Cum se creează un registru simplu de cecuri cu microsoft excel

Este convenabil să înregistrați activitatea contului de verificare cu un registru electronic de verificare pe care îl creați utilizând Microsoft Excel. Puteți personaliza registrul de verificare pentru a clasifica cheltuielile, astfel încât să puteți urmări locul în care mergeți banii și să creați o formulă care păstrează un echilibru de funcționare a numărului de bani în contul dvs. Nu numai că acesta este un proiect util, dar este suficient de simplu că începătorii o pot folosi pentru a învăța câteva elemente de bază ale modului de utilizare a Excelului.

Pași

Partea 1 din 5:
Crearea coloanelor
  1. Imagine intitulată Creați un registru simplu de verificare cu Microsoft Excel Pasul 1
1. Familiarizați-vă cu Excel. Excel este un program software de calcul tabelar care permite utilizatorilor să gestioneze datele și să efectueze calcule cu formule. Fotunele de calcul Excel sunt organizate de rânduri și coloane.
  • Puteți instala o versiune desktop a Excel pe Mac sau PC-ul dvs. Sau, puteți utiliza o aplicație online gratuită pentru telefonul smartphone, tabletă sau computer. Fiecare dintre aceste versiuni funcționează puțin diferit.
  • Excel a existat de mai mulți ani, iar în fiecare an sau așa, Microsoft lansează o nouă versiune actualizată. Fiecare dintre aceste versiuni funcționează, de asemenea, puțin diferit.
  • În Excel, rândurile rulează orizontal și sunt comandate după număr. Coloanele rulează vertical și sunt comandate prin scrisoare. Fiecare cutie în care se intersectează un rând și o coloană se numește celulă. Celula este numită în funcție de rândul și coloana. De exemplu, o celulă în a cincea rând a coloanei D este numită D5 (coloana D, rândul 5).
  • Înțelegeți diferența dintre o foaie de lucru și un registru de lucru în Excel. O foaie de lucru este o singură foaie de calcul. Un registru de lucru este un fișier Excel care conține una sau mai multe foi de calcul. Fiecare foaie de lucru dintr-un registru de lucru Excel se află într-o filă separată. În mod implicit, noile registre de lucru Excel au trei file. Puteți adăuga mai mult dacă este necesar.
  • Pentru a face un registru de verificare de bază, utilizați numai o singură filă.
  • Pentru a crea o funcție pentru clasificarea cheltuielilor într-un registru de verificare, veți utiliza două file.
  • Imagine intitulată Creați un registru simplu de cecuri cu Microsoft Excel Pasul 2
    2. Deschideți o foaie de calcul Excel gol. Cum deschideți foaia de calcul diferă în funcție de tipul de computer și de sistemul de operare pe care îl utilizați.
  • Pe un PC cu un sistem de operare mai vechi decât Windows 7, începeți făcând clic pe meniul Start din colțul din stânga jos al desktopului. Din meniul pop-up, faceți clic pe Programe. Din meniul pop-up următor, faceți clic pe Microsoft Office. Apoi faceți clic pe Microsoft Office Excel. În acest moment, veți avea o foaie de calcul Blank Excel pe desktop-ul dvs.
  • Pe un PC cu Windows 7 sau mai nou, faceți clic pe pictograma Windows din colțul din stânga jos al ecranului. Apoi faceți clic pe Placi de Microsoft Excel pentru a deschide Excel.Veți vedea o pagină cu fișierele recente listate pe opțiunile din stânga și șablon pentru documente noi din dreapta. Faceți clic pe opțiunea Primul șablon, Blank WorkBook, pentru a deschide o nouă foaie de calcul Excel.
  • Pentru a deschide Excel pe un Mac, faceți clic pe Excel în doc. Faceți clic pe "Fișier" din bara de meniu. Faceți clic pe "Deschideți" și apoi faceți clic pe "Nou."Acest lucru vă va aduce într-o foaie de calcul nouă.
  • Imagine intitulată Creați un registru simplu de cecuri cu Microsoft Excel Pasul 3
    3. Creați etichete de coloană. Utilizați etichete pe care le găsiți într-un registru obișnuit de verificare a cărților. Creați coloane pentru data, verificați numărul, beneficiarul și o descriere sau memo. După aceasta, creați coloane pentru debite (care sunt plăți sau retrageri), credite (care sunt depozite) și echilibrul.
  • Introduceți cuvântul "data" în celula B1 (coloana B, rândul 1). Aici veți intra data din tranzacție.
  • Deplasați o celulă la dreapta la celula C1 (coloana C, rândul 1). Introduceți "elementul #". Aici veți introduce numărul de verificare sau tipul de tranzacție, cum ar fi "ATM" sau "Depozit."
  • Mutați o celulă la dreapta la celula D1 (coloana D, rândul 1). Tipul "Payee."Aceasta este persoana căreia i sa plătit un cec sau la care au fost plătite bani.
  • Mutați o celulă la dreapta la celula E1 (coloana E, rândul 1). Tipul "Descriere."Înregistrați toate detaliile pe care doriți să le amintiți despre tranzacție.
  • Deplasați o celulă la dreapta la celula F1 (coloana F, rândul 1). TIP "DEBIT."Aici înregistrați bani care vă lasă contul, cunoscut și ca ieșire.
  • Mutați o celulă la dreapta la celula G1 (coloana G, rândul 1). Tipul "Categoria cheltuielilor."Veți lăsa acest necompletat pentru moment. Opțiunile pentru această coloană vor fi create într-un pas mai târziu.
  • Deplasați o celulă la dreapta la celula H1 (coloana H, rândul 1). Tipul "Credit."Aici înregistrați bani care vin în contul dvs., cunoscut și sub numele de influx.
  • Mutați o celulă la dreapta la celula J1 (coloana J, rândul 1). Tipul "Categoria veniturilor."Ca și în coloana categoriei de cheltuieli, opțiunile pentru această coloană vor fi create într-un pas mai târziu.
  • Mutați o celulă la dreapta la celula K1 (coloana K, rândul 1). Tip "echilibru."Aceasta este suma curentă din contul dvs. după ce au fost înregistrate toate tranzacțiile.
  • Imagine intitulată Creați un registru simplu de cecuri cu Microsoft Excel Pasul 4
    4. Formatați etichetele coloanei. Pentru a face ca etichetele coloanelor să fie ușor de citit, formați-le astfel încât acestea să fie în font îndrăzneț și să dați rândul de etichete de înregistrare o culoare de fundal diferită. Pentru a face acest lucru, mai întâi selectați gama de celule pe care doriți să le formatați. Apoi selectați opțiunile de formatare.
  • Găsiți opțiunile de formatare în fila "Acasă" a panglicii barei de instrumente. Când deschideți un nou registru de lucru, fila "Acasă" este deschisă în mod implicit.
  • Selectați celula B1 (data) și trageți cursorul în toate etichetele, prin celula K1 (sold).
  • În colțul din stânga sus al barei de instrumente, faceți clic pe "B" pentru opțiunea de formatare îndrăzneață.
  • Pentru a schimba culoarea fundalului, faceți clic pe pictograma cupă de vopsea pentru a vedea paleta din care puteți selecta culoarea de fundal.
  • Imagine intitulată Creați un registru de verificare simplă cu Microsoft Excel Pasul 5
    5. Redimensionați unele dintre coloane. Dimensiunea implicită a unora dintre coloane va fi probabil prea mică pentru a ține datele pe care le veți pune în ele. De exemplu, coloanele "Payee" și "descriere" ar putea deține nume lungi sau note lungi. De asemenea, coloana A, care nu are date și este doar un distanțier, ar trebui să fie foarte îngustă.
  • Faceți clic pe antet pentru coloana A pentru a selecta întreaga coloană. În colțul din dreapta sus al barei de instrumente din panglica "Acasă", faceți clic pe butonul "Format". Din meniul derulant, faceți clic pe "Lățimea coloanei."Introduceți numărul 2 și faceți clic pe" OK."Acum coloana A este foarte îngustă.
  • Lărgiți coloana D, "beneficiar."Selectați coloana D făcând clic pe antet. Plasați cursorul peste granița dintre coloane d și e. Cursorul se va schimba de la săgeată la cursorul de redimensionare. Cursorul de redimensionare arată ca o cruce cu săgeți. Când vedeți cursorul de redimensionare, faceți clic stânga și trageți mouse-ul în dreapta pentru a face coloana la fel de largă cum doriți să fie.
  • Repetați aceeași procedură pentru a lărgi coloana E, "Descriere."
  • Imagine intitulată Creați un registru simplu de cecuri cu Microsoft Excel Pasul 6
    6. Centrul etichetelor de înregistrare. Selectați întregul rând pentru a face clic stânga pe numărul 1 de pe marginea din stânga a paginii. În partea stângă sus a barei de instrumente pe panglica "Acasă", faceți clic pe butonul de formatare "Center". Această acțiune centrează toate datele din celulele selectate. Veți observa că etichetele coloanelor sunt acum centrate în celulele lor.
    • Partea 2 din 5:
    Formatarea celulelor
    1. Imagine intitulată Creați un registru simplu de cecuri cu Microsoft Excel Pasul 7
    1. Introduceți unele date de testare. Pentru a vedea schimbările de formatare pe care le efectuați, introduceți patru rânduri de date în celule. Începeți cu soldul de deschidere și apoi introduceți trei tranzacții.
    • În celula B2, adăugați o dată pentru echilibrul de deschidere, de exemplu 9/27/15. În celula D2, care este coloana "Payee", tip "Balanța de deschidere."În celula K2, care este" echilibrul ", tastați suma de bani pe care o aveți în contul dvs. de la data introducerii în celula B2.
    • Adăugați încă trei tranzacții. Încercați să aveți un amestec de debite (cum ar fi verificările scrise sau retrageri ATM) și credite (cum ar fi depozitele).
    • Observați formatarea inconsecventă a numerelor din celule. Coloana de date poate fi formatată pentru a citi "9/27/2015" sau "27 de septembrie."Coloanele în care ați introdus sumele dolarului pot avea un număr greșit de puncte zecimale. Formatarea va curăța toate acestea.
  • Imagine intitulată Creați un registru simplu de verificare cu Microsoft Excel Pasul 8
    2. Formatați datele. Face ca această coloană să afișeze datele într-un mod coerent. Excel oferă diferite opțiuni pentru formatarea datei. Selectați cel pe care îl preferați.
  • Faceți clic pe antetul pentru coloana B, "Data."Aceasta selectează întreaga coloană.
  • Faceți clic dreapta pe coloană și selectați "Formatul celulelor."Se va afișa fereastra" Celulele formatate ".
  • Selectați fila "Număr". Sub "Categoria" Alegeți "data."Selectați formatul dorit pentru dată și faceți clic pe" OK "în colțul din dreapta jos al ferestrei.
  • În timp ce această coloană este încă evidențiată, centrați datele din aceste celule făcând clic pe pictograma "Center" din colțul din stânga sus al barei de instrumente din panglica "Acasă".
  • Imagine intitulată Creați un registru simplu de cecuri cu Microsoft Excel Pasul 9
    3. Formatați coloana "Element #". Datele din această coloană ar trebui să fie centrate. Evidențiați toate coloanele C făcând clic pe antet pentru coloană. Faceți clic pe pictograma "Center". Observați datele de testare introduse în această coloană. Ar trebui să fie centrat în celule.
  • Verificați formatarea pentru coloanele D și E, "Payee" și "Descriere."În mod implicit, Excel formate celule astfel încât datele să fie aliniate la stânga. Acest lucru ar trebui să funcționeze bine pentru aceste coloane. Verificați dublu dimensionarea coloanelor. Acum că aveți unele date în aceste celule, ajustați lățimea coloanei pentru a face coloanele mai largi sau mai înguste, dacă este necesar.
  • Imagine intitulată Creați un registru simplu de cecuri cu Microsoft Excel Pasul 10
    4. Formatați moneda în coloane f, h și k, "debit", "credit" și "echilibru înainte."Moneda ar trebui să aibă 2 puncte zecimale. Puteți alege să arătați semnul dolarului dacă doriți. De asemenea, puteți face debitele dvs. în font roșu dacă doriți.
  • Selectați coloana F. Faceți clic dreapta pe coloană și selectați "Formatul celulelor."Se va afișa fereastra" Celulele formatate ". În fila "Număr", selectați "Contabilitate. "Alegeți" 2 "în opțiunea" Zecimal Locuri ". Selectați semnul dolarului în opțiunea "Simbol".
  • Repetați pentru coloane h și k.
  • Pentru ca debitele să apară roșu, faceți clic pe antetul pentru coloana F pentru a selecta întreaga coloană. Faceți clic dreapta pe coloană și selectați "Formatul celulelor."Când apare fereastra" Format Cells ", selectați fila" Font ". În această filă, faceți clic pe săgeata în jos de lângă opțiunea "Color". Din paletă, faceți clic pe roșu.
    • Partea 3 din 5:
    Crearea formulelor
    1. Imagine intitulată Creați un registru simplu de cecuri cu Microsoft Excel Pasul 11
    1. Creați o formulă pentru a calcula un echilibru de funcționare. Introduceți o formulă în coloana K care face matematica pentru a calcula echilibrul de funcționare. Rețineți că nu aveți nevoie de o formulă în celula K2. Aici ați introdus echilibrul de deschidere.
    • Faceți clic pe celula K3. Faceți clic pe bara de formulare din partea de sus a foii de calcul. Acesta este locul în care veți introduce formula care spune celulelor să efectueze un calcul. Introduceți formula = suma (K2-F3 + H3). Aceasta povestește foaia de calcul pentru a lua echilibrul nostru de deschidere (celula K2) și să scadă un debit dacă există (celula F3) și să adauge un credit dacă există (celula H3).
    • Să presupunem că echilibrul dvs. de deschidere a fost de 200 de dolari, iar prima dvs. intrare a fost o verificare pe care ați scris-o pentru 35 de dolari.00. $ 35.00 Este înregistrat ca debită în celula F3. Formula pe care ați introdus-o în celula H3 ia balanța de deschidere și scade debitul, lăsându-vă un echilibru de 165 USD.00.
  • Imagine intitulată Creați un registru simplu de cecuri cu Microsoft Excel Pasul 12
    2. Copiați formula. Selectați celula K3. Faceți clic dreapta și selectați "Copiere."Selectați celule K4 și K5. Faceți clic dreapta și selectați "Paste."Formula este acum copiată în aceste celule. Ar trebui să vedeți că soldul de funcționare a fost calculat în coloana K pentru toate rândurile de date de testare pe care le-ați introdus.
  • Imagine intitulată Creați un registru de verificare simplă cu Microsoft Excel Pasul 13
    3. Creați o formulă condiționată pentru a curăța coloana balanței de funcționare. Ați putea copia formula de mai sus în celula K6. Dar, deoarece nu ați introdus date în acest rând, soldul de funcționare din celula K5 va apărea și în celula K6. Pentru a curăța acest lucru, creați o formulă condițională care părăsește celulele necompletate dacă nu au fost introduse tranzacții, dar afișează un echilibru dacă au fost introduse.
  • În celula K6, introduceți formula = dacă (ISBLANK (B6),"",Suma (K5-F6 + H6)). Acest lucru spune Excel că, dacă celula B6, în coloana "Data", este goală, atunci celula H6 ar trebui să fie goală. Dar dacă celula B6 nu este goală, atunci echilibrul trebuie calculat.
  • Imagine intitulată Creați un registru simplu de cecuri cu Microsoft Excel Pasul 14
    4. Extindeți formula cu Autofill. Autofill se umple automat în formule în celule adiacente, astfel încât nu va trebui să introduceți din nou formula "Balanță".
  • Găsiți mânerul Autofill în celula activă. Observați pătratul mic, întunecat în colțul din dreapta jos al celulei active. Trecerea peste el și cursorul se va schimba la cursorul de autofill, care arată ca un semn subțire plus.
  • Faceți clic pe celula K6. Hover peste mânerul de autofill și cursorul se va schimba la semnul subțire plus. Faceți clic stânga și țineți mâna de autofill. Trageți cursorul până la celula K100 (coloana K, rândul 100).
  • Formula a fost copiată acum în toate celulele din coloana K prin rândul 100. Numerele de rând și coloane din fiecare celulă au fost ajustate automat, astfel încât formula calculează corect.
    • Partea 4 din 5:
    Adăugarea categoriilor
    1. Imagine intitulată Creați un registru de verificare simplă cu Microsoft Excel Pasul 15
    1. Clasificați tranzacțiile. Creați categorii de tranzacții pentru a urmări modul în care vă cheltuiți banii și tipurile de venituri. Categoriile ar putea fi legate de impozitele pe venit, cum ar fi impozitele pe proprietate sau dăruirea caritabilă. De asemenea, puteți utiliza categoriile pentru a crea o diagrame pentru a vizualiza cu ușurință activitatea financiară în contul dvs.
  • Imagine intitulată Creați un registru simplu de verificare cu Microsoft Excel Pasul 16
    2. Creați o filă "Categorii". Aici veți stoca toate categoriile potențiale de venituri și cheltuieli pentru înregistrarea dvs. Redenumiți una dintre categoriile de fișiere din registrul dvs. "."Faceți dublu clic pe titlul curent al filei pentru a evidenția numele. Numele actual va fi ceva de genul "Sheet2" sau "Sheet3."Când numele foii este evidențiat, puteți introduce noul nume al filei. Tipul "Categorii." .
  • În celula B4, tastați Categorii de cuvânt "."Formatați celula pentru a avea fonturi îndrăznețe și a schimba alinierea la centru.
  • Imagine intitulată Creați un registru de verificare simplă cu Microsoft Excel Pasul 17
    3. Creați categorii de venituri. În celula B5, tastați "*** Venituri ***". Gândiți-vă la toate categoriile de venituri pe care le aveți sau le puteți utiliza în viitor. În celula B6 și continuând în jos, introduceți toate categoriile de venituri.
  • Cea mai frecventă categorie de venit ar fi "salarii."S-ar putea să aveți nevoie de mai multe categorii salariale dacă aveți mai mult de un loc de muncă.
  • Alte categorii de venituri pe care le-ați putea dori să le includeți depind de circumstanțele dvs. financiare. Dacă dețineți stocul, creați o categorie pentru "Dividende."Dacă primiți suport pentru copii, creați o categorie pentru asta. Alte categorii de adăugare includ "Venitul din dobânzi", "Cadouri" și "Diverse."
  • Imagine intitulată Creați un registru simplu de verificare cu Microsoft Excel Pasul 18
    4. Creați categorii de cheltuieli. Lăsați o celulă necompletată în categoria Ultima venituri. Mutați o celulă în jos și tastați "*** cheltuieli ***". Introduceți toate categoriile de cheltuieli din această secțiune.
  • Să fie la fel de largi sau la fel de înguste pe cât doriți cu categoriile dvs. de cheltuieli. Categoriile de cheltuieli ar putea include "ipotecă", "chirie", "asigurare", "plata mașinii", "gaz", "electricitate", "telefon" și "divertisment."
  • Imagine intitulată Creați un registru simplu de cecuri cu Microsoft Excel Pasul 19
    5. Denumiți gama de celule care conțin categoriile. Selectați celula B5. Evidențiați de la celula B5 până la toate categoriile dvs. de venituri și cheltuieli. Găsiți caseta Nume de celulă din colțul din stânga sus al ferestrei. Este în partea stângă a cutiei de formule. Va spune "B5", care este numele primei celule din intervalul evidențiat. Faceți clic pe caseta Nume de celule și tip "Categorii."Acest lucru numează gama de celule, astfel încât să o puteți utiliza în registrul dvs. de verificare.
  • Imagine intitulată Creați un registru de verificare simplă cu Microsoft Excel Pasul 20
    6. Utilizați categoriile de cheltuieli și venituri din registrul de verificare. Reveniți la fila în care ați creat registrul de verificare. Veți adăuga acum meniuri derulante la "categoria de cheltuieli" și "categoria de venit" pe care ați creat-o.
  • În fila Verificați înregistrarea, selectați Cell G2. Aceasta este prima celulă din coloana "Categorie de cheltuieli".
  • În bara de instrumente, selectați panglica "Date". Faceți clic pe butonul "Validarea datelor". Selectați "Validarea datelor" din meniul derulant. Aceasta va deschide fereastra "Validarea datelor".
  • În fila "Setări" a ferestrei "Validarea datelor", căutați caseta derulantă "Permite". Faceți clic pe săgeata în jos și selectați "Listă."Sub" Sursa "Enter" = Categorii."Faceți clic pe OK.
  • Veți vedea acum o săgeată mică lângă celula G2. Faceți clic pe săgeată pentru a vedea lista categoriilor. Faceți clic pe categoria corespunzătoare pentru tranzacția în acel rând.
  • Utilizând Autofill, copiați formula de la celula G2 până la celula G100.
  • Mergeți la celula J2 pentru a repeta procesul în coloana "categoria de venit".
    • Partea 5 din 5:
    Protejarea registrului de verificare
    1. Imagine intitulată Creați un registru simplu de cecuri cu Microsoft Excel Pasul 21
    1. Blocați celulele cu formule și protejați foaia de lucru. Protecția foii de lucru înseamnă că datele din celulele blocate nu pot fi suprascrise. În acest fel, nu trebuie să vă faceți griji cu privire la echilibrul înainte, fiind calculat incorect, deoarece formula a fost schimbată accidental. De asemenea, puteți crea o parolă pentru a vă proteja în continuare înregistrarea dvs. de la alți utilizatori. Doar asigurați-vă că este ceva ușor de reținut, sau îl scrieți într-un loc sigur - Dacă uitați parola, nu veți putea accesa foaia de lucru.
  • Imagine intitulată Creați un registru simplu de cecuri cu Microsoft Excel Pasul 22
    2. Deblocați celulele. Implicit, odată ce o foaie de lucru este protejată, toate celulele devin blocate. Așadar, pentru a începe, trebuie să deblocați celulele în care datele vor fi introduse chiar și după ce foaia de lucru este protejată.
  • Selectați celulele B2 prin J100. Acestea sunt toate celulele din toate coloanele registrului de verificare, cu excepția ultimului coloană, K, care este coloana "Balanță". Va trebui să puteți introduce date în aceste celule chiar și după ce foaia de lucru este protejată.
  • Faceți clic dreapta în interiorul gamei selectate de celule. Selectați "Formatul celulelor."
  • În fereastra "Format Cells", selectați fila "Protecție". Debifați caseta care spune "blocat" și faceți clic pe OK.
  • Imagine intitulată Creați un registru simplu de cecuri cu Microsoft Excel Pasul 23
    3. Activați "protecția" pentru foaia de lucru. Odată ce "protecția" este activată, aceasta înseamnă că toate celulele care au rămas blocate, inclusiv celulele din coloana K, "echilibru" nu pot fi suprascrise.
  • Mergeți la panglica "Revizuire" din bara de instrumente. Faceți clic pe "Protejați foaia."Fereastra" Protect foaie "va apărea.
  • Dacă doriți să vă protejați parola, adăugați-l aici.Dacă nu, lăsați acest câmp necompletat.
  • Faceți clic pe OK. Registrul dvs. de verificare nu este protejat.
  • Imagine intitulată Creați un registru simplu de verificare cu Microsoft Excel Pasul 24
    4. Deprotați foaia de lucru pentru a schimba celulele blocate. Dacă decideți să schimbați formulele în celulele blocate, puteți inversa acest proces. Mergeți la panglica "Revizuire" din bara de instrumente. Faceți clic pe "Deprotect Foaia."Fereastra" Unprotect Foaia "va apărea. Faceți clic pe OK.

    • Video

    Prin utilizarea acestui serviciu, unele informații pot fi împărtășite cu YouTube.
    Partajați pe rețeaua socială:
    Similar