și va avea cealaltă persoană care se deplasează cât mai eficient posibil.

După ce primiți informațiile necesare înapoi, mulțumesc persoanei de a apela și le spune că veți transmite informațiile cât mai curând posibil.

sfaturi

Niciodată nu sunați sau să scrieți pe cineva după ora 8, dacă nu este o urgență. Mulți oameni sunt treziți de zgomotul telefonului și chiar dacă au telefonul lor în tăcere, ei încă nu pot aprecia că sunt numiți atât de târziu.

Partajați pe rețeaua socială: