Cum să închideți un e-mail de afaceri: 10 pași (cu imagini)

Poate părea dificilă pentru a închide un e-mail important de afaceri. Există atât de multe modalități de a vă termina mesajul! În cele din urmă, totuși, modul în care închideți e-mailul dvs. va depinde de câțiva factori diferiți. Acestea ar putea include lucruri cum ar fi cât de bine știi persoana pe care o scrie, scopul e-mailului și dacă e-mailul dvs. face parte dintr-un lanț. Cu acești factori în minte, ambarcați o propoziție definitivă adecvată. Apoi alegeți semnul corect și decideți ce să vă puneți semnătura.

Pași

Partea 1 din 3:

Scrierea remarcilor de închidere

1. Amintiți-vă destinatarului scopului dvs. de e-mail. Există o mulțime de motive pentru a scrie un e-mail într-un cadru de afaceri. Pinprimarea scopului principal al e-mailului vă va ajuta să determinați cea mai bună modalitate de ao încheia.

De exemplu, dacă faceți o cerere, terminați cu ceva de genul "Vă mulțumim pentru timpul dvs." sau "Vă mulțumim pentru considerația dvs."
Dacă răspundeți la o cerere de informații sau asistență, ați putea încheia cu "Sper că acest lucru vă ajută!"Sau" Dați-mi voie să știu dacă există altfel aș putea fi de ajutor."
Dacă configurați o întâlnire față în față, s-ar putea să terminați cu ceva de genul ", vă vedem săptămâna viitoare!"

Imagine intitulată Închideți un e-mail de afaceri Pasul 2

2. Utilizați un ton adecvat pentru publicul dvs. Gândiți-vă cât de bine știți că persoana pe care o scrieți, ce fel de relație aveți cu ei și ceea ce încercați să realizați. Un e-mail unui manager de nivel superior sau unui nou client important ar trebui să fie, probabil, mai formal decât un e-mail unui colaborator bine-lucrător.

De exemplu, dacă creați o întâlnire cu un client, o bună închidere ar putea fi ceva asemănător ", aștept cu nerăbdare întâlnirea noastră pe data de 24. Dacă aveți întrebări, vă rugăm să mă contactați la 555-555-5555."

Pe de altă parte, dacă aranjați o întâlnire prietenoasă cu un coleg, știți bine, poate fi perfect bine să se încheie cu ceva asemănător ", sună bine! Ne vedem mâine! :) "

Imagine intitulată Închideți un e-mail de afaceri Pasul 3

3. Nu includeți o instrucțiune de închidere dacă e-mailul dvs. face parte dintr-un lanț. Dacă acesta este primul dvs. e-mail despre subiectul la îndemână sau dacă este un e-mail deosebit de important, atunci este probabil o idee bună să includeți o închidere vă mulțumesc sau "apel la acțiune."Cu toate acestea, Brevitatea este importantă în e-mailurile de afaceri. Dacă e-mailul dvs. face parte dintr-un lanț lung, este posibil să nu aveți nevoie să includeți nimic dincolo de cele mai importante informații.

De exemplu, dacă împachetați o conversație lungă prin e-mail cu șeful dvs. despre o misiune, este posibil să nu mai fi necesar să spuneți mult mai mult decât "OK. O voi face înainte de sfârșitul zilei de vineri. -M."

Partea 2 din 3:

Alegerea unei semnături

1. Alegeți o deconectare care se potrivește cu tonul e-mailului. Dacă e-mailul dvs. este formal, semnați-vă cu ceva de genul "Salutari" sau (pentru o atingere și mai formală) "cu sinceritate."Pentru e-mailurile mai puțin formale, puteți fi bine folosind ceva de genul" Aveți grijă "sau" Noroc."

Dacă ați avut e-mailuri anterioare de la persoana pe care o scrieți, ați putea să vă uitați la semnarea lor și să vă potriviți tonul la a lor. De exemplu, dacă tind să semneze cu ceva de genul "caldului respect", ar trebui să vă deconectați cu un nivel similar de formalitate.

