4 modalități de a curăța datele Excel pe PC sau Mac

Thiste parere cum să curățați datele într-o foaie de calcul Excel atunci când utilizați Windows sau MacOS. Exploatarea SpellCheck, eliminând datele duplicate, utilizând Find-and-Înlocuire și comutarea la un format de caz consistent poate îmbunătăți calitatea regisului dvs. de lucru.

Pași

Metoda 1 din 4:

Folosind SpellCheck

1. Deschideți foaia de calcul în Excel. Puteți face acest lucru făcând dublu clic pe fișierul de pe computer.

Înainte de a efectua modificări într-o foaie de calcul, trebuie să vă asigurați întotdeauna că aveți o copie de rezervă.

Imagine intitulată Datele curate Excel pe PC sau MAC Pasul 2

2. apasă pe F7 tasta pe tastatură. Aceasta deschide fereastra de ortografie, care afișează prima greșeală posibilă în foaia de calcul.

Imagine intitulată Date curate Excel pe PC sau MAC Pasul 3

3. Corectați o greșeală. Dacă eroarea este ceva ce doriți să corectați, există mai multe modalități de a face acest lucru:

Dacă vedeți corecția corectă în caseta "Sugestii", selectați-o, apoi faceți clic pe Schimbare.

Dacă cunoașteți ortografia corectă, puteți introduce corecția în caseta din partea de sus a ferestrei, apoi faceți clic pe Schimbare.

Fi atenuată Schimbați totul, După cum ați putea încheia schimbarea ceva care nu avea nevoie de schimbare. De exemplu, dacă ați schimbat toate cazurile de "de la" la "formă", puteți să vă încurcați o propoziție care are nevoie de cuvântul "de la."

Imagine intitulată Date curate Excel pe PC sau MAC Pasul 4

4. Decideți ce să faceți cu un cuvânt care este de fapt corect. Excel poate găsi un cuvânt care este un substantiv adecvat, specializat sau slang, sau ceva într-o altă limbă care nu are nevoie de corectare. Aveți câteva opțiuni pentru a rezolva acest lucru:

Clic Ignora pentru a sări la următoarea eroare, sau Ignora tot Pentru a sări peste toate instanțele acestui cuvânt.

Clic Adăugați la dicționarul Pentru a vă asigura că Excel consideră acest cuvânt / ortografie corect în viitor.

Metoda 2 din 4:

Eliminarea valorilor duplicate

1. Deschideți foaia de calcul în Excel. Puteți face acest lucru făcând dublu clic pe fișierul de pe computer.

Înainte de a efectua modificări într-o foaie de calcul, trebuie să vă asigurați întotdeauna că aveți o copie de rezervă.

Imagine intitulată Date curate Excel pe PC sau MAC Pasul 6

2. Apasă pe Date tablo. Este în partea de sus a Excel.

Imagine intitulată Date curate Excel pe PC sau MAC Pasul 7

3. Clic Eliminați duplicatele. Este în grupul "Instrumente de date" din bara de panglică din partea de sus a Excel. Va apărea o casetă de dialog.

Imagine intitulată Date curate Excel pe PC sau MAC Pasul 8

4. Selectați coloane pe care doriți să le verificați. Bifați caseta de lângă fiecare nume de coloană pentru a verifica coloana pentru valorile duplicate.

Pentru a selecta rapid toate coloanele deodată, faceți clic pe caseta de lângă "Selectați toate."

Pentru a deselecta toate coloanele, faceți clic pe caseta de lângă "Deselectați toate."

Imagine intitulată Date curate Excel pe PC sau MAC Pasul 9

5. Clic O.K. Veți vedea un mesaj care enumeră câte duplicate au fost eliminate. Dacă nu au fost găsite duplicate, veți vedea un mesaj care spune că nu au fost eliminate valori duplicate.

Imagine intitulată Date curate Excel pe PC sau MAC Pasul 10

6. Clic O.K. Aceasta închide fereastra.

Metoda 3 din 4:

Găsirea și înlocuirea textului

1. Deschideți foaia de calcul în Excel. Puteți face acest lucru făcând dublu clic pe fișierul de pe computer.

Utilizați această metodă pentru a căuta un șir de text și înlocuiți-l cu altceva.
Înainte de a efectua modificări într-o foaie de calcul, trebuie să vă asigurați întotdeauna că aveți o copie de rezervă.

Imagine intitulată Datele curate Excel pe PC sau MAC Pasul 12

2. presa Ctrl+F (Windows) sau ⌘ comandă+F (MacOS). Aceasta deschide fereastra Găsire și înlocuire.

Imagine intitulată Datele curate Excel pe PC sau MAC Pasul 13

3. Apasă pe A inlocui tablo. Este a doua filă din partea de sus a ferestrei.

Imagine intitulată Datele curate Excel pe PC sau MAC Pasul 14

4. Introduceți ceea ce căutați în caseta "Găsiți". Asigurați-vă că includeți spații dacă este cazul. De asemenea, evitați spațiile străine înainte sau după termeni.

Puteți utiliza pastele ca * și ? În căutarea dvs.

Ex: Tipul S * D Pentru a căuta orice cuvânt care începe cu "S" și se termină cu "d" (e.G. trist, a început, a omis).

Ex: Tipul S?D Pentru a căuta orice cuvânt care începe cu "S", se încheie cu "D" și are o scrisoare în mijloc (e.G. trist, sid, sod).

Imagine intitulată Date curate Excel pe PC sau MAC Pasul 15

5. Introduceți textul de înlocuire în câmpul "Înlocuiți cu". Aceleași reguli se aplică pentru textul de înlocuire.

Imagine intitulată Datele curate Excel pe PC sau MAC Pasul 16

6. Clic Opțiuni Pentru a seta filtre suplimentare. Pe acest ecran, puteți alege să căutați numai anumite rânduri, coloane sau coli din registrul de lucru. Acest lucru este opțional.

Imagine intitulată Datele curate Excel pe PC sau MAC Pasul 17

7. Clic Găsește următorul. Aceasta afișează primul meci, dacă există unul.

Imagine intitulată Date curate Excel pe PC sau MAC Pasul 18

8. Clic A inlocui Pentru a înlocui termenul de căutare cu textul de înlocuire. Dacă preferați, puteți face clic Înlocuiește-le pe toate Pentru a înlocui toate instanțele textului găsit cu textul de înlocuire.

Fii precaut cu Înlocuiește-le pe toate, După cum puteți corecta accidental ceva care nu are nevoie de corectare.

Metoda 4 din 4:

Schimbarea cazurilor de text

1. Deschideți foaia de calcul în Excel. Puteți face acest lucru făcând dublu clic pe fișierul de pe computer.

Utilizați această metodă dacă datele dvs. conțin erori de capitalizare, cum ar fi toate literele majuscule, toate literele minuscule sau alte alte necorespunzătoare.
Înainte de a efectua modificări într-o foaie de calcul, trebuie să vă asigurați întotdeauna că aveți o copie de rezervă.

Imagine intitulată Date curate Excel pe PC sau MAC Pasul 20

2. Faceți o coloană temporară lângă datele pe care doriți să le modificați. Dacă datele dvs. conțin anteturi coloane, asigurați-vă că introduceți un antet în prima celulă din coloana temporară.

Imagine intitulată Date curate Excel pe PC sau MAC Pasul 21

3. Introduceți formula pentru funcția de caz în prima celulă. Dacă există un antet de coloană, tastați formula în celula dreapta sub ea. Formula variază în funcție de ceea ce doriți să faceți:

Tip = Propriu (celulă) pentru a schimba cazul unei valori celulare la cazul adecvat (e.G. Numele, rasa, adresa). Înlocuiți "Cell" cu primul număr de celule pe care doriți să îl modificați (e.G. B2).

Tip = Partea superioară (celulă) Pentru a schimba cazul unei valori celulare la toate literele majuscule (e.G. Numele, rasa, adresa). Înlocuiți "Cell" cu primul număr de celule pe care doriți să îl modificați (e.G. B2).

#* Tip = Inferior (celula) Pentru a schimba cazul unei valori celulare la toate literele minuscule (e.G. Numele, rasa, adresa). Înlocuiți "Cell" cu primul număr de celule pe care doriți să îl modificați (e.G. B2).