3 modalități de abordare a unui comunicat de presă

Comunicate de presă - Detalii detaliate despre un anumit eveniment sau dezvoltare concepute pentru a genera o acoperire de presă - sunt trimise în primul rând jurnaliștilor electronic. Deoarece jurnaliștii trebuie de obicei să se analizeze prin zeci de comunicate de presă pe săptămână, comunicatele de presă care sunt slab formatate sunt susceptibile de a fi șterse necitite. Asigurați-vă că jurnalistul nu știe nu numai subiectul comunicatului de presă, dar cine a fost trimis de la o privire rapidă.

Pași

Metoda 1 din 3:

Formatarea comunicatului de presă de e-mail

1. Trimiteți un comunicat de presă dintr-un e-mail cu numele de domeniu al organizației dvs. Acest lucru va ajuta jurnalistul să știe cine vine comunicatul de presă. Dacă nu aveți o adresă de e-mail în care numele organizației este clar din domeniu, înscrieți-vă pentru un cont gratuit de e-mail utilizând Gmail, Hotmail sau un alt serviciu de e-mail gratuit. Creați un nume de utilizator care este ușor de identificat ca fiind afiliat la organizația dvs.

Dacă lucrați pentru ACME Corporation, creați o adresă de e-mail cu un nume de utilizator, cum ar fi "AcmecorppressReleases". Asigurați-vă că vă mențineți parola și monitorizați contul pentru orice răspuns la care puteți primi.
Dacă domeniul nu este vizibil într-o cutie poștală, deoarece numele de utilizator este prea lung sau din cauza setărilor de afișare a receptorului, adresați-vă departamentului IT pentru a configura o adresă de e-mail dedicată cu "Apăsați" în numele de utilizator (de exemplu, apăsați @ ACMecorporation).
Dacă sunteți forțat între utilizarea unui șablon voluminos, care este probabil să fie semnalizat de filtrele de spam și pur și simplu tastați informațiile despre antetul dvs. în partea de sus a corpului e-mailului, mergeți cu acesta din urmă.

Imagine intitulată Adresa unui comunicat de presă Pasul 2

2. Utilizați titlul de comunicare de presă din linia dvs. de subiect. Rețineți că expeditorul dvs. nu va putea vedea întregul subiect dacă nu se dau clic pe e-mail. Frontload Forest Linia cu cele mai convingătoare detalii ale OMS, ce, când, unde și de ce știrile tale.

Nu trebuie să vă bazați doar pe serviciile de distribuție a comunicatelor de presă sau pe conturile de e-mail de știri generale pentru a vă face povestea acolo. În schimb, faceți unele cercetări și dați seama de cine sunt probabil jurnaliștii individuali să scrie despre anunțul dvs. la mass-media pe care doriți să o câștigați în acoperire.

Imagine intitulată Adresa unui comunicat de presă Pasul 3

3. Reformați antetul dvs. pentru a face apel la un anumit jurnalist. Dacă trimiteți lansarea dvs. unui jurnalist pe care îl cunoașteți, fie unul care acoperă în mod obișnuit subiectul dvs., puteți fi puțin mai puțin formal. Utilizați linia de subiect pentru a face conexiunea dintre anunțul dvs. și povestirile anterioare pe care le-au scris.

Pentru a vă mări șansele de a atrage atenția jurnalistului, poate doriți, de asemenea, să adăugați o notă de acoperire scurtă în corpul e-mailului de deasupra comunicării de presă în sine.

Imagine intitulată Adresa unui comunicat de presă Pasul 4

4. Protejați confidențialitatea contactelor media utilizând linia BCC. Dacă trimiteți mai mulți jurnaliști o copie a comunicării dvs. de presă, plasați toate adresele lor de e-mail în linia CCA, astfel încât să nu împărțiți în mod inadecvat adresele de e-mail cu alți reporteri.

Linia BCC într-un e-mail reprezintă o copie de carbon orb. Când utilizați această linie pentru a trimite două sau mai multe persoane, destinatarii nu vor vedea cine a primit email - sau adresa lor de e-mail.

Imagine intitulată Adresa unui comunicat de presă Pasul 5

5. Limitați utilizarea atașamentelor. Unii jurnaliști lucrează pentru mass-media care afișează automat toate e-mailurile primite cu atașamente pe o anumită dimensiune. Alții au filtre de spam extrem de sensibile, care pot redirecționa e-mailul din căsuța de e-mail de îndată ce apăsați "Trimitere."Dacă includeți atașamente mari, jurnaliștii nu vă pot vedea niciodată e-mailul.

Adăugați linkuri către fotografii și videoclipuri, mai degrabă decât atașamente. Dacă aveți fotografii sau videoclipuri pe care doriți să le includeți ca parte a versiunii dvs., încărcați-le pe site-ul firmei sau pe canalul social media și să includeți un hyperlink pentru ei în corpul comunicatului de presă.

Reduceți fotografiile pe care doriți să le încorporați în corpul e-mailului la dimensiunea miniaturilor și limita la una sau două de cel mult.

Metoda 2 din 3:

Inclusiv informațiile de contact

1. Includeți antetul al organizației dvs. în comunicatul dvs. de presă. Multe firme au șabloane de e-mail complete cu logo-ul organizației, adresa, numărul de telefon și cont de e-mail corporativ. Adresați-vă supraveghetorului sau altui personal adecvat pentru acest șablon.

Asigurați-vă că șablonul este suficient de mic pentru a evita filtrul tipic de spam. E-mailul dvs. global, inclusiv imaginile de antet și subsol, nu ar trebui să fie mai mari de 50kb la 70kb.
Dacă un astfel de șablon nu este disponibil, trebuie să introduceți aceste informații în partea de sus a paginii. Aceste informații trebuie lăsate justificate și scrise în următoarea ordine:

Numele organizației
Linia de adrese de corespondență 1
Linia de adresă poștală 2
Cod poștal
Numărul principal de telefon
Adresa site-ului

Imagine intitulată Adresa unui comunicat de presă Pasul 7

2. Indicați e-mailul dvs. este un comunicat de presă. Tip "Pentru comunicat de presă" În centrul paginii sub linia de subiect. Acest lucru ar trebui să fie în scrisori îndrăznețe și capitalizate și va lăsa jurnalistul să știe imediat ceea ce se uită la.

Luați în considerare pornirea liniei dvs. de subiect cu "Comunicat de presă:" urmat de linia dvs. de subiect, de asemenea, pentru a vă ajuta să tăiați dezordinea.

Imagine intitulată Adresa unui comunicat de presă Pasul 8

3. Adăuga "PENTRU ELIBERARE IMEDIATĂ" Dacă anunțul este sensibil la timp. Aceste scrisori ar trebui să fie justificate, îndrăznețe și capitalizate. Dacă doriți să trimiteți reporterul, eliberarea ca un heads în sus, dar nu doriți să publicați imediat, scrieți embargoed până la adăugarea datei atunci când pot face anunțul public.

Imagine intitulată Adresa unui comunicat de presă Pasul 9

4. Adăugați informațiile dvs. de contact pentru jurnalist să urmeze. Mulți jurnaliști vor renunța la comunicatul dvs. de presă dacă nu vă ușurați să urmați. Amintiți-vă, nu numai că primesc comunicatul dvs. de presă, ci zeci de alții plini de povestiri potențiale de știri. Includeți un număr de telefon mobil și o adresă de e-mail și asigurați-vă că monitorizați îndeaproape pentru apelurile media.

Metoda 3 din 3:

Pornirea comunicatului de presă pe social media

1. Încărcați comunicatul de presă unui site care nu este indexat de motoarele de căutare. Dacă faceți reporterii online, veți dori să aveți un link la lansarea dvs. pe care o puteți împărtăși rapid și ușor online, dar este greu pentru public să acceseze. Consultați cu departamentul dvs. IT despre configurarea paginilor web care nu sunt indexate de motoarele de căutare pe care le puteți încărca cu ușurință comunicate de presă.

Asigurați-vă că branding-ul organizației dvs. este vizibil pe această pagină. Utilizați logo-ul organizației dvs. și includeți adresa fizică, numărul de telefon și legăturile către canalele sociale sociale oficiale. Ar trebui să fie clar clar unde vine eliberarea.

Imagine intitulată Adresa unui comunicat de presă Pasul 11

2. Evitați jurnaliștii de pe Facebook. Deoarece oamenii folosesc Facebook pentru rețele sociale cu prietenii și familia, terenurile media aleatorii de la străini sunt adesea considerate intruzive. Utilizați Twitter pentru a juca jurnaliștii în schimb.

Imagine intitulată Adresa unui comunicat de presă Pasul 12

3. Găsiți jurnaliștii la pitch folosind totele de căutare Twitter. Mulți jurnaliști își păstrează profilurile sociale, probabil, în special pe Twitter, unde puteți găsi feed-uri ale articolelor lor. Utilizați funcția de căutare pentru a cerceta jurnaliștii care ar putea să vă acopere povestea.

Compilați o listă de nume de reporter care ar putea să vă acopere știrile de la site-urile de informare de știri. Apoi utilizați bara de căutare pentru a căuta numele pe Twitter.

Căutați cuvinte cheie legate de subiectul dvs. pe Twitter. Apoi scanați rezultatele căutării și vedeți dacă vreun reporterilor au postat despre acele cuvinte cheie.

Imagine intitulată Adresa unui comunicat de presă Pasul 13

4. Mesajul unu sau doi jurnaliști publici și le-au aprins în mod privat. Veți dori să le urmați mai întâi pe Twitter. Apoi le trimiteți, indicând că aveți niște știri pentru a le împărtăși cu ei și pentru a le cere să vă dm. Lăsați jurnalistul (i) să cunoască organizația pe care o reprezentați, includeți mânerul Twitter al organizației dvs. în mesajul dvs. public.

Ar trebui să sugerați de știri suficient de puternic pentru a vă atrage interesul, dar nu este suficient de puternic pentru a vă pune mâna pe oricine altcineva care vede Tweet pe cronologia lor.

Imagine intitulată Adresa unui comunicat de presă Pasul 14

5. Profitați de hashtages. Dacă sunteți în căutarea de a distribui eliberarea dvs. departe și largă, identificați una sau două hashtag-uri populare pe care le puteți încorpora cu ușurință și în mod natural într-o postare media socială care conține o legătură cu eliberarea dvs. Când sunteți gata să faceți anunțul dvs., includeți aceste hashtages pe postările dvs. de social media pe canalele media sociale de marcă pentru a maximiza expunerea.

sfaturi

Deoarece mulți reporteri lucrează după orele de lucru regulate, luați în considerare includerea numărului dvs. de telefon la adresa unui comunicat de presă.

Treceți întotdeauna o linie sau două după fiecare element într-un comunicat de presă. De exemplu, puneți spații după cuvântul de presă al cuvintelor și pentru eliberarea imediată.

Avertizări

În timp ce comunicatele de presă au fost trimise o dată în mod obișnuit prin fax și chiar poștă poștală, acest lucru astăzi reduce drastic șansele dvs. de a fi revizuit comunicatul dvs. de presă.

Nu utilizați toate capacele din linia dvs. de subiect sau în comunicatul de presă. Toate capacele sunt considerate strigând în eticheta de e-mail.

Partajați pe rețeaua socială: