3 moduri de a organiza un sistem de depozitare a hârtiei

Dacă sunteți în afaceri sau școală care vă cere să lucrați cu mai mulți clienți sau proiecte, un sistem de depunere adecvat este critic. Există mai multe metode pentru depunerea documentelor, dar, în cele din urmă, sistemul dvs. ar trebui să reflecte nevoile dvs. Cea mai bună modalitate de a vă pregăti pentru un sistem eficient este de a rezerva câteva zile pentru a lucra exclusiv la organizație.

Pași

Metoda 1 din 3:

Pregătirea pentru un nou sistem de depozitare

1. Aduna toate materialele tale. Trebuie să vă compilați toate documentele înainte de a încerca să configurați un sistem adecvat. Treceți prin toate locațiile, puteți avea documente și plasați-le pe toți într-o singură grămadă. Petreceți timp pentru a vă asigura că puteți contabiliza în mod corespunzător toate lucrările active și inactive pe care le aveți.

Planificați înainte de timp prin eliminarea unui spațiu de masă pentru a lucra la hârtiile dvs.
Dacă adaptați documentele altcuiva într-un nou sistem de depozitare, eliminați toate documentele din sistemul curent. Va fi mai bine să vă ocupați de toate documentele și să vă pregătiți pentru un nou sistem.

Imagine intitulată Aranjați un sistem de depozitare a hârtiei Pasul 2

2. Treceți prin toate documentele. Aceasta este partea grea a procesului, dar este, de asemenea, un pas crucial de a fi organizat. Separați toate fișierele pe baza a ceea ce sunt, cum ar fi declarațiile bancare, facturile cu carduri de credit și plățile ipotecare. Poate părea plictisitor, dar treceți prin fiecare document din grămada dvs. pentru a determina cu ce lucrați.

Nu aveți nevoie să citiți fiecare lucrare, dar o scurtă skimă vă va ajuta.

Notele post-it sunt bune pentru marcarea documentelor importante pe care le cunoașteți că va trebui să vă petreceți timp.

Imagine intitulată Aranjați un sistem de depozitare a hârtiei Pasul 3

3. Configurați piloți. Pe măsură ce începeți să sortați prin documentele dvs., ar fi util să păstrați împreună documentele conexe. Puteți plasa toate lucrările legate de clientul "Nickelback" într-o singură grămadă. Un alt exemplu este să vă strângeți activitatea pe lună.

Având un sentiment de ordine cronologică ar putea fi utilă pentru nevoile dvs. de depunere.

Stabiliți priorități în timp ce sortați prin documente. Când vedeți lucrări care sunt extrem de importante, puneți-le pe vârful grămadei respective.

Imagine intitulată Aranjați un sistem de depozitare a hârtiei Pasul 4

4. Reduceți după cum doriți. O altă grămadă pe care o poți crea este grămada de gunoi. Nu vi se cere să aruncați o grămadă de documente, dar trebuie să separați hârtiile neimportante din celelalte grămezi. Ai putea chiar să înființezi o grămadă diverse în care ar putea merge lucrări aleatoare.

Dacă sunteți 100% sigur că nu aveți nevoie de o lucrare și nu puteți atrage un link viabil la alt document, să le eliminați. Verificați cu superiorii dvs. dacă aveți voie să aruncați ceva înainte de a urma ceva cu ceva.

Imagine intitulată Aranjați un sistem de depozitare a hârtiei Pasul 5

5. Utilizați dosarele Manila. Păstrați lucrurile simple pentru tine folosind dosare ieftine Manila. Acest lucru nu vă va răni fondurile și vă va permite să efectuați orice sistem de depunere pe care doriți. Puteți obține un pachet de dosare de la Manila de la orice magazin de birou de birou.

Imagine intitulată Aranjați un sistem de depozitare a hârtiei Pasul 6

6. Transferați piloții. Utilizați piloții pe care ați stabilit-o mai devreme pentru a acționa ca un ghid pentru dosarele dvs. Asigurați-vă că conținutul fiecărui dosar este organizat, de asemenea. Puteți organiza conținutul unui fișier pe baza importanței fiecărei lucrări, fie pe cronologie.

Evitați aranjarea conținutului unui fișier pe baza alfabetului. Organizația alfabetică funcționează mai eficient pentru organizarea de grupuri de fișiere.

Așezați dosarele Manila într-un dulap de depozitare pe măsură ce umpleți folderele.

Metoda 2 din 3:

Crearea unui sistem potrivit pentru dvs

1. Utilizați un sistem de depunere alfabetic. Un sistem de depozitare alfabetic funcționează bine atunci când trebuie să recuperați numele de persoane, clienți, autori, nume de filme, cărți sau etc. Cu condiția să utilizați termeni care sunt ușor de recuperat, un sistem de depozitare alfabetic este adesea cel mai simplu sistem de utilizat.

Cea mai bună modalitate de a depune și de a prelua fișierele este prin etichetarea fiecărui fișier. Dosarele Manila au o filă suplimentară concepută pentru a eticheta fișierele care vor face mai ușor procesul de recuperare.
Dacă manipulați clienții, este mai eficient să alfabetizați după numele de familie.
Dacă aveți o mulțime de fișiere, luați în considerare realizarea secțiunilor de scrisoare pentru a vă ajuta să organizați. Divizii secțiunii sunt mari și pur și simplu conțin o literă. De asemenea, puteți împărți literele în perechi, cum ar fi "A-D" sau "F-K."

