Cum să compuneți un e-mail de afaceri unei persoane pe care nu le cunoașteți

Când lucrați în afaceri, este posibil să aveți de multe ori pentru a compune un e-mail unei persoane pe care nu o cunoașteți. În timp ce oarecum ciudat, face parte din viața profesională. Există anumite reguli de etichetă pe care trebuie să le urmați atunci când trimiteți a E-mail profesional la un străin.

Pași

Partea 1 din 3:

Începând e-mailul

1. Faceți cercetarea. Există o varietate de informații pe care trebuie să le cunoașteți înainte de a compune un e-mail unui străin. Înainte de a începe să tastați, faceți o privire rapidă la site-ul web al companiei în care lucrează destinatarul.

Dacă nu cunoașteți adresa de e-mail a destinatarului, acest lucru poate fi găsit prin scanarea site-ului companiei. Dacă nu este listat niciun e-mail, fiți atenți la contactarea persoanei prin e-mail. S-ar putea să doriți să optați pentru o scrisoare fizică în schimb.
Dacă intenționați să puneți întrebări în e-mail, verificați dacă site-ul web adresează aceste întrebări. Nu doriți să oferiți impresia că sunteți leneș și nu ați avut timp să citiți cu atenție un site web.
Asigurați-vă că vă contactați persoana potrivită. Mulți oameni încep de la e-mailuri cu ceva de genul, "Nu sunt sigur dacă ești persoana potrivită de a întreba, dar..." Acest lucru este considerat neprofesional și lipsit de respect față de timpul destinatarului. Dacă nu știți cine să contactați, țineți cont de adresa de e-mail până când vă puteți afla acele informații.

Imaginea intitulată Compuneți un e-mail de afaceri unei persoane pe care nu le cunoașteți Pasul 2

2. Scrieți o linie descriptivă a subiectului. Linia dvs. de subiect ar trebui să vă transmită motivele exacte pentru trimiterea e-mailului. De multe ori, e-mailurile de la străini sunt ignorate sau trecute cu vederea. O linie solidă reduce șansa că e-mailul dvs. va fi trecut.

Utilizați câteva cuvinte pentru a spune ce se referă la e-mailul. Utilizați cât mai multe detalii posibil pentru a include în 4 sau 5 cuvinte. De exemplu, "Întâlnire la 10 a.M. despre noile computere" este mai bine decât "Întâlnire în această dimineață."

Linii de subiecte vagi, cum ar fi "Buna ziua" și "Salut", sunt uneori citite din greșeală ca spam și redirecționate în dosarul spam al destinatarului.

Utilizați un e-mail profesionist, deoarece e-mailul dvs. va apărea alături de linia de subiect. Utilizați un e-mail care utilizează numele dvs. complet, mai degrabă decât unul care utilizează o persona sau o frază vagă.

Nu utilizați niciodată toate capacele într-o linie de e-mail, chiar dacă e-mailul este urgent. Acest lucru se stinge ca strigând, care poate fi interpretat ca ostilitate.

Imaginea intitulată Compune un e-mail de afaceri unei persoane pe care nu le cunoașteți Pasul 3

3. Decideți cum să se adreseze destinatarului. Acest lucru poate fi complicat dacă trimiteți prin e-mail un străin, deoarece este posibil să nu cunoașteți numele preferat. Există, totuși, câteva linii directoare de etichete care vă pot ajuta să evitați greșelile.

Dacă nu cunoașteți numele persoanei, evitați frazele prea formale cum ar fi, "Pentru cei interesati" sau "Dragă Domn / Miss." Nu merge prea casual. "Salut" este prea neprofesional pentru un e-mail de afaceri. S-ar putea să fiți mai bine să începeți e-mailul cu un simplu, "Buna ziua."

Dacă știți numele persoanei, asigurați-vă că îl scrieți corect. Verificați ortografia de câteva ori, deoarece este ușor să alunecați dacă nu ați trimis niciodată prin e-mail persoana.

Utilizare "Domnul." și "Domnișoară." urmată numai de numele de familie al persoanei. De exemplu, dacă e-mail, Jane Hart începe e-mailul cu "Dragă doamna. Cerb" Decat "Dragă doamna. Jane Hart."

Nu faceți niciodată ipoteze despre starea civilă a unei femei. Dacă cunoașteți starea ei civilă, este mai bine să evitați atragerea atenției într-un e-mail, deoarece este irelevant pentru lumea afacerilor. Stick "Domnișoară" și nu folosiți niciodată "Dor" sau "D-na." Cu excepția cazului în care destinatarul utilizează aceste salutări.

Dacă cineva are un doctorat, este necesar să se folosească "Dr" când le abordezi.

Imaginea intitulată Compuneți un e-mail de afaceri unei persoane pe care nu le cunoașteți Pasul 4

4. Identificați-vă și compania pe care o reprezentați. Amintiți-vă, când trimiteți un e-mail de afaceri, reprezentați locul de muncă. În prima propoziție, identificați-vă și compania dvs. De exemplu, un e-mail ar putea începe, "Dragă doamna. Hart, numele meu este John Dawson și lucrez în marketing la Wilson Technologies."

Partea 2 din 3:

Scrierea e-mailului

1. Păstrați-l scurt și la punct. Prin obținerea la punct și identificarea clară a scopului dvs., prezentați o imagine profesională care va fi luată în serios de către cititor. Acest lucru sporește, de asemenea, probabilitatea ca e-mailul dvs. să fie citit și să răspundă prompt, pe măsură ce oamenii au oprit să se ocupe de răspunsuri excesive.

După identificarea companiei dvs. Andyour, următoarea dvs. propoziție ar trebui să explice scopul e-mailului. Cel mai bine este să vă exprimați cazul în două propoziții.
Fii pozitiv. Chiar dacă scrieți pentru a aborda o plângere sau îngrijorare, fiți amabili și respectuoși pe tot parcursul e-mailului. Nu șefi de gură proastă, alte companii sau angajați, deoarece acest lucru reflectă prost pe tine.
În timp ce în scrisori de intenție, este standard să includeți câteva informații de bază despre dvs. dacă sunteți prin e-mail în numele unei companii, lăsați informațiile respective. Pur și simplu precizați numele dvs. și poziția dvs. în companie înainte de a trece la scopul e-mailului.

Imaginea intitulată Compuneți un e-mail de afaceri unei persoane pe care nu le cunoașteți Pasul 6

2. Utilizați proză simplă, directă. Un e-mail de afaceri ar trebui să fie la fel de ușor de citit posibil. Aceasta înseamnă utilizarea unei limbi clare ușor de înțeles.

Alegeți vocea activă peste vocea pasivă. De exemplu, nu spuneți, "O notă ți-a fost trimisă de șeful meu, James Peterson." În schimb, "Șeful meu, James Peterson, ți-a trimis o notă."

Evitați jargonul și termenii tehnici, chiar dacă acești termeni sunt utilizați foarte mult în compania dvs. Optați pentru fraze simple în engleză și comune.

Utilizați fraze scurte. Eliminați conjuncțiile atunci când este posibil și întrerupeți propozițiile lungi.De exemplu, "Nu am auzit de la dvs. în ceea ce privește memoria și am vrut să urmărim pentru a vă asigura că ați înțeles informațiile." Acest lucru ar fi mai bine declarat ca, "Nu am auzit de la tine în ceea ce privește memoria. Am vrut să urmărim pentru a vă asigura că ați înțeles informațiile."

Utilizați gramatica, ortografia și punctuația corespunzătoare. Verificarea ortografică și corectarea tuturor e-mailurilor înainte de a atinge butonul de trimitere.

Imaginea intitulată Compuneți un e-mail de afaceri unei persoane pe care nu le cunoașteți Pasul 7

3. Știți ce să evitați trimiterea. Există anumite reguli de etichetă în ceea ce privește ceea ce trebuie transmis prin e-mail. Înțelegeți ce să evitați trimiterea înainte de a contacta pe cineva.

Atașamentele sunt în regulă dacă trimiteți prin e-mail informații care au fost solicitate în mod specific, dar nu trimiteți atașamente către străini fără a vă determina.

Evitați atașamentele și fișierele prea mari. În cazul în care trimiterea acestor informații este necesară, trimiteți un e-mail în prealabil, oferind destinatarului un cap.

Nu utilizați o semnătură prea lungă. În mod ideal, semnătura dvs. trebuie să includă numai numele, adresa de corespondență, adresa de e-mail și numărul de telefon. Dacă doriți, este de asemenea potrivit să includeți titlul postului.

Nu includeți grafică sau fundaluri. Ei tind să înfundă memoria de e-mail și să coboare ca neprofesional într-un cadru de afaceri.

Partea 3 din 3:

Finalizarea e-mailului

1. Dați instrucțiunile destinatarului despre cum să răspundeți. Spre sfârșitul e-mailului, furnizați instrucțiuni privind modul în care destinatarul poate urmări.

Specificați politicos un interval de timp în care doriți să auziți înapoi. De exemplu, "Dacă ați putea reveni la mine până la sfârșitul zilei mâine, aș aprecia cu adevărat."
Includeți orice informație de contact după cum este necesar. Puteți spune pur și simplu, "Acesta este cel mai bun e-mail pentru a ajunge la mine la" sau să solicitați un apel telefonic și să includeți numărul dvs.
Să fie specific cu privire la ceea ce doriți de la destinatar. Nu spuneți pur și simplu, "sper sa ne auzim in curand." În schimb, spuneți, "Sper să aud de la dvs. în curând, astfel încât să putem discuta logistica de tranziție la un nou sistem informatic."

Imaginea intitulată Compuneți un e-mail de afaceri unei persoane pe care nu le cunoașteți Pasul 9

2. Utilizați o trimitere corespunzătoare. Înainte de numele dvs., va exista o formă de la revedere. Alegeți o afacere adecvată trimiteți-vă pentru e-mailul dvs.

Nu utilizați pur și simplu o cratimă și apoi includeți numele dvs. Acest lucru se oprește ca fiind prea informal, la fel ca și semnul "Ne mai vedem" și "Ia-o usor." Emoticoane, cum ar fi fețele smiley, sunt cel mai bine evitate.

Într-un e-mail de afaceri, ceva de genul ăsta "Cel mai bun" sau "Toate cele bune" este adecvat deoarece este prietenos fără a sacrifica profesionalismul. "Cu sinceritate" este o altă opțiune bună, dar poate să iasă la fel de înfundată.

"Mulțumiri" și "Mulțumesc" sunt, de asemenea, adecvate, dar ar trebui evitate dacă nu cereți destinatarului să efectueze o sarcină sau o datorie specifică.

Imaginea intitulată Compune un e-mail de afaceri unei persoane pe care nu le cunoașteți Pasul 10

3. Urmare. Lumea de afaceri este ocupată. Dacă nu auziți înapoi de la destinatar într-un interval de timp adecvat, este potrivit Trimiteți un e-mail de urmărire.

Dacă cineva nu răspunde, nu era probabil deliberată. E-mailurile sunt susținute și de multe ori, chiar dacă urmați protocolul adecvat, lucrurile se termină accidental într-un filtru de spam.

Un e-mail de urmărire ar trebui să fie un răspuns direct la un e-mail pe care l-ați trimis deja. Fi politicos, pornind cu ceva de genul, "Știu că probabil că ești foarte ocupat, dar am vrut doar să mă asigur că mi-ai primit e-mailul." Apoi restabiliți pe scurt subiectul mesajului original.