Cum se creează documente de cuvinte accesibile: 8 pași (cu imagini)

Mulți oameni - în special cei cu dizabilități - utilizați software și dispozitive speciale, inclusiv cititoare de ecran, pentru a accesa computerele și materialele de citire. Indiferent dacă scrieți în scopuri de afaceri sau academice, este o idee bună să vă asigurați că documentele dvs. Word sunt accesibile acestei audiențe. Există câteva principii simple de design și pași pentru a lua în scris documente cuvânt pentru a vă asigura că toată lumea le poate accesa.

Notă: În timp ce capturile de ecran și meniurile specifice descrise mai jos sunt din Microsoft Word, principiile generale sunt aplicabile pentru a crea documente de cuvinte accesibile cu orice software de procesare a cuvântului.

Pași

Imagine intitulată folosind stiluri în Word.jpg

1. Utilizați titluri și stiluri de documente pentru a crea o structură navigabilă. Deoarece software-ul de citire a ecranului (inclusiv opțiunile software achiziționate pentru computerele Windows, precum și funcția vocală a Apple) citește tot ce este vizibil pe ecran, folosind stiluri este utilă deoarece oferă structura documentului. Software-ul de citire a ecranului va folosi audio pentru a le spune utilizatorilor dacă o anumită secțiune a textului este un titlu, titlu, subcapidie sau text normal / corp. Acest lucru permite utilizatorilor să facă sens logic al documentului și să treacă la anumite titluri și subiecte. Cu toate acestea, pentru ca software-ul să facă acest lucru, scriitorul documentului trebuie să facă clar aceste distincții! În caz contrar, întregul document va citi ca o bucată mare de text "normal".

Utilizați cel puțin opțiunile principale de stil: titlu, poziția (cu nivele numerotate) și normal.
Asigurați-vă că identificați rubricile dvs. în ordinea corectă. Acest lucru vă ajută să creați un sistem ușor de înțeles pentru cineva care navighează textul. De exemplu, puteți atribui titlul de hârtie Titlu stil, utilizați Rubrica 1 Stil pentru titlurile dvs. principale, utilizați Rubrica 2 pentru titlurile dvs. de subsecțiuni și așa mai departe.
Asigurați-vă că nu săriți nivelele de poziție. Cuibați titlurile, astfel încât numerele lor de stil corespund ierarhiei lor (i.E. Nu mergeți de la 1 la 3 sau utilizați 3 pentru titlul principal și 1 pentru subtitrările dvs. - asigurați-vă că 1 este cea mai mare poziție, apoi 2, apoi 3, etc.).
Amintiți-vă că puteți personaliza modul în care stilurile dvs. arată fără a afecta accesibilitatea. Simțiți-vă liber să schimbați fonturile, dimensiunile și culorile. Doar asigurați-vă că fiecare poziție sau piesă de text este "etichetată" cu eticheta de stil potrivit, astfel încât cititorii de ecran să o poată identifica.
Pentru documente mai lungi, luați în considerare utilizarea caracteristica de conținut încorporată a cuvântului. Acest lucru utilizează automat titlurile pentru a crea un cuprins legat de conținut care poate face navigarea documentului dvs. mai ușor pentru toți cititorii.

Imagine intitulată Creați documente de cuvinte accesibile Pasul 2

2. Utilizați textul alt. Oamenii cu deficiențe vizuale, fie că sunt orbi sau au vedere parțială, pot pierde dacă utilizați o mulțime de imagini, diagrame, forme, fotografii sau clipart în documentele dvs. Acest lucru nu înseamnă că trebuie să săriți aceste caracteristici - trebuie doar să adăugați un text alternativ (sau "alt") sau legende pentru a explica ceea ce sunt. Software-ul de citire a ecranului va citi alt text sau subtitrări cu voce tare pentru a vă asigura că utilizatorii cu deficiențe vizuale nu ratați.

Pentru a adăuga text alt, începeți imediat făcând clic pe imagine.Mergi la Formatare imagine și apoi Alt text. Scrieți o descriere simplă, dar completă a imaginii sau a altei caracteristici vizuale din caseta Titlu și / sau Descriere (în funcție de lungimea sa) și faceți clic pe OK.

Imagine intitulată Creați documente de cuvinte accesibile Pasul 3

3. Asigurați-vă că tabelele sunt accesibile. Tabelele sunt excelente pentru organizarea de date și informații, dar când sunt citite de un cititor de ecran, ele pot fi confuze. Păstrarea în minte a acestor principii le poate face mai accesibilă:

Utilizați titluri clare și desemnate de coloane. La fel ca și cum ați utiliza titlurile de stil în întregul text, utilizați anteturi de coloane pentru a face mesele dvs. consistente și ușor de navigat. Asigurați-vă că sub Opțiuni de masă, selectați Rândul antetului astfel încât cititorii de ecran să identifice rândul de sus ca titluri de coloană.

Faceți tabele cât mai simple și logice posibil. Dacă este posibil, evitați să fuzionați sau împărțiți celulele numai în anumite coloane sau rânduri, deoarece acest lucru va fi confuz când conținutul este citit cu voce tare. Stick la un format standard, stabilit uniform.

Încercați să faceți ca tabelele să fie citite logic de la stânga la dreapta și de sus în jos (dacă lucrați în limba engleză). Pentru a obține o idee mai bună despre modul în care un cititor de ecran va naviga pe masă, utilizați tasta Tab de pe tastatură pentru a verifica ordinea în care cursorul trece prin coloane și rânduri.

