Cum se face o rețea de corespondență

Thisewill vă învață cum să faceți o nouă îmbinare în Microsoft Office sau OpenOffice.Org. Merge Mail este o caracteristică super convenabilă care vă permite să personalizați automat un document pentru fiecare destinatar la care este trimis la. În acest fel, nu trebuie să modificați individual documentul pentru fiecare destinatar. Este un economizor de timp uriaș și este foarte ușor de făcut! Pașii de mai jos vă vor merge prin intermediul întregului proces pas cu pas.

Pași

Metoda 1 din 3:
Pregătirea
  1. Imagine intitulată Faceți o rețea de corespondență Pasul 1
1. Construiți un fișier de date. Acesta poate fi un fișier de calcul, fișier de bază de date sau chiar un document text cu formatarea corectă. Fișierele de calcul sunt cele mai frecvent utilizate - acest ghid presupune că utilizați o foaie de calcul.
  • Fișierul dvs. de date ar trebui să aibă toate informațiile care vor trebui să se schimbe de la copie la copiere. De exemplu, dacă scrieți o scrisoare de formular, fișierul dvs. de date va conține numele și, eventual, adresele tuturor pe care intenționați să le trimiteți scrisoarea.
  • Puneți un element de informații în fiecare celulă de-a lungul unei linii, astfel încât fiecare tip de informații (prenume, prenume, onorific și așa mai departe) este în coloana sa.
  • Faceți nume de coloane sensibile. Merge Merge Citește datele în coloane. Acesta va presupune că prima intrare din fiecare coloană de informații este numele general pentru acel tip de informații, deci utilizați numele care au sens pentru dvs.
  • De exemplu, începeți o coloană de primele nume prin tastarea "FirstName", apoi puneți toate primele nume sub ea. Când vi se cere în ce câmp să introduceți în scrisoarea dvs., veți vedea "FirstName" ca o opțiune și amintiți-vă ce este conținut în coloana respectivă.
  • Utilizatorii Microsoft Office care utilizează, de asemenea, Outlook pentru e-mail-ul lor pot folosi cartea de adrese Outlook ca fișier de date, dacă doriți.
  • Imaginea intitulată Faceți o rețea de corespondență Pasul 2
    2. Salvați fișierul de date. Salvați-l undeva pe care îl puteți găsi cu ușurință și îl numiți ceva ce vă veți aminti cu ușurință.
  • Imagine intitulată Faceți o rețea de corespondență Pasul 3
    3. Scrieți documentul primar. Acesta este documentul pe care îl veți introduce informații. De exemplu, dacă scrieți o scrisoare de formular, documentul principal este litera. Orice element care se potrivește cu corespondență va fi completat pentru dvs. (cum ar fi numele) ar trebui să fie lăsat necompletat pentru moment.
    • Metoda 2 din 3:
    MOAD Merge în MS Office
    1. Imagine intitulată Faceți o corespondență de corespondență Pasul 4
    1. Deschideți panoul de activități de îmbinare a corespondenței. Din documentul primar, faceți clic pe panou pentru ao deschide. Dacă nu o vedeți, deschideți meniul Instrumente și selectați Merge Merge din listă.
  • Imagine intitulată Faceți o rețea de corespondență Pasul 5
    2. Răspundeți la întrebările MS Office. Instrumentul de îmbinare a corespondenței din birou are câțiva pași concepuți pentru a vă face viața mai ușoară prin îmbinarea fișierelor mai inteligente și precise.
  • Începeți să spuneți ce fel de document scrieți. Faceți clic pe cea mai bună potrivire, apoi faceți clic pe Următorul.
  • Spuneți-i ce "documentul de pornire" (documentul primar) pe care doriți să îl utilizați. Dacă ați urmat acești pași, ar trebui să puteți selecta "Utilizați acest document."Faceți clic pe Următorul.
  • Imagine intitulată Faceți o rețea de corespondență Pasul 6
    3. Alegeți fișierul pentru a fuziona. Acesta este fișierul de date pe care l-ați creat anterior. Selectați butonul radio corespunzător și faceți clic pe Următorul pentru a căuta fișierul și conectați-l la documentul primar.
  • Dacă preferați să utilizați cartea de adrese Outlook, faceți clic pe acea opțiune în schimb.
  • Imagine intitulată Faceți o corespondență de corespondență Pasul 7
    4. Alegeți ce date de utilizat. Office vă permite să selectați sau să deselectați rândurile de informații ca și dumneavoastră. Acest lucru vă permite să alegeți care elemente de informații din fișierul de date pe care doriți să le îmbinați în documentul primar, făcând fișierul de date mai util în timp, pe măsură ce îl utilizați pentru diverse lucruri diferite. Când sunteți mulțumit, faceți clic pe Următorul.
  • Datele pot fi sortate făcând clic pe anteturile fiecărei coloane. Acest lucru poate fi util dacă aveți nevoie să căutați rapid printr-o mulțime de informații.
  • Imagine intitulată Faceți o rețea de corespondență Pasul 8
    5. Introduceți câmpurile de date. În pagina următoare a panoului de activități, vi se va solicita să scrieți documentul dacă nu ați făcut deja acest lucru și prezentat cu o serie de opțiuni pentru introducerea datelor din fișier în document în document.
  • Introduceți un câmp de date prin plasarea cursorului în cazul în care câmpul va merge, apoi făcând clic pe butonul corespunzător de pe panoul de activități pentru ao introduce acolo.
  • Puteți șterge câmpurile de date greșite sau duplicate prin apăsarea tastei de ștergere, la fel ca o literă sau un număr obișnuit.
  • Opțiunile prestabilite se schimbă ușor pe baza tipului de document pe care l-ați spus la birou că ați scris. Office face tot posibilul pentru a completa informațiile corespunzătoare din datele pe care le dați. De exemplu, dacă scrieți o scrisoare de invenție a formularului, este posibil să vedeți o opțiune pentru a introduce un bloc de adrese, care include numele și prenumele fiecărui destinatar și adresa completă, organizată cu ușurință pe câteva linii.
  • Unele dintre opțiunile presetate vor deschide ferestre suplimentare pentru a completa informațiile corespunzătoare. Acestea sunt mai mult sau mai puțin simple și ușor de înțeles.
  • Dacă utilizați o presetare și nu pare să fiți capabili să găsiți informațiile corecte, faceți clic pe butonul marcat "Câmpurile de potrivire" pentru a preda programul care dintre numele dvs. de câmp corespund numelor sale standard. De exemplu, puteți arăta că ar trebui să utilizeze categoria "Nume de familie" în fișierul dvs. de date pentru a completa datele "Nume de familie" într-un bloc de adrese.
  • Pentru a utiliza propriile câmpuri, faceți clic pe "Mai multe opțiuni."Veți putea vedea numele pe care le-ați dat fiecare coloană și le veți folosi în schimb.
  • Imagine intitulată Faceți o rețea de corespondență Pasul 9
    6. Verificați-vă scrisorile. Merge prin poștă nu va afișa informațiile specifice din câmpurile pe care le aplicați în documentul dvs. primar până când îl imprimați, dar Office oferă o funcție de previzualizare care vă permite să verificați și să vă asigurați că informațiile apar corect în funcție de modul în care ați plasat Câmpuri din documentul dvs. Simțiți-vă liber să o utilizați până când sunteți mulțumit că totul este în ordine.
  • Imagine intitulată Faceți o rețea de corespondență Pasul 10
    7. Finalizați îmbinarea. Ecranul final al panoului de activități de îmbinare a corespondenței vă informează că totul în poziție și este gata să tipări documentele. Un set de informații va apărea pe documentul imprimat, iar programul va imprima cât mai multe exemplare, deoarece există seturi de informații.
  • Dacă doriți să faceți modificări individuale la scrisori specifice, puteți face acest lucru din acest ecran de la acest panou de activități făcând clic pe "Editați literele individuale".
    • Metoda 3 din 3:
    Mail se îmbină în OpenOffice.Org
    1. Imagine intitulată Faceți o rețea de corespondență Pasul 11
    1. Creați o bază de date. În OpenOffice.org, un fișier de bază de date este întotdeauna necesar pentru o îmbinare a corespondenței - Cu toate acestea, puteți crea mai întâi datele dvs. într-o foaie de calcul.
    • Din documentul dvs. principal, deschideți meniul Fișier și alegeți pentru a crea un nou fișier de bază de date.
    • În fereastra care apare, selectați opțiunea "Conectați la o bază de date existentă". Din meniul derulant, selectați "Foodsheet", apoi faceți clic pe Următorul.
    • În ecranul următor, direct OpenOffice.Org la fișierul de calcul a foii de calcul doriți să îl utilizați. Puteți alege dacă parola protejează sau nu parola de date, bifând caseta de sub locația fișierului. Faceți clic pe Următorul când sunteți gata.
    • Pe acest ecran, alegeți dacă doriți să înregistrați baza de date pentru un acces mai ușor și să decideți dacă doriți sau nu să deschideți fișierul bazei de date pentru ao edita chiar acum. (Probabil că nu va trebui să fiți dacă ați creat fișierul de foaie de calcul.) Faceți clic pe Finalizare pentru a salva baza de date.
    • Asigurați-vă că oferiți baza de date un nume pe care îl puteți aminti cu ușurință.
  • Imagine intitulată Faceți o rețea de corespondență Pasul 12
    2. Introduceți câmpurile. Acum că ați conectat informațiile dvs. într-o bază de date care OpenOffice.ORG poate înțelege, este o chestiune simplă de a folosi acea bază de date pentru conectarea la poștă, atâta timp cât știți de unde să vă uitați.
  • Din meniul Insert, selectați "Câmpuri" și apoi "Altele..."Din submeniu. Alternativ, puteți scrie control-F2.
  • În fereastra care apare, faceți clic pe fila "Baza de date".
  • Faceți clic pe butonul Răsfoiți din partea din dreapta jos a ferestrei și găsiți fișierul bazei de date pe care tocmai l-ați creat.
  • Odată ce ați selectat baza de date, acesta va apărea în lista intitulată "Selecția bazei de date" din partea dreaptă a ferestrei.
  • Din lista de tip "tip" din partea stângă a ferestrei, selectați "Mail Merge Fields."
  • Faceți clic pe + de lângă baza dvs. de date și un fișier de calcul tabelar ar trebui să apară sub ea. Faceți clic pe + de lângă acea, și veți vedea numele câmpurilor pe care le-ați ales când ați creat foaia de calcul.
  • Selectați oricare dintre câmpurile pe care doriți să le introduceți și faceți clic pe Inserare pentru a plasa câmpul în documentul primar.
  • Amintiți-vă să plasați cursorul în cazul în care doriți ca câmpul dvs. să fie introdus înainte de a introduce sau va trebui să tăiați și să le lipiți pentru a vă deplasa în poziția corectă.
  • Ca în funcție, câmpurile de text sunt tratate ca caractere alfanumerice în documentul dvs. principal. Puteți să le mutați cu bara de spațiu și să le ștergeți cu cheia de ștergere.
  • Imagine intitulată Faceți o corespondență de corespondență Pasul 13
    3. Finalizați îmbinarea. Verificați dublu fiecare câmp pentru plasarea corespunzătoare. Când sunteți gata, imprimați documentul primar. Merge de mail va imprima o copie pentru fiecare set de intrări din fișierul pe care l-ai îmbinat la document.

    • sfaturi

    Programele de procesare a cuvintelor au adesea șabloane pe care le puteți utiliza pentru a crea documente primare.
  • Asigurați-vă că întrerupeți câmpurile în condițiile cele mai specifice posibile. De exemplu, ați putea folosi titlul de curtoazie (MR., D-na., Miss), prenume și nume de familie pentru numele. Acestea sunt trei câmpuri pentru nume, astfel încât utilizați trei coloane separate cu un tip de câmp în fiecare coloană.
    • Partajați pe rețeaua socială:
    Similar