Imagine intitulată Aranjați un sistem de depozitare a hârtiei Pasul 8

2. Utilizați o comandă topică. Cand tu muncă sau studiu Într-o varietate de domenii de subiect, un subiect sau un subiect poate fi o modalitate foarte utilă de a prelua informații. De exemplu, dacă studiați legea, ați putea avea titluri de contract, legea constituțională, delicte, dreptul administrativ, dreptul internațional etc.

Cea mai bună modalitate de a organiza informațiile locale este prin divizoarele secțiunilor. Etichetați separatoarele de secțiuni pe baza conținutului, cum ar fi "legea admin."

Acest sistem funcționează cel mai bine dacă aveți mai multe subiecte diferite. Dacă nu, veți rămâne cu unul sau două divizoare și nu prea mult dintr-un sistem organizat.

Imagine intitulată Aranjați un sistem de depozitare a hârtiei Pasul 9

3. Încercați depunerea numerică. Acest tip de sistem de depozitare este ideal pentru fișierele care conțin date sau numere. De exemplu, dacă aveți facturi, chitanțe, evenimente datate etc., Sistemul numeric poate face un sistem ușor de găsit din nou. De asemenea, puteți lua în considerare etichetarea lunii și a anului pentru această opțiune. Pentru cei care lucrează într-un mediu care utilizează numerotarea pentru lucrări, cum ar fi dosare medicale, documente legislative, cauze, etc., Numerotarea este o metodă de recuperare utilă.

Utilizați numai acest sistem dacă sunteți confortabil vizualizând mai multe numere și puteți prelua informații de la aceste numere.

Marcați pe filele de depunere numerele sau datele și organizarea se bazează pe valoarea numerotată. Începeți cu "1" și aveți următoarele numere de creștere a valorii.

Dacă depuneți cu luni, începeți cu ianuarie și mutați, în ordine, până în decembrie. Veți beneficia cu divizoarele secțiunilor pentru fiecare lună.

Imagine intitulată Aranjați un sistem de depozitare a hârtiei Pasul 10

4. Utilizați codarea culorilor. Acest lucru este minunat pentru depunerea creativă și este deosebit de eficient pentru cei cu rechemare vizuală bună. Poate ajuta la referința încrucișată diferite subiecte bazate pe codarea culorilor.Puteți colora codul oricare dintre tehnicile menționate mai sus pentru depunere. De asemenea, puteți utiliza o combinație de sisteme de organizare prin asocierea codurilor de culori cu un alt sistem.

Una dintre cele mai ușoare modalități de a adăuga culoarea la metoda de umplere stabilită este utilizând Highlighters. Puteți achiziționa un pachet de soiuri de highlightri de la orice magazin de consumabile de birou.

O altă modalitate de a implementa codarea culorilor este utilizând o varietate de foldere colorate.

Imagine intitulată Aranjați un sistem de depozitare a hârtiei Pasul 11

5. Utilizați un sistem de frecvență. Acest lucru funcționează bine pentru elementele pe care le utilizați tot timpul, dar nu ar trebui să fie un sistem independent. Trebuie să se hrănească un alt sistem, de exemplu sistemul alfabetic. Adăugați informațiile frecvent utilizate într-un spațiu grupat în zona de depozitare, astfel încât să poată fi preluat rapid, cum ar fi chiar în partea frontală a unui sertar de cabinet de depozitare.

Va trebui să fiți atenți că nu obțineți neorganizat folosind acest sistem. Păstrarea proiectului pe care lucrați în prezent în față, nu va garanta întotdeauna o organizație eficientă.

Metoda 3 din 3:

Păstrarea unui sistem organizat

1. Documente de fișiere imediat. O modalitate de a vă asigura că sistemul dvs. de depozit rulează eficient este prin depunerea hârtiei pe măsură ce procesați-o. Sistemul de depozitare nu va funcționa dacă ați dezactivat documentele de depozitare. Noțiuni de bază în obișnuința de a depune lucrări va ajuta, de asemenea, productivitatea și fluxul de lucru.

Imagine intitulată Aranjați un sistem de depozitare a hârtiei Pasul 13

2. Păstrați spațiul actualizat. La fiecare două luni ar trebui să treceți prin sistemul dvs. de depunere și să faceți o scurtă măturătoare. Nu vi se cere să revizuiți toate lucrările dvs., așa cum ați făcut pentru organizația inițială. Verificați prin toate fișierele și asigurați-vă că totul este organizat și în locul potrivit.

După primele câteva luni, puteți să reflectați și dacă sistemul pe care îl alegeți funcționează pentru dvs.

Imagine intitulată Aranjați un sistem de depozitare a hârtiei Pasul 14

3. Curățați spațiul. O dată pe an ar trebui să faceți o curățare mai mare a spațiului dvs. de lucru. S-ar putea să aveți unele fișiere pe care le utilizați în mod regulat, dar acum ar trebui să treceți prin celelalte fișiere pe care le utilizați mai puțin. Deschideți fișierele pe care le utilizați mai puțin și citiți prin toate documentele dvs. pentru a vedea dacă există documente inutile.

Scoateți toate fișierele și ștergeți dulapul de depozitare cu o cârpă umedă pentru a elimina acumularea de praf.

sfaturi

Aceste principii se pot aplica, de asemenea, la computer sau alte grupări electronice de depunere.

Utilizați un index pentru fișierele care nu sunt plasate în ordine alfabetică. Acest lucru ar trebui să fie aranjat în ordine alfabetică, astfel încât să puteți localiza rapid fișierele în orice mod. Puneți acest index în partea din față a fișierului.

Începeți prin curățare și sortați prin grămezi de hârtii și utilizați note post-IT pentru a sorta în categorii și apoi subcategorii.

Este util să aveți un diverse dosare pentru elementele care nu se potrivesc cu ușurință în altă parte.