Folosind text ALT pentru tabele, precum și imagini și diagrame, poate ajuta, de asemenea.

Imaginea intitulată Creați documente de cuvinte accesibile Pasul 4

4. Utilizați textul de hyperlink semnificativ. Dacă tocmai copiați și lipiți o adresă URL lungă în documentul dvs., cititorul de ecran va încerca să citească fiecare literă - care poate fi o durere. O abordare mai bună implică utilizarea unui text de hyperlink semnificativ.

Când doriți să adăugați un hyperlink, faceți clic dreapta pe linia unde doriți link-ul și selectați la Hyperlink (sau du-te la Introduce și apoi Hyperlink).

Copiați sau introduceți adresa URL în adresa sau link-ul cu casetă de text.

Includeți o descriere simplă, dar semnificativă sub afişa sau Text pentru afișare. Aceasta este scrisul care va fi de fapt vizibil în documentul dvs. și când ați făcut clic pe acesta va lua cititorul pe site-ul URL-ului.

Imagine intitulată Creați documente de cuvinte accesibile Pasul 5

5. Evitați utilizarea spațiilor sau liniilor goale pentru a crea formatare sau spațiu. Dacă aveți tendința de a lovi "Tablo" sau "introduce" Din nou și din nou, pentru a crea formatarea dorită, încercați să loviți obiceiul. Audierea unei grăunte de spațiu alb (identificată de un cititor de ecran ca fiind "goală") poate fi enervantă și poate oferi utilizatorilor cu dizabilități impresia că documentul sa încheiat.

În schimb, utilizați formatarea documentului. Se bazează pe indentări, spațierea liniei și stilurile pentru a crea efectul dorit.

Pentru a crea spațiu suplimentar după linii fără a apăsa introducerea, faceți clic dreapta și mergeți la Paragraf. Sub Spațiere, Ajustați opțiunile de spațiere înainte, după, și linii dorite pentru a obține aspectul dorit.

O modalitate de a verifica modul în care documentul dvs. ar putea "arăta" unui cititor de ecran este să selectați opțiunea de a Afișați toate caracterele care nu sunt imprimate astfel încât să puteți vedea simbolul paragraf care apare de fiecare dată când apăsați tasta Enter și punctul care apare de fiecare dată când ați lovit bara de spațiu. În mod ideal, acestea ar trebui să apară numai atunci când oprește cu adevărat un cuvânt vechi sau un paragraf și să începeți unul nou. Ei nu ar trebui să fie acolo atunci când doriți doar să creați spațiu suplimentar.

Imagine intitulată Creați documente de cuvinte accesibile Pasul 6

6. Evitați obiectele plutitoare. Când adăugați imagini, diagrame sau alte obiecte, aveți grijă de ambalarea textului. Dacă utilizați obiecte plutitoare, software-ul de citire a ecranului poate să le ignore cu totul sau să citească textul Alt în ordinea greșită.

În schimb, utilizați opțiunile de înfășurare "Top și de jos" sau "În linie cu text".

7. Asigurați-vă că oferiți alternative pentru conținutul audio. Dacă aveți clipuri audio sau videoclipuri care pot fi inaccesibile persoanelor care sunt surd, încercați să oferiți subtitrări sau transcrieri închise pentru a vă asigura că pot accesa și acest conținut.

Imaginea intitulată Crearea documentelor de cuvinte accesibile Pasul 8

8. Scrieți și proiectați cu tot felul de utilizatori în minte, în funcție de publicul dvs. Unii utilizatori pot avea deficiențe cognitive și pot beneficia de limbă clară. Unii pot avea orbire colorată sau alte deficiențe vizuale care fac dificilă separarea textului cu contrast scăzut de fundal. Unii utilizatori care se bazează pe cititorii de ecran vor trebui să asculte fiecare parte a documentului dvs., uneori din nou și din nou. Dacă aveți conținut inutil, încercați să o faceți. Fiți atenți la conținutul dvs., dar dacă este posibil, rămâneți simplu în abordarea dvs.

Păstrați titlurile scurte, mai ales dacă apar adesea.

Dacă utilizați culoarea, evitați să puneți culori foarte asemănătoare una de cealaltă. Contrastul face ca textul să fie mai ușor de citit pentru toată lumea, în special cei cu deficiențe vizuale.

Nu vă bazați singur pe codarea culorii. Pentru utilizatorii care nu pot percepe culoarea sau folosesc cititoare de ecran, asigurați-vă că informațiile sunt transmise în mai multe moduri, nu doar prin culoarea textului. De exemplu, evitați o listă lungă de articole în care textul roșu semnifică un lucru și altul albastru.

Video.

Prin utilizarea acestui serviciu, unele informații pot fi împărtășite cu YouTube.

sfaturi

Păstrați-vă audiența în minte. Este posibil să nu aveți nevoie să atingeți fiecare dintre acești pași pentru a face un document care funcționează pentru publicul dvs., dar aplicarea acestor principii de bază vă poate ajuta să vă asigurați că documentul va fi accesibil unei game mai largi de persoane.

Dacă accesibilitatea este importantă pentru un anumit proiect, cereți cuiva cu un handicap sau cu cunoașterea cititorilor de ecran și a altor tehnologii de asistență "Test" Documentul dvs. și vă dați feedback.

Avertizări

Nu toate metodele de creare a PDF au ca rezultat documente cu adevărat accesibile. Asigurați-vă că ați investigat-vă, deoarece altfel lucrarea atentă pe care ați făcut-o în cuvânt ar putea fi inutilă atunci când convertiți documentul la un PDF.

Partajați pe rețeaua socială: