4 modalități de a crea un punct eficient PowerPoint

Ți-e teamă că PowerPoint vă va pune publicul să doarmă? Sau că veți începe prezentarea dvs. numai pentru a realiza jumătate de diapozitive sunt inutile? Probabil ați stat prin cota dvs. echitabilă de Powerpoints plictisitoare și acum sunteți hotărâți că prezentarea dvs. va fi mai bună. Cu câteva tweakuri ușoare, puteți avea un punct eficient de putere că audiența dvs. va găsi utilă și angajarea.

Pași

Metoda 1 din 4:

Crearea conținutului dvs

1. Scrieți-vă discursul înainte de a începe să faceți PowerPoint. Este greu să faci o prezentare dacă nu știi ce intenționezi să spui. Brainstormați ceea ce intenționați să-l spuneți și să îl rupeți în bucăți. Apoi, faceți o schiță sau note jot jos pentru tine. S-ar putea chiar să creați un script scurt.

Utilizați conturul sau notele pentru a vă ajuta să decideți ce trebuie inclus în diapozitive.

Imaginea intitulată Crearea unui PowerPoint eficient Pasul 10

2. Adaptați informațiile pentru a vă potrivi publicului. Ați crea probabil prezentări foarte diferite pentru o clasă de elevi de liceu față de un grup de directori de afaceri, chiar dacă subiectul este același. Luați în considerare vârsta medie și fundalul membrilor audienței dvs. atunci când vă scrieți diapozitivele. Prezentați-vă ideile într-un mod care va fi ușor digerabil pentru ei.

Dacă publicul dvs. va avea mai puține cunoștințe de fundal despre subiectul dvs., evitați să utilizați jargonul și să petreceți puțin mai mult timp explicând conceptele de care trebuie să înțeleagă.

Dacă vorbești cu oameni care cunosc multe despre subiectul tău, probabil că nu trebuie să includeți cât mai mult fundal și ar putea fi bine folosind un jargon comun.

Pentru o audiență cu medii mixte, puteți include o mică informație de fundal, după cum este necesar, dar ar putea să o păstrați minim, atât de cunoscuți, membrii audienței nu se plictisesc.

Imaginea intitulată Creați un pas eficient PowerPoint 11

3. Includ doar informații esențiale pentru a spori lizibilitatea. Probabil că doriți să oferiți publicului dvs. cât mai multe informații, dar se vor lupta pentru a citi diapozitivele care sunt înghesuiți de text. Nu vă faceți griji că scrieți propoziții complete sau înscrierea fiecărui detaliu. Doar includeți evidențiaturile, cum ar fi punctele principale, datele și conceptele cheie.

Să presupunem că dați o prezentare explicând rezultatele unui sondaj pe care l-ați efectuat la un parc local. Slide-ul dvs. ar putea include puncte de bullet care spun, "Sondajul efectuat de peste 3 luni", "Numai adulții au inclus," "62% doresc noi echipamente de teren de joacă" și "32% doresc un tampon de splash instalat."

Prezentarea dvs. nu ar trebui să includă tot ce intenționați să spuneți.

Imaginea intitulată Creați un pas eficient PowerPoint 4

4. Limitați-vă la 5 linii de text pe diapozitiv cu până la 6-8 cuvinte pe linie. Vrei publicul tău să asculte ceea ce spui, să nu citești paragrafele de informații despre diapozitive. Cele mai lungi diapozitive ar trebui să fie capac la 5 linii, cu majoritatea diapozitivelor având 2 până la 4 linii de text. Alegeți cuvintele cu atenție, astfel încât audiența vede doar ceea ce trebuie să-și amintească de la prezentarea dvs.

Aceasta înseamnă că diapozitivele dvs. nu ar trebui să aibă mai mult de 40 de cuvinte pe ele.

Metoda 2 din 4:

Proiectarea prezentării dvs

1. Aplicați un șablon consistent care are o schemă de culori minimalistă. Nu stresați prea mult despre tema ta. Nu aveți nevoie de o paletă de culori complicată sau un design unic pentru a crea un PowerPoint angajat. Majoritatea oamenilor ca un format simplu care este ușor pe ochi. Alegeți un șablon care include 2-3 culori și un design simplu.

Când deschideți o nouă prezentare PowerPoint, fila Șablon se va deschide automat. Puteți alege un șablon sau căutați un anumit stil. Cel mai bine este să setați un șablon înainte de a face altceva, deoarece schimbarea șablonului dvs. poate muta poziționarea textului și a imaginilor existente.
De exemplu, ați putea alege un șablon care are o margine simplă și folosește o schemă de culoare negru și galbenă sau maro și alb. Dacă reprezentați o organizație, ați putea folosi culorile lor.
Prezentările PowerPoint sunt de obicei în peisaj, deci este, în general, cel mai bine să nu comutați orientarea spre portret.

Imaginea intitulată Creați un pas eficient PowerPoint 2

2. Alegeți culorile contrastante pentru fundal și textul pentru lizibilitate. Alegerea culorilor greșite vă poate face ca diapozitivele să fie greu de citit. Dacă fundalul dvs. este o culoare întunecată, alegeți o culoare ușoară pentru fontul dvs. Dacă utilizați o culoare ușoară pentru fundal, mergeți cu un font întunecat. Utilizați aceleași culori pe toate diapozitivele.

De obicei, este bine să utilizați culorile implicite pentru tema pe care o alegeți. Cu toate acestea, ați putea decide să le schimbați dacă textul se amestecă în fundal.

Puteți modifica culorile utilizând caseta de color din bara de instrumente din partea de sus a ecranului.

De exemplu, ați putea folosi textul alb pe un fundal de maro sau un text negru pe un fundal alb. În general, textul luminos pe un fundal întunecat este cel mai ușor de citit.

Utilizați întotdeauna medii solide. Printurile și modelele pot să arate frumos, dar fac mai greu pentru publicul dvs. să vă citească textul.

Nu folosiți niciodată roșu și verde împreună sau albastru și galben împreună, deoarece oamenii care sunt orbi de culoare nu vor putea citi materialul.

Imaginea intitulată Creați un pas eficient PowerPoint 3

3. Alegeți un font clar și lizibil pentru titlurile și textul corpului. Este bine să utilizați un singur font pentru întreaga dvs. prezentare, dar este posibil să preferați să utilizați un font de rubrică pentru titlurile de diapozitive și un font de text pentru informațiile din corpul diapozitivelor. Cu toate acestea, rezistă nevoii de a folosi mai multe fonturi pentru diferite tipuri de informații, deoarece poate face ca prezentarea dvs. să arate neprofesională și să confundă publicul.

Ca și în cazul culorilor, ați putea decide să utilizați fonturile implicite care vin cu tema pe care o alegeți. Cu toate acestea, asigurați-vă că dimensiunea fontului nu este prea mică.

Veți vedea meniuri de drop-down pentru stilul fontului și dimensiunea fontului de-a lungul barei de instrumente din partea de sus a ecranului. Faceți clic pe meniu pentru a selecta stilul și dimensiunea dorită.

Sans serif Fonturi precum Arial și Helvetica sunt cele mai ușor de citit într-o slideshow, deci sunt o opțiune excelentă. S-ar putea să folosiți aria pentru titlurile dvs. și Helvetica pentru textul corpului.

Nu folosiți un font distractiv sau prostie, cum ar fi SANS comic. Ei pot face PowerPoint mai puțin eficient prin subminarea mesajului dvs.

4. Setați fontul între 24 pt și 48 PT, deci este vizibil. Când vă uitați la prezentarea dvs. pe ecranul unui computer, un mic font arată grozav. Cu toate acestea, odată ce prezentarea dvs. este proiectată pe un ecran, acel font poate fi prea mic pentru cea mai mare parte a publicului dvs. să o citească. Întotdeauna setați fontul la cel puțin 24 PT, astfel încât oamenii să vă poată vedea textul și să folosească aceeași dimensiune a fontului pentru toate diapozitivele dvs.

Pentru a vedea dacă fontul este suficient de mare, stați la aproximativ 6 metri (1.8 m) departe de monitorul computerului și vedeți dacă puteți citi fontul.

Luați în considerare câți oameni vor fi în audiența dvs. atunci când setați fontul. Dacă dați o prezentare într-o mică sală de conferințe, un font de 24 PT va arăta probabil grozav. Cu toate acestea, dacă prezentați într-un auditoriu mare, este posibil să trebuiască să mergeți cu un font de 48 PT.

Imaginea intitulată Creați un pas eficient PowerPoint 5

5. Aliniați textul în stânga, astfel încât este ușor să citiți. Deși nu există nicio regulă că nu vă puteți centra textul, este, în general, mai ușor pentru publicul dvs. să citească textul dacă este aliniat la stânga. În acest fel, punctele de bullet se vor alinia perfect. Dacă doriți ca textul dvs. în centrul paginii, faceți clic pe dimensiunea casetei de text și utilizați mouse-ul pentru a muta caseta în centrul diapozitivului.

De asemenea, puteți umple spațiul gol pe diapozitivul cu o imagine.

Imaginea intitulată Creați un pas eficient PowerPoint 6

6. Utilizați textul îndrăzneț sau lărgit pentru titluri sau fapte cheie. Este bine să săriți acest lucru, dar puteți avea câteva puncte sau date pe care doriți să le evidențiați în prezentarea dvs. Dacă da, du-te și îndrăzneți textul sau măriți-l ușor, așa că se remarcă. Doar asigurați-vă că utilizați acest lucru minim astfel încât audiența recunoaște că textul evidențiat este important.

De exemplu, ați putea îndrăznea orice statistică pe care o utilizați în prezentarea dvs. Ai putea scrie, "Până la 64% de studenți și-au îmbunătățit scorurile de testare."

În mod similar, ați putea să-l utilizați pentru a evidenția textul specific, cum ar fi "Majoritatea foarte satisfacut cu servicii de parc."

Imaginea intitulată Creați un pas eficient PowerPoint 7

7. Selectați o tranziție de bază de diapozitive care nu este distragătoare. Aveți atât de multe tranziții distractive pentru a alege și poate fi tentat să aveți diapozitivele să zboare, să dispară sau să se rotească când faceți clic pe următorul diapozitiv. Cu toate acestea, membrii audienței găsesc acest lucru enervant după câteva diapozitive și poate distrage atenția de la mesajul dvs. În schimb, alegeți o simplă tranziție simplă pentru a merge de la diapozitiv-to-diapozitiv.

Puteți selecta și modifica tranzițiile făcând clic pe fila Tranziții de-a lungul vârfului ecranului. Când se deschide meniul, faceți clic pe Tranziția pe care doriți să o încercați să vedeți o previzualizare.

Tranziția de decolorare este o opțiune excelentă. Când faceți clic pe următorul diapozitiv, partea curentă va dispărea să dezvăluie noul diapozitiv.

S-ar putea să încercați, de asemenea, tranziția de acoperire, unde noul diapozitiv pare să se deplaseze în fața diapozitivului vechi.

Imaginea intitulată Creați un pas eficient PowerPoint 8

8. Limitați animațiile și efectele sonore pentru un aspect mai profesionist. Probabil ați văzut prezentări în care cuvintele au rămas pe ecran sau un clopot a sunat când diapozitivul a fost schimbat. Cu toate acestea, prezentarea dvs. va fi mai eficientă dacă păstrați designul simplu. Utilizați numai aceste caracteristici dacă doriți să evidențiați un anumit diapozitiv sau o informație.

S-ar putea să folosiți animații pe un singur diapozitiv care este foarte important pentru prezentarea dvs. De exemplu, dacă utilizați o diagramă pentru a prezenta anumite date, puteți include un efect de sunet doar pe diapozitivul diapozitiv.

Metoda 3 din 4:

Punerea conținutului pe diapozitive

1. Planificați să cheltuiți aproximativ 1 minut pe fiecare diapozitiv. Nu doriți să schimbați diapozitivele prea des pentru că publicul dvs. ar putea pierde concentrarea. În general, aveți nevoie de aproximativ 1 diapozitiv pentru fiecare minut al prezentării dvs. Includeți doar informații suficiente pe fiecare diapozitiv pentru a umple acel minut.

Cantitatea de informații de care aveți nevoie pe fiecare diapozitiv va depinde de ceea ce intenționați să spuneți. Luați în considerare cât de multă explicație veți da despre fiecare punct pentru a vă ajuta să decideți cât de multe informații trebuie să includă pe fiecare diapozitiv.
Nu aveți nevoie să petreceți exact 1 minut pe fiecare diapozitiv, dar utilizați acest lucru ca o orientare brută. Este bine să petreceți 45 de secunde pe 1 diapozitiv și 90 de secunde pe altul. Cu toate acestea, încercați să evitați diapozitivele pe care le petreceți doar 20 până la 30 de secunde.
Riscați să pierdeți atenția publicului de fiecare dată când schimbați diapozitivele, astfel încât să nu doriți să o faceți prea des.

Imaginea intitulată Creați un pas eficient PowerPoint 13

2. Minimizați-vă utilizarea de punctuație pentru că aglomerează diapozitivul. Probabil că sunteți îngrijorat de utilizarea gramaticii rele în prezentarea dvs., dar un PowerPoint este diferit de un eseu sau raport. Nu vă faceți griji cu privire la punerea virgulelor sau a perioadelor la sfârșitul listelor de bullet. În plus, încercați să reduceți orice propoziții lungi, astfel încât acestea nu au nevoie de punctuație. Este în totalitate bine să aveți fragmente de propoziție într-un PowerPoint.

Dacă utilizați o mulțime de punctuație, probabil că aveți prea multe informații despre diapozitive. Du-te înapoi și vezi ce poți tăia pentru a ajunge la elementele esențiale.

Imaginea intitulată Creați un pas eficient PowerPoint 15

3. Nu utilizați toate capacele, cu excepția titlurilor. S-ar putea să credeți că capitalizarea unui întreg cuvânt sau o expresie subliniază importanța cuvintelor, dar este mai greu pentru publicul dvs. să citească textul care este în toate capacele. În plus, oamenii percep de obicei textul capitalizat ca strigăt. Utilizați cazul de propoziții pentru toate textul blocului dvs. pe diapozitive, astfel încât acestea să fie ușor de citit.

Amintiți-vă, puteți întotdeauna îndrăznețe cuvinte importante pentru a atrage atenția asupra lor.

Imaginea intitulată Creați un pas eficient PowerPoint 14

4. Utilizați o listă de bullet pentru a prezenta puncte cheie. Listele de bullet sunt pâinea și untul unei prezentări PowerPoint. Majoritatea diapozitivelor dvs. vor consta din liste de cuvinte și fraze. Încercați să includeți aproximativ 2-4 puncte cheie pe diapozitiv.

Dacă comparați sau contrastați un subiect, puteți crea 2 coloane pe diapozitivul dvs. În mod ideal, limitați fiecare coloană la 3-4 puncte de glonț, deci este încă ușor de citit.

5. Afișați datele în diagrame sau grafice, astfel încât este ușor de înțeles. Este în regulă dacă prezentarea dvs. nu are diagrame sau grafice, ci le folosiți dacă puteți. O diagramă frumoasă sau grafic va crește profesionalismul prezentării dvs. și le puteți crea cu ușurință în PowerPoint. Dedicați un diapozitiv complet la o diagramă sau grafic dacă utilizați unul.

De exemplu, ați putea utiliza o diagramă de bare pentru a reprezenta creșterea vânzărilor sau a unei diagrame plăcute pentru a reprezenta suport pentru o poziție.

Nu utilizați mai mult de 4 culori pe o diagramă, deoarece diapozitivul dvs. va arăta prea ocupat.

Imaginea intitulată Creați un pas eficient PowerPoint 16

6. Includeți imagini de înaltă calitate sau clip-artă pentru a echilibra diapozitivele. Dacă doriți să vă orbire audiența, majoritatea diapozitivelor dvs. ar trebui să includă o imagine. Alegeți fotografii care ilustrează sau reprezintă ideile dvs. Poziționați-le vizavi de text sau în spațiul negativ de pe diapozitivul dvs. Utilizați imaginile pentru a ilustra ceea ce este în diapozitive sau pentru a înlocui textul.

Utilizați 1 sau 2 imagini pe diapozitiv, dar nu utilizați mai mult de 2.

Verificați dacă imaginile dvs. vor arăta bine când sunt proiectate pe un ecran.

Nu utilizați imagini care nu corespund textului dvs. deoarece vă pot confunda publicul. De exemplu, ați putea folosi o fotografie a unui picnic dacă dați o prezentare despre parcuri, dar aceeași fotografie ar fi confuză dacă vorbiți despre asistența medicală.

Aveți grijă când utilizați clip-art. Clip-ul de bază poate arăta ilegal pentru anumiți membri ai audienței, astfel încât să folosească doar imagini de calitate.

Imaginea intitulată Creați un pas eficient PowerPoint 17

7. Încorporați orice videoclip pe care îl utilizați, astfel încât sunt ușor de vizualizat. Nu este nevoie să utilizați un videoclip în PowerPoint, așa că nu vă faceți griji dacă nu aveți deja planuri de a utiliza unul. Cu toate acestea, este posibil să doriți să utilizați un videoclip pentru a vă susține ideile sau pentru a ilustra un punct. Dacă da, încorporați-l în PowerPoint Deci, se va juca cu ușurință în timpul prezentării dvs. În acest fel, nu va trebui să faceți clic pe PowerPoint pentru a afișa videoclipul.

Să spunem că faci o prezentare despre joc Macbeth. S-ar putea să planificați să utilizați clipuri de film ale scenelor importante în timpul prezentării dvs. Încorporarea acestora va facilita redarea clipului în timp ce încă mai sunteți în modul de prezentare.

Metoda 4 din 4:

Finalizarea PowerPoint

1. Corectați prezentarea dvs. pentru a verifica erorile de ortografie și greșelile. Toată lumea face greșeli, așa că întotdeauna corectează ceea ce scrieți înainte de ao elibera în lume. Faceți clic prin diapozitive în modul de prezentare, astfel încât să puteți vedea cum se vor uita la audiența dvs. Treceți prin fiecare diapozitiv pentru a vă asigura că textul și textul blocului sunt corecte.

Asigurați-vă că corectați orice greșeli.
Dacă puteți, întreabă pe cineva în care aveți încredere să verificați și prezentarea, de asemenea. Ei pot prinde erori pe care nu le vedeți imediat.

Imaginea intitulată Creați un PowerPoint eficient Pasul 19

2. Practicați-vă discursul în timp ce vă mișcați diapozitivele înainte și înapoi. Acest lucru sună prost, dar vă puteți împiedica în timpul prezentării dvs. atunci când este timpul să schimbați diapozitivele. Fugiți prin prezentarea dvs. de câteva ori pentru a vă asigura că puteți face clic pe diapozitivele fără probleme. Nu vă uitați la diapozitivele dvs. în timp ce vă dați prezentarea, deoarece acest lucru face ca publicul să se simtă ca și cum ați citi. În schimb, consultați un script sau note dacă nu vă puteți recita vorbirea din memorie.

Practicați-vă discursul în fața unei oglinzi sau a filmului dvs., astfel încât să puteți face orice îmbunătățiri necesare. În plus, timpul dvs. dacă aveți o limită de timp.

Este important să mergeți atât înainte cât și înapoi, deoarece ați putea avea membrii audienței să vă ceară să vă întoarceți. În mod similar, ați putea săriți accidental un diapozitiv în timp ce faceți clic pe înainte.

Imaginea intitulată Creați un pas eficient Power 20

3. Verificați dacă puteți vedea textul de departe dacă este posibil. Ați făcut deja tot ce puteți pentru a vă asigura că prezentarea dvs. este perfectă, dar vă puteți găsi în continuare cu diapozitive neclare. Dacă puteți, să examinați PowerPoint pe ecranul proiectorului înainte de a vă oferi prezentarea. Verificați dublu că diapozitivele dvs. sunt ușor de citit chiar din spatele camerei. Dacă nu le puteți vedea, încercați să măriți fontul sau să măriți proiecția.

Încercați să nu vă faceți griji dacă nu puteți verifica prezentarea în prealabil. Prezentarea dvs. este probabil să fie bine.

Imaginea intitulată Creați un pas eficient PowerPoint 21

4. Îndepărtați textele sau imaginile greu de văzut pe ecranul proiectorului. Uneori, o imagine care arată perfect pe ecranul computerului se transformă într-o bloară neclară când îl proiectați pe un ecran. În mod similar, textul poate fi ușor de citit pe computer, dar ar putea rula împreună în modul de prezentare. Dacă aveți probleme cu citit ceva pe diapozitivul dvs., ștergeți-l. Încercați să îl înlocuiți dacă aveți timp înainte de a vă programa să dați prezentarea.

Este mai bine să aveți spațiu gol pe diapozitivul dvs. decât să aveți imagini sau cuvinte audiența dvs. nu poate citi. Probabil că vor fi distrași încercând să facă ceea ce se află pe diapozitiv.

Imaginea intitulată Creați un pas eficient PowerPoint 22

5. Adresați-vă pe cineva în care aveți încredere să vă urmăriți PowerPoint și să oferiți feedback. În majoritatea cazurilor, nu trebuie să vă faceți griji cu privire la acest lucru. Cu toate acestea, este posibil să doriți un feedback suplimentar cu privire la o prezentare foarte importantă. Căutați pe cineva care este similar cu demografia audienței dvs. Arătați-le prezentarea dvs. și vedeți ce cred ei.

De exemplu, să spunem că veți fi un vorbitor principal la un fond de strângere de fonduri. Aceasta este o prezentare destul de importantă, așa că ați putea dori ca cineva să o verifice în prealabil. Cu toate acestea, probabil că nu veți avea nevoie de feedback cu privire la fiecare prezentare de muncă pe care o dați.

Dacă persoana oferă critici constructive care vă are sens, ați putea revizui PowerPoint.