Imagine intitulată Închideți un e-mail de afaceri Pasul 5

2. Utilizați o deconectare care se potrivește cu scopul dvs. Ca și propoziția de închidere, o deconectare poate reflecta, de asemenea, scopul e-mailului dvs. De exemplu, dacă faceți o cerere simplă sau exprimați pe scurt recunoștință pentru ceva, ați putea folosi un semnal ca "Multe mulțumiri" sau "mulțumiri atât de mult", urmate de semnătura dvs.

Imagine intitulată Închideți un e-mail de afaceri Pasul 6

3. Evitați ceva prea afectuos. Doar dacă nu știți persoana pe care o scrieți foarte bine, evitați ceva prea strâns, informal sau afectuos. În general, lucrurile precum "dragostea", "xoxo" sau "îmbrățișări" nu ar trebui să fie utilizate în e-mailurile de afaceri.

Imagine intitulată Închideți un e-mail de afaceri Pasul 7

4. Treceți la decolare în e-mailuri scurte sau lanțului. Dacă e-mailul dvs. face parte dintr-un lanț lung sau dacă încercați să comunicați ceva foarte scurt și rapid unui co-lucrător, este posibil să nu fie necesar să includeți deloc un semn.

Dacă nu vă simțiți confortabil să săriți în totalitate semnul, un simplu de semnare, cum ar fi-Bernice sau -B. ar trebui să fie bine pentru e-mailuri scurte, informale.

Partea 3 din 3:

Semnarea e-mailului

1. Includeți informațiile dvs. de identificare de bază. Câte informații pe care le includeți în semnătura dvs. vor depinde de cât de bine vă cunoașteți corespondentul dvs. și cât de des ați comunicat cu ei.

Un e-mail pentru prima dată ar trebui să includă, probabil, cel puțin numele dvs. complet, titlul postului, locul de muncă și numărul de telefon.
Când comunicați cu un colaborator sau cu cineva pe care îl trimiteți frecvent, este probabil suficient să semnați cu numele dvs. sau inițial.

Imagine intitulată Închideți un e-mail de afaceri Pasul 9

2. Păstrați scurt semnătura. În general, este mai bine să nu confruntați cu un e-mail de afaceri cu o mulțime de text și imagini suplimentare. Evitați adăugarea de ceva inutil la semnătura dvs. de e-mail, cum ar fi citate, grafică flashy sau o mulțime de link-uri.

Imagine intitulată Închideți un e-mail de afaceri Pasul 10

Configurați o semnătură automată. Dacă nu vă simțiți că vă scriu titlul postului și informațiile de contact de fiecare dată când trimiteți un e-mail important, este posibil să doriți să creați o semnătură pe care clientul dvs. de e-mail îl poate adăuga automat la mesajele dvs.

Unele programe, cum ar fi Outlook, vă permit să creați mai multe semnături, astfel încât să puteți selecta cea mai potrivită pentru orice e-mail dat.

sfaturi

Semnătura dvs. ar trebui să arate așa ceva:

Toate cele bune,
Jane Doe, analist de piață
Megacorp
214-444-1234

Este foarte ușor în majoritatea clienților de e-mail, cum ar fi Outlook, etc. Pentru a configura o semnătură care se atașează automat la fiecare e-mail.

Avertizări

Au o altă persoană dublă verificați munca dvs. dacă este posibil.Nu există nici un substitut pentru corectarea corectă.

Editați și corectați toate literele înainte de a le trimite - adică citiți pentru gramatica corectă și ortografia și eliminați erorile tipografice.Schimbați limba ambiguă, e.G., cuvinte și fraze care sunt neclare sau care au un dublu sens.

Utilizarea unei verificări de vrăji nu este infailibilă, deoarece software-ul va introduce adesea un cuvânt clar clar, dar nu corect cuvânt pentru context.Având "rulaj bancar" schimbat în "Roll Blank" într-adevăr schimbă sensul sentinței.De asemenea, trebuie să vă bazați pe propria cunoaștere a subtilităților de gramatică, deoarece sugestiile software-ului nu sunt întotdeauna dreptate.

Partajați pe rețeaua socială: