Cum de a converti cuvântul la excel

Dacă aveți nevoie să mutați o listă sau o tabelă de date din cuvânt în Excel, nu trebuie să copiați și să lipiți fiecare informație individuală în propria celulă din foaia de calcul. Prin formatarea corectă a documentului dvs. Word mai întâi, puteți importa cu ușurință întregul document în Excel cu doar câteva clicuri.

Pași

Metoda 1 din 2:
Convertirea unei liste
  1. Imagine intitulată Conversia cuvântului la EXCEL PASUL 1
1. Înțelegeți modul în care documentul va fi convertit. Când importați un document în Excel, anumite caractere vor fi utilizate pentru a determina ce date intră în fiecare celulă din foaia de calcul Excel. Prin efectuarea câtorva pași de formatare înainte de import, veți putea controla modul în care apare foaia finală și minimizarea cantității de formatare manuală pe care trebuie să o efectuați. Acest lucru este util în special dacă importați o listă mare dintr-un document Word în Excel.
  • Această metodă funcționează cel mai bine atunci când aveți o listă de intrări multiple, fiecare formatată la fel (lista de adrese, numere de telefon, adrese de e-mail etc.).
  • Imagine intitulată Conversia cuvântului la Excel Pasul 2
    2. Scanați documentul pentru erorile de formatare. Înainte de a începe procesul de conversie, veți dori să vă asigurați că fiecare intrare este formatată în același mod. Aceasta înseamnă stabilirea oricăror erori de punctuație sau reorganizarea oricăror intrări care nu se potrivesc cu restul. Acest lucru va asigura că datele se transferă în mod corespunzător.
  • Imagine intitulată Conversia cuvântului la Excel Pasul 3
    3. Afișați caracterele de formatare în documentul dvs. Word. Afișarea caracterelor de formatare ascunsă în mod normal vă va ajuta să determinați cea mai bună modalitate de a împărți intrările. Le puteți afișa făcând clic pe "Afișați / ascundeți paragrafele" Butonul din fila Home sau apăsând Ctrl+ ⇧ Shift+*
  • Cele mai multe liste vor avea fie un semn de paragrafe la capătul fiecărei linii, fie unul la capătul liniei și unul în linia goală între intrări. Veți folosi marcajele pentru a introduce caracterele utilizate de Excel pentru a diferenția între celule.
  • Imagine intitulată Conversia cuvântului la Excel Pasul 4
    4. Înlocuiți marcajele paragrafului între fiecare intrare pentru a scăpa de spațiu suplimentar. Excel va folosi spațiul între intrări pentru a determina rândurile, dar va trebui să scăpați de ea pentru moment pentru a ajuta procesul de formatare. Nu vă faceți griji, veți adăuga înapoi într-un pic. Acest lucru funcționează cel mai bine atunci când aveți un semn de paragraf la sfârșitul unei intrări și unul în spațiul dintre intrări (două la rând).
  • presa Ctrl+H Pentru a deschide fereastra de căutare și înlocuire.
  • Tip ^ p ^ p în câmpul găsi. Acesta este codul pentru două marci de paragraf la rând. Dacă fiecare intrare este o singură linie și nu există linii goale între ele, utilizați un singur ^ P in schimb.
  • Introduceți un caracter delimiting în câmpul Înlocuire. Asigurați-vă că nu este un personaj care apare oriunde în document, cum ar fi ~.
  • Faceți clic pe Înlocuire All. Veți observa că intrările se pot combina, dar acest lucru nu este o preocupare chiar acum, atâta timp cât caracterul delimiting este în locul potrivit (între fiecare intrare)
  • Imagine intitulată Conversia cuvântului la Excel Pasul 5
    5. Separați fiecare intrare în câmpuri separate. Acum că intrările dvs. sunt separate astfel încât să apară în rândurile ulterioare, veți dori să definiți ce date vor apărea în fiecare câmp. De exemplu, dacă fiecare intrare este un nume pe prima linie, o adresă de stradă pe linia a doua și un cod de stat și zip pe a treia linie, puteți
  • presa Ctrl+H Pentru a deschide fereastra de căutare și înlocuire.
  • Îndepărtați unul din ^ P Marks în câmpul găsi.
  • Schimbați caracterul în câmpul înlocuiți la o virgulă ,.
  • Faceți clic pe Înlocuire All. Acest lucru va înlocui simbolurile paragrafului rămas cu separatorul de virgulă, care va separa fiecare linie într-un câmp.
  • Imagine intitulată Conversia cuvântului la Excel Pasul 6
    6. Înlocuiți caracterul delimiting pentru a termina procesul de formatare. Odată ce ați făcut cele două pași de găsire și înlocuire de mai sus, lista dvs. nu va mai arăta ca o listă. Totul va fi pe aceeași linie, cu virgule între fiecare fișier de date. Acest pas final de căutare și înlocuire va returna datele dvs. într-o listă, menținând în același timp virgulele care definesc câmpurile.
  • presa Ctrl+H Pentru a deschide fereastra de căutare și înlocuire.
  • introduce ~ (sau orice caracter pe care l-ați ales inițial) în câmpul găsi.
  • introduce ^ P în câmpul înlocuitor.
  • Faceți clic pe Înlocuire All. Acest lucru vă va rupe intrările înapoi în grupuri individuale separate de virgule.
  • Imagine intitulată Conversia cuvântului la Excel Pasul 7
    7. Salvați fișierul ca fișier text simplu. Acum că formatarea dvs. este completă, puteți salva documentul ca fișier text. Acest lucru va permite Excel să citească și să analizeze datele astfel încât să meargă în câmpurile corecte.
  • Faceți clic pe fila Fișier și selectați "Salvează ca".
  • Apasă pe "Salvați ca tip" Meniul derulant și selectați "Text simplu".
  • Denumiți fișierul pe măsură ce preferați și faceți clic pe Salvați.
  • Dacă apare fereastra de conversie a fișierelor, faceți clic pe OK.
  • Imagine intitulată Conversia cuvântului la Excel Pasul 8
    8. Deschideți fișierul în Excel. Acum că ați salvat fișierul în text simplu, îl puteți deschide în Excel.
  • Faceți clic pe fila Fișier și selectați Deschidere.
  • Apasă pe "Toate fișierele Excel" Meniul derulant și selectați "Fișiere text".
  • Faceți clic pe Următorul > În fereastra Expert de import text.
  • Selectați "Virgulă" În lista de delimitare. Puteți vedea cum intrările vor fi separate în previzualizarea în partea de jos. Faceți clic pe Următorul >.
  • Selectați formatul de date pentru fiecare dintre coloane și faceți clic pe Finalizare.
    • Metoda 2 din 2:
    Transformând o masă
    1. Imagine intitulată Conversia cuvântului la Excel Pasul 9
    1. Faceți o masă în cuvânt cu datele dvs. Dacă aveți o listă de date în Word, îl puteți converti într-un format de tabel în cuvânt și apoi copiați rapid tabelul în Excel. Dacă datele dvs. sunt deja în format de tabel, treceți la pasul următor.
    • Selectați tot textul pe care doriți să îl convertiți într-o masă.
    • Faceți clic pe fila Inserare și apoi faceți clic pe butonul de masă.
    • Selectați "Conversia textului la masă".
    • Introduceți numărul de linii pe înregistrare în "Numar de coloane" camp. Dacă aveți o linie goală între fiecare înregistrare, adăugați unul la total.
    • Faceți clic pe OK.
  • Imagine intitulată Conversia cuvântului la Excel Pasul 10
    2. Verificați formatarea tabelului dvs. Word va genera un tabel bazat pe setările dvs. Verificați-l pentru a vă asigura că totul este locul în care ar trebui să fie.
  • Imagine intitulată Conversia cuvântului la Excel Pasul 11
    3. Faceți clic pe micul "+" butonul care apare în colțul din stânga sus al mesei. Acest lucru va apărea când vă plimbați mouse-ul peste masă. Dacă faceți clic pe aceasta, veți selecta toate datele din tabel.
  • Imagine intitulată Conversia cuvântului la Excel Pasul 12
    4. presa .Ctrl+C Pentru a copia datele. De asemenea, puteți să faceți clic pe "Copie" Butonul din fila Acasă.
  • Imagine intitulată Conversia cuvântului la Excel Pasul 13
    5. Deschideți Excel. Odată ce datele au fost copiate, puteți deschide Excel. Dacă doriți să puneți datele într-o foaie de calcul existentă, încărcați-o. Plasați cursorul în celula pe care doriți să apară celula din stânga sus a mesei.
  • Imagine intitulată Conversia cuvântului la Excel Pasul 14
    6. presa .Ctrl+V pentru a lipi datele. Celulele individuale din tabelul de cuvinte vor fi plasate în celule separate în foaia de calcul Excel.
  • Imagine intitulată Conversia cuvântului la Excel Pasul 15
    7. Împărțiți orice coloane rămase. În funcție de tipul de date pe care le importați, este posibil să aveți unele formatare suplimentară pe care trebuie să o faceți. De exemplu, dacă importați adresează orașul, abrevierea de stat și codul poștal pot fi toate în aceeași celulă. Puteți să vă împărțiți automat Excel.
  • Faceți clic pe poziția coloanei coloanei pe care doriți să o împărțiți pentru a selecta întreaga coloană.
  • Selectează "Date" Fila și faceți clic pe "Text la coloane" buton.
  • Faceți clic pe Următorul > și apoi selectați "Virgulă" În câmpul delimitatoare. Dacă utilizați exemplul de mai sus, acest lucru va separa orașul de abrevierea de stat și codul poștal.
  • Faceți clic pe Finalizare pentru a salva modificările.
  • Selectați coloana care trebuie încă să fie împărțită și să repetați procesul, selectați "Spaţiu" in loc de "Virgulă" ca delimiter. Aceasta va separa abrevierea statului din codul poștal.

    • sfaturi

    Partajați pe rețeaua socială:
    Similar