Cum să automatizați rapoartele în excel

Thiste parere Cum să automatizați raportarea datelor în Microsoft Excel. Pentru datele externe, Thisewill vă învață cum să interogheți și să creați rapoarte de la orice sursă de date externă (MySQL, Postgres, Oracle, etc) din cadrul fonaței dvs. utilizând pluginurile Excel care leagă foaia de lucru la sursele de date externe.

Pentru datele deja stocate într-o foaie de lucru Excel, vom folosi macrocomenzii pentru a construi rapoarte și pentru a le exporta într-o varietate de tipuri de fișiere cu presa unei taste. Din fericire, Excel vine cu un recorder cu pas încorporat, ceea ce înseamnă că nu va trebui să codificați singuri macro-urile.

Pași

Metoda 1 din 2:
Pentru datele deja în Excel
  1. Imagine intitulată Automate Rapoarte în Excel Pasul 1
1. Dacă datele pe care trebuie să le raportați sunt deja stocate, actualizate și întreținute în Excel, puteți automatiza fluxurile de lucru de raportare utilizând macrocomenzii. Macrocomenele sunt o funcție construită care vă permite să automatizați sarcini complexe și repetate.
  • Imagine intitulată Automate Rapoarte în Excel Pasul 2
    2. Deschideți Excel. Faceți dublu clic (sau faceți clic pe dacă sunteți pe o Mac) pictograma aplicației Excel, care seamănă cu un alb "X" Pe un fundal verde, apoi faceți clic pe Blankbook blank pe pagina Șabloanelor.
  • Pe un Mac, este posibil să trebuiască să faceți clic Fişier și apoi faceți clic pe Noul registru de lucru nou În meniul derulant rezultat.
  • Dacă aveți deja un raport Excel pe care doriți să-l automatizați, veți face dublu clic pe fișierul raportului pentru ao deschide în Excel.
  • Imagine intitulată Automate Rapoarte în Excel Pasul 3
    3. Introduceți datele de foamete, dacă este necesar. Dacă nu ați adăugat etichetele și numerele de coloane pentru care doriți să automatizați rezultatele, faceți acest lucru înainte de a continua.
  • Imagine intitulată Automate rapoarte în EXCEL PASUL 4
    4. Activați Dezvoltator tablo. În mod implicit, Dezvoltator fila nu apare în partea de sus a ferestrei Excel. Puteți să o activați prin efectuarea următoarelor în funcție de sistemul dvs. de operare:
  • Windows - Click Fişier, clic Opțiuni, clic Personalizați panglica În partea stângă a ferestrei, verificați "Dezvoltator" caseta din partea din dreapta jos a ferestrei (este posibil să fie mai întâi să derulați în jos) și faceți clic pe O.K.
  • Mac - Click excela, clic Preferințe..., clic Panglică și bara de instrumente, verifică "Dezvoltator" caseta din "Principalele tab-uri" listă și faceți clic pe Salvați.
  • Imagine intitulată Automate Rapoarte în Excel Pasul 5
    5. Clic Dezvoltator. Această filă ar trebui să fie acum în partea de sus a ferestrei Excel. Acest lucru aduce o bară de instrumente în partea de sus a ferestrei Excel.
  • Imagine intitulată Automate rapoarte în EXCEL PASUL 6
    6. Clic Înregistrați macro. Este în bara de instrumente. Va apărea o fereastră pop-up.
  • Imagine intitulată Automate rapoarte în EXCEL PASUL 7
    7. Introduceți un nume pentru macro. În "Numele macro" caseta de text, introduceți numele pentru macro-ul dvs. Acest lucru vă va ajuta să identificați macro-ul mai târziu.
  • De exemplu, dacă creați un macro care va face o diagramă din datele dvs. disponibile, ați putea să o numiți "Diagrama1" sau asemănător.
  • Imagine intitulată Automate rapoarte în EXCEL PASUL 8
    8. Creați o combinație de taste rapide pentru macro. Apăsați tasta ⇧ Shift împreună cu o altă tastă (e.G., T cheie) pentru a crea comenzi rapide de la tastatură. Aceasta este ceea ce veți folosi pentru a rula macro-ul dvs. mai târziu.
  • Pe un Mac, combinația de taste rapide va ajunge la opțiunea+⌘ comandă și cheia dvs. (e.G., ⌥ Opțiune+⌘ comandă+T).
  • Imagine intitulată Automate Rapoarte în Excel Pasul 9
    9. Stocați macro-ul în documentul Excel curent. Apasă pe "Stocați macro In" caseta derulantă, apoi faceți clic pe Acest registru de lucru Pentru a vă asigura că macro-ul va fi disponibil pentru oricine deschide registrul de lucru.
  • Va trebui să salvați fișierul Excel într-un format special pentru ca macro-ul să fie salvat.
  • Imagine intitulată Automate Rapoarte în Excel Pasul 10
    10. Clic O.K. Este în partea de jos a ferestrei. Acest lucru va salva setările macro și vă va pune în modul înregistrare. Orice pași pe care îi luați de acum înainte de a opri înregistrarea va fi înregistrată.
  • Imagine intitulată Automate rapoarte în Excel Pasul 11
    11. Efectuați pașii pe care doriți să o automatizați. Excel va urmări fiecare clic, apăsare de tastare și de formatare pe care le introduceți și le adăugați în lista Macro.
  • De exemplu, pentru a selecta date și pentru a crea o diagramă din acesta, vă veți evidenția datele, faceți clic pe Introduce În partea de sus a ferestrei Excel, faceți clic pe un tip de diagramă, faceți clic pe formatul diagramei pe care doriți să îl utilizați și să editați graficul după cum este necesar.
  • Dacă ați vrut să utilizați macro-ul pentru a adăuga valori din celule A1 prin A12, veți face clic pe o celulă goală, introduceți = Suma (A1: A12), și apăsați ↵ Introduceți.
  • Imagine intitulată Automate Rapoarte în Excel Pasul 12
    12. Clic Opriți înregistrarea. Este in Dezvoltator Bara de instrumente a tab-ului. Acest lucru vă va opri înregistrarea și salvați orice pașii pe care l-ați luat în timpul înregistrării ca macro individual.
  • Imagine intitulată Automate rapoarte în Excel Pasul 13
    13. Salvați foaia Excel ca fișier macro-activat. Clic Fişier, clic Salvează ca, și schimbați formatul de fișier la XLSM in loc de XLS. Apoi puteți introduce un nume de fișier, selectați o locație de fișier și faceți clic pe Salvați.
  • Dacă nu faceți acest lucru, Macro nu va fi salvat ca parte a foii de calcul, ceea ce înseamnă că alți oameni pe diferite computere nu vor putea să-ți folosească macro-ul dacă trimiteți registrul de lucru pentru ei.
  • Imagine intitulată Automate Rapoarte în Excel Pasul 14
    14. Rulați macro. Apăsați combinația de taste pe care ați creat-o ca parte a macro-ului pentru a face acest lucru. Ar trebui să vă vedeți automat-ul de calcul automat în conformitate cu pașii macroului dvs.
  • De asemenea, puteți rula un macro făcând clic pe Macrocomenzile în Dezvoltator Fila, selectarea numelui macroului dvs. și faceți clic pe Alerga.
    • Metoda 2 din 2:
    Pentru datele externe (MySQL, Postgres, Oracle etc.)
    1. Imagine intitulată Automate Rapoarte în Excel Pasul 15
    1. Descărcați Kloudio`s Excel plugin de la Microsoft AppSource. Acest lucru vă va permite să creați o conexiune persistentă între o bază de date externă sau o sursă de date și cartea dvs. de lucru. Acest plugin funcționează, de asemenea, cu Google Foile.
  • Imagine intitulată Automate rapoarte în Excel Pasul 16
    2. Creați o conexiune între foaia de lucru și sursa dvs. de date externă făcând clic pe butonul + de pe portalul Kloudio. Introduceți detaliile bazei de date (tipul de bază de date, acreditările) și selectați orice opțiuni de securitate / criptare dacă lucrați cu date confidențiale sau ale companiei.
  • Imagine intitulată Automate rapoarte în EXCEL PASUL 17
    3. Odată ce ați creat o conexiune între foaia de lucru și baza dvs. de date, veți putea să interogați și să construiți rapoarte din datele externe fără a lăsa Excel. Creați rapoartele personalizate de la portalul Kloudio și apoi selectați-le din meniul derulant din Excel. Apoi puteți aplica filtre suplimentare și puteți alege frecvența pe care raportul îl va actualiza (astfel încât să puteți avea automat actualizarea foii de vânzări în fiecare săptămână, zi sau chiar oră.)
  • Imagine intitulată Automate rapoarte în Excel Pasul 18
    4. În plus, puteți introduce și date în fișa dvs. de lucru conectată și puteți actualiza datele dvs. sursa de date externă. Creați un șablon de încărcare din portalul KLOUDIO și veți putea încărca manual sau automat modificări în foaia de calcul la sursa de date externe.

    • Video

    Prin utilizarea acestui serviciu, unele informații pot fi împărtășite cu YouTube.

    sfaturi

    Descărcați numai pluginurile Excel de la Microsoft AppSource, cu excepția cazului în care aveți încredere în furnizorul terț.
  • Macrocomenele pot fi utilizate pentru orice de la sarcini simple (e.G., adăugarea de valori sau crearea unei diagrame) la cele complexe (e.G., Calculul valorilor celulei dvs., creând o diagramă din rezultate, etichetarea diagramei și imprimarea rezultatului).
  • Când deschideți o foaie de calcul cu macro-ul dvs. inclus, este posibil să trebuiască să faceți clic Activați conținutul Într-un banner galben în partea de sus a ferestrei înainte de a putea utiliza macro-ul.

    • Avertizări

    Macrocomenzile pot fi folosite în mod mal (e.G., Pentru a șterge fișierele de pe computer). Nu rulați macrocomenzi din surse de încredere.
  • Macrocomenele vor implementa literalmente la fiecare pas pe care îl faceți în timpul înregistrării. Asigurați-vă că nu introduceți accidental valoarea incorectă, deschideți un program pe care nu doriți să îl utilizați sau să ștergeți un fișier.
    • Partajați pe rețeaua socială:
    